インターネットFAXを会社で利用したい！どんなサービスがある？

ビジネスや個人間でのやり取りはメールが主流となっていますが、FAXもまだまだ需要があります。

しかし「FAX機を新しく導入するのはコストがかかる」「頻繁に使うわけではないので新しく購入するのはもったいない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そんな場合におすすめなのが「インターネットFAX」です。

本記事ではインターネットFAXとはどんなサービスなのか、どんな機能があるのかなどをご紹介します。

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インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、その名の通りインターネット回線を利用するFAXのことです。

従来のFAXは電話回線を利用して送受信を行いますが、インターネットFAXはインターネット回線を使って送受信を行います。

パソコンやスマホからでもFAXの送信が可能なので、専用の電話回線やFAX機を用意する必要がありません。紙やトナーも不要なので、コスト削減にもなります。

企業でインターネットFAXを利用するメリット

インターネットFAXには、通常のFAXにはない多くのメリットがあります。

どこでも送受信可能

インターネットFAXはインターネットにつながる端末があればどこからでも送受信可能です。サービスによってはスマホからも利用可能なので、外出中や出張先でもFAXを確認、送受信できます。

従来のFAXならFAXの内容を確認するにはいったんオフィスに帰らなくてはいけませんでした。また相手からFAXが届くまで外出できないことなどもありました。

しかし、インターネットFAXならそのどちらの悩みも解決してくれます。

コスト削減につながる

インターネットFAXはパソコンやスマホなどの端末があれば利用できるので、専用のFAX機・紙・トナーが不要です。さらにFAX用の電話回線利用料も支払わなくていいので、コストを大幅に下げられます。またFAX用にスペースをあける必要もありません。

さらにパソコンやスマホから送信できるので「FAXするためにパソコンから紙に印刷する」といった手間が発生せず、紙を節約できます。

デジタルでデータ管理ができる

通常のFAXの場合、データを管理するのにはファイリングする必要がありました。紙の資料は大量になるとスペースを取りますし、探すのにも時間がかかります。

インターネットFAXなら送受信した内容をデジタルデータで管理できます。過去のデータを探す時でもデータなら簡単に検索ができ、時間の節約にもなります。

インターネットFAXは手軽に利用開始できる

FAXを使い始める場合、これまでは専用回線の契約を始め、開設工事に送受信機の購入、設置場所の確保など、手間もコストもかかるものでした。

その点インターネットFAXは導入が非常に簡単で、手軽に使い始めることができます。

インターネットFAX利用に必要なものとは？

先ほど少しふれましたが、従来では電話回線があっても新たに専用の回線を用意しなければなりませんでした。

しかしインターネットFAXはインターネット回線を使用するため、すでにインターネットが使用できる環境であれば、新たに回線を用意しなくてもいいのです。

さらにパソコンやスマホといった手持ちの端末から送受信の操作ができるため、FAX機の購入にかかるコストもなくサービスを利用し始めることができます。

つまり、ネットが使えるパソコンやスマホさえあれば、いつでもインターネットFAXを導入することができるのです。

webから簡単申し込み

インターネットFAXは、webサイトから簡単に申し込みできます。利用したいと思ったその場で申し込みの手続きが可能です。

サービスによってはスマホのアプリからインターネットFAXを申し込むこともできます。

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多くのインターネットFAXサービスが提供されている

インターネットFAXサービスを提供している会社は複数あります。その中から自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。ここではインターネットFAXサービスごとの違いや選び方などをご紹介します。

無料サービスと有料サービスの違い

インターネットFAXサービスには無料サービスと有料サービスがあります。

無料サービスは無料で使えるのが何よりのメリットですが、有料サービスに比べて機能が制限されます。たとえば初期費用や月額費用などは無料ですが、月に1～5ページまでしか送れないというものや、送信のみで受信はできないサービスなどです。個人で年に数回だけやり取りしたい場合などには充分使えますが、ビジネスで利用するには心もとないでしょう。

有料サービスは初期費用や月額費用などがかかりますが、機能が充実しています。また「月に〇〇枚まで送信無料」や「送受信共に〇〇枚まで無料」など、利用形態に合わせて選べるプランが充実しています。月に多くのFAXのやり取りがあるなら、有料サービスの方がストレスなく使えるのでおすすめです。

選ぶ際のポイント

様々なサービスが提供されているインターネットFAXですが、選ぶ際のポイントがいくつかあります。

次の「おすすめインターネットFAXサービス」では、この章でご紹介する選び方をふまえながら各社のおすすめポイントをご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

必要な機能

インターネットFAXのサービスには様々な機能や特徴があり、どのような使い方をしたいかによって選ぶサービスが変わってきます。

毎月決まった枚数までは無料で送信できたり、受信だけに特化したサービスや、送信だけに特化したサービス、毎月の利用枚数によってプランが用意されているケースもあります。

海外とのやりとりもある会社の場合は、海外からの送受信にも対応しているかなどもチェックしておくといいでしょう。

毎月どのくらい送受信を行うのかだけではなく、普段どのような使い方をしているか、どのように使いたいかをよく検討しておくと、自分の会社に適した使い方や、必要な機能はどんなものなのかが見えてくるのではないでしょうか。

初期費用や月額料金

インターネットFAXでは、送信料や受信料だけでなく初期費用や月額料金などもしっかりと確認しておきましょう。

初期費用が高い場合でも仕事に便利な機能が色々使えたり、シンプルな機能しかないけれど月額料金が非常に安いなど、使いたい機能の充実度によっても初期費用や月額料金は変わってきます。

「そうは言ってもなるべく導入コストや運転コストは下げたい」と考える方も多いでしょう。そのような場合、支払い方法を年払いにする事で初期費用が無料になったり、月額料金が安くなるなどのサービスもありますので、あわせて検討してみてはいかがでしょうか。

自社の送受信枚数と送受信料金

インターネットFAXでは、FAXの受信に料金がかかるものとかからないものがあります。受信が無料なのは嬉しいポイントですが、それ以外にも押さえておくべき点があります。

インターネットFAXでは送信料は一律であることが多く、従来のように送信先によって送信料が変わるということがない分、送信枚数によっては送信料金が割高に感じられるかもしれません。

しかし先ほど触れたように、毎月決まった枚数を無料で送信できるといった料金プランを提供しているところも多く、自社の送信枚数に合ったインターネットFAXを選ぶことで、従来よりも安く送信できる場合もあるのです。

そのためインターネットFAXを選ぶ際は、自分の会社では毎月何枚送信し、受信はどれくらいなのかをよく把握して選ぶことが重要となります。

同じサービス内でも、毎月の送受信の利用枚数によってそれぞれプランが用意されているケースもあり、使いたい機能と自社の送受信の枚数に合わせて比較検討するといいでしょう。

使えるFAX番号

会社でインターネットFAXを利用したい場合、これまで使っていた番号がそのまま使えないか気になりますよね。

インターネットFAXはネット回線を使用するため、多くが050などのIP電話と同じ市外局番で始まる番号が提供されています。

しかし、東京や大阪、名古屋といった主要都市の市外局番を選べるインターネットFAXもあり、会社の代表番号と市外局番を揃えておきたいという場合には、市外局番を選ぶことができるインターネットFAXを選ぶといいでしょう。

その際は、使いたい地域の市外局番が提供されているか確認しておくのがおすすめです。

また、番号移転サービスが提供されているインターネットFAXもありますので、これまでと同じ番号を使い続けたい場合は、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

使えるデバイス

インターネットFAXはネットが使える端末があれば利用できるとお伝えしましたが、サービスによって対応しているデバイスが違います。

オフィスだけで送信や受信確認をする場合や、外出先でもパソコンを持ち歩いている場合は、パソコンで使えるサービスであれば十分です。

しかし、スマホをメインで使いたい、いつでもどこでもすぐに対応したいというような場合では、スマホにも対応しているサービスのほうが使い勝手がいいですね。

スマホで使用したい場合は、スマホ用のアプリが提供されているとよりインターネットFAXが使いやすくなります。

このように、どのデバイスに対応しているか、サービスの操作方法はどのようなものかもあわせて確認しておきましょう。

お試し期間の有無

初めてインターネットFAXを利用する場合、実際の使用感がどんなものかわかると安心ですね。

実際に使ってみると、事前に想定していなかったようなこともわかってきますが、そのたびにサービスを解約して別のサービスに登録するのは手間がかかりますし、現実的ではありません。

使いづらさを抱えたままで、せっかくのインターネットFAXの利便性を活かすことができないのではもったいないですね。

インターネットFAXを選ぶ際は、トライアルサービスやお試しキャンペーンを行なっているか確認してみましょう。

そのようなサービスがあればぜひ活用して、インターネットFAXの使用感を確かめてみるのがおすすめです。

サポート体制

わからないことや困ったことが起きた時でもすぐにサポートしてもらえると、初めてインターネットFAXを利用する場合にも安心ですね。

特に、従来のFAXからインターネットFAXに切り替えようという場合、操作でわからないことはもちろん、最初の設定でつまづいてしまうこともあるかもしれません。

そのような場合でもサポートサービスが提供されていれば、すぐに問い合わせることができるので、トラブルの対処に長い時間を取られてしまうこともなくなるでしょう。

インターネットFAXを利用するのに不安があるという方は、サポート体制の充実したサービスを選んでみてはいかがでしょうか。

おすすめインターネットFAXサービス

国内で使えるインターネットFAXサービスは多くの会社が提供しています。ここではその中でもおすすめのインターネットFAXサービスについてご紹介します。

『03FAX』番号そのまま利用可・送り放題プランがお得

03 FAXは、株式会社グラントンが提供するインターネットFAXサービスです。

03 FAXの大きな特徴は、条件を満たす番号ならそのまま利用可能という点と、月500枚まで送り放題のサービスがあることです。

・番号そのままで移転可能

03 FAXは移転可能な電話番号であれば、現在利用中のFAX番号をそのまま利用できます。番号がそのままなので、相手先に新しい番号を伝える手間が省けます。

移転可能な電話番号は、NTT東西で加入電話またはISDNで発番されたものです。また設置先が固定電話番号サービス提供エリアと一致していなくてはいけません。

・月500枚まで無料で送信可能

03 FAXには、月に500枚まで無料で送信可能な「使い放題500」というプランがあります。月額利用料金にプラス1,000円で、通常20円/30秒かかる送信料金が500枚まで無料になります。月々に大量のFAXを送受信することが多い企業におすすめです。受信料金は何枚受信しても無料です。

・スマホとパソコンどちらでも使える

03 FAXはもともとスマホアプリのみの提供でしたが、2020年1月からパソコンのブラウザでも利用できるようになりました。インターネット環境さえあれば、スマホでもパソコンでもどこからでもFAX送受信が可能です。

03FAXの料金プラン（すべて税抜）

03FAXは何枚でも受信料金が無料なのが大きな特徴です。またオプションの「使い放題500」に加入すれば、月500枚まで送信料金が無料になります。月々多くの送受信を行う方におすすめです。

また最大30日間の無料トライアルキャンペーンも行われています。

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『eFax』全国主要都市の番号が利用可能

eFaxはj2 Global Japan 有限会社が提供するインターネットFAXサービスです。全国すべての都道府県の市外局番をカバーしているのが特徴です。

・全国57の番号から選べる

eFaxの特徴は全国すべての都道府県の市外局番をカバーしている点です。東京03や大阪06などの主要都市はもちろん、北海道から沖縄まで全国57の市外局番の番号を取得できます。

また世界の都市の番号も選べます。

・最大5つのメールアドレスで同時受信可能

1つのFAX番号につきアドレスを5つまで設定できるので、社内で共有したい際にも便利です。

eFaxの料金プラン

eFaxは受信・送信共に月150枚まで無料なのが特徴です。この枚数に収まるかどうか、導入前に月々どのくらいFAX送受信を行っているのか確認しておきましょう。

『jFax』少量の送受信が手頃な価格で

jFaxはeFax と同じくj2 Global Japan 有限会社が提供するインターネットFAXサービスです。こちらはシンプルな機能と価格プランが用意されており「月々の送受信枚数が少なめだからとにかくお得に利用したいという方におすすめです。

・シンプルな料金プラン

jFaxはオプションなどがないシンプル料金プランが特徴です。月990円で利用できます。

受信が100枚まで、送信が50枚まで無料です。無料枚数の制限が少なめなので、月の送受信枚数があまり多くない人におすすめです。

jFaxの料金プラン

jFaxはとにかく分かりやすいシンプルなプランが特徴です。受信・送信枚数共に少なめなのが、こちらも月々の送受信枚数を確認しておきましょう。

また、支払い方法がクレジットカードしかないので注意が必要です。

まだまだある！インターネットFAXサービス

上記の3つのサービス以外にも、インターネットFAXサービスを提供している会社はたくさんあります。ここでは特徴ある3つのサービスをご紹介します。

『メッセージプラス』メールで簡単送信

メッセージプラスは株式会社アクセルコミュニケーションズが提供するサービスです。

他のサービスと比べて機能が充実しているのが特徴です。メールを送るだけで簡単にFAXを送信できます。

・簡単に送信できる

メッセージプラスはWordやExcelなどのファイルをパソコンから簡単にFAXとして送信できます。使い方は、Web管理画面から送信先のFAX番号を入力し、送信したいファイルを選択するだけです。

また「MailFAX送信」という機能を使えば、使用中のメールソフトでFAX送信が可能です。宛先にFAX番号を指定し、ファイルを添付するだけ送信ができます。また一度の多くの宛先に送れます。

メッセージプラスの料金プラン（すべて税抜）

年払いにした場合、送信用サービスポイントが3,000ポイント（送信200枚分）つくのが特徴です。そのため継続的にサービスの利用を考えている方は年払いがお得です。

またFAXの送信はメッセージプラス同士なら無料になります。

『秒速FAX Plus』『秒速FAX 送信』

株式会社Karigoは2つのサービスを提供しています。それがFAX受信のみが可能な『秒速FAX Plus』と送信のみが可能な『秒速FAX 送信』です。受信・送信がそれぞれ別のサービスに分かれており、利用形態によって選べます。

・『秒速FAX Plus』

秒速FAX Plusは専用のFAX番号で受信できるサービスです。受信したFAXは自動でPDFデータに変換されるので、そのまま閲覧することができます。

好きなFAX番号を選べるのも特徴です。

秒速FAX Plusの料金プラン（すべて税抜）

秒速FAX Plusは3つのプランが用意されています。月額料金が上がるごとに受信単価が安くなり、登録可能なメールアドレス数も増えます。毎月の受信枚数によって最適なプランを選べるのが特徴です。

・『秒速FAX 送信』

秒速FAX 送信は初期費用・月額利用料が無料の送信サービスです。Web管理画面からだけでなく、メールでもFAX送信が可能です。PDF添付やテキスト入力なども可能です。

秒速FAX 送信の料金プラン

秒速FAX 送信は基本的に使った分だけ支払うプランです。月の送信枚数が多くなるほど、1枚あたりの送信単価が安くなります。

『D-FAX』月額無料の受信専用サービス

D-FAXは月額費用・受信費用が無料の受信サービスです。パソコンのメールソフトを利用してFAX の受信を行います。専用の機器が必要ないので、FAXを受け取るためだけに新たに購入しなくてすみます。

D-FAXの料金プラン

D-FAXは新規登録手数料5,000円（税抜）/回線を支払うだけで利用できます。月々の利用料などはかかりません。登録するとD-FAXから着信通知専用端末が配布されます。

ただしプロバイダなどのインターネット接続料金やFAX閲覧ソフトの料金は別途かかります。

「とにかくFAXの受信だけできればいい」「無料で利用したい」という方におすすめです。

まとめ

インターネットFAXはさまざまな会社がサービスを提供しており、それぞれ機能や料金などが異なります。月額料金が高くても、月々〇〇枚まで無料などのプランが用意されていることも多いので、トータルコストで考えるようにしましょう。また自社に合った機能があるかどうかも重要です。

多くのインターネットFAXサービスには無料トライアル期間が用意されています。まずは無料トライアルを利用して検討してみてはいかがでしょうか。