仕事でFAXを使う方の中には、「パソコンで作ったデータを印刷して、機器に取り込んでボタンを押して送信…」という一連のアナログな作業に対して、もっと効率化できないかと感じていらっしゃる方も多いと思います。
例えば、パソコンで作ったデータを、そのままパソコンでFAX送信できたらいいのに、などと考えたこともあるのではないでしょうか。
実は現在では、パソコンを使ってFAXを利用することができる様々な方法が存在します。
便利なだけでなくFAXのための機器も不要なので、これからビジネスを始めようという方にとってはコストカットにもつながります。
まだ導入をされていない方は、パソコンでFAXを使う方法について本記事でご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。
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FAXをパソコンで利用する方法とは？
外出先へも常にパソコンや携帯電話を持ち歩いている方なら、外出先でもクライアントと電話やメールでやりとりすることができますね。
パソコンと携帯電話があれば、オフィス機能がそろっているといっても過言はありません。
但し、その移動型オフィスに足りない機能が1つありました。
それはFAX機能です。
いくらeメールが普及したといっても、FAXでやりとりする企業文化は未だ存在しています。
FAXは古くから使われている方法ですが、手元にある紙に直接書き込んで機器に通せば相手先に送信することができるため、手書きの文書を封筒に入れて郵送するより、はるかに楽でスピーディーな伝達方法です。
あらかじめ発信元専用の注文用紙などを用意していた場合にはさらに簡単です。
商品を選んで希望数を記入し、機器にセットしたら送信先登録済みのボタンを1回押すだけで相手に情報を伝達できるのです。
FAX文化が廃れないのは、このような手軽さとスピードが理由かもしれません。
こうした利便性はそのままに、パソコンを使ってFAXを送受信する様々な方法が登場しました。
中には、パソコンとインターネット回線さえあればFAXが利用できる、という利便性の高いものもあります。
それでは、パソコンを利用して送受信をする方法を3つご紹介します。
インターネットFAXをパソコンで使う
インターネットFAXは、文字通りインターネットでFAXを利用する方法です。
パソコンをインターネットにつなぎ、インターネットFAXサービスのウェブサイトなどにアクセスしてウェブサイト上から利用するか、eメールを利用することでFAXが使用できます。
この方法は、インターネット回線があれば利用できますので、スマートフォンやノートパソコンなどがあれば、外出先でも送受信を行うことが可能です。
パソコンにFAXモデムを接続して利用
次にご紹介するのは、パソコンにFAXモデムを接続して利用する方法です。
FAXを使用できる一般加入電話回線や光回線を使ったIP電話などが必要です。この回線と、パソコンにつないだFAXモデムを直接接続して利用します。
FAXモデムはパソコンに内蔵されている場合もありますが、そうでない場合は外付けのFAXモデムを別途用意する必要があります。
Windowsパソコンであれば、FAXモデムと電話機に接続されているケーブルをつなぎWindows10に標準装備されている「Windows FAXとスキャン」を使用して、画面上の操作で送受信ができるようになります。
この方法ではパソコンがFAX機の役割を果たすため、別途機器を購入する必要がないのがうれしいですね。
しかし、受信するためにはパソコンを常時接続しておくことが必要という点に注意しましょう。
複合機に備わっている「PC-FAX」機能を利用する
複合機の中には「PC-FAX」機能を備えているものがあります。この機能を使うことで、パソコンでプリンターを設定する時と同じような操作で複合機を指定し、FAXを利用することができます。
複合機によって操作方法が異なりますので、利用の際は取り扱い説明書などをご確認ください。
ちなみに複合機の中には、受信した文書をメールで転送してくれる機能を持った機種もあります。
また、Windowsパソコンしか「PC-FAX」を利用できない複合機もありますので、Macintoshパソコンのユーザーでこれから複合機を購入される方は、対応しているかどうかの確認が必要です。
手軽で費用を抑えられるのは「インターネットFAX」
FAXをパソコンで利用する方法を3つ紹介しました。
Windowsパソコンのユーザーで、既に固定電話回線を引いていたり、「PC-FAX」機能を持つ複合機を使っていたりすれば、簡単にパソコンでFAXを利用できそうです。
しかし、そのような条件に当てはまらず、新たにパソコンを使ってFAXを利用しようとお考えの方には、手軽で費用を抑えられるインターネットFAXがおすすめです。
インターネットFAXのメリット
なぜ、インターネットFAXをおすすめするのか、その理由を大きく機材と費用の2点に分けてお伝えします。
インターネットFAXに必要な機材は？
サービスを利用するのに必要な機材は、インターネットに接続可能なパソコンです。デスクトップパソコンでも、ノートパソコンでも大丈夫です。
また、スマートフォンで利用できるものもあります。
FAX機器など専用の機器が必要ないため、パソコンやスマートフォンを持っている場合はすぐに利用を始めることができます。
インターネットFAXにかかる費用は？
このサービスにかかる費用は、便利でありながら、実はとても割安です。
従来の固定電話回線でFAXを送受信する方法と比較してみましょう。
ダイヤル回線の基本料金はNTT東日本公式ホームページによると、事務用が2,300円、住宅用が1,450円です。
さらに、送信を行えば、通話料金がかかります。送信量が多い場合は、かなりの費用がかかることになります。
一方、インターネットFAXの中には月額料金が1,000円以下で始められるサービスがあります。
送信に関しては1通あたりの相場は10円前後で、一定の送受信枚数以内なら無料というサービスもあります。
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パソコンでインターネットFAXを使うポイント
新たに機器を用意する必要がなく、割安な料金で利用できるのであれば、パソコンでインターネットFAXを利用するメリットは大きいと感じられるでしょう。
ではここからは、より詳しく、具体的にパソコンでサービスを使う時のポイントをお伝えします。
必要に応じてスキャナ・プリンタを用意する
インターネット回線とパソコンさえあれば、基本的にはインターネットFAXを利用することができます。
しかし、文書データを送信するのではなく、紙として手元にある書類を送信したいという場合があります。
この場合、書類をスキャナでデータ化して送信する必要があります。
また、逆にFAXの受信側で、インターネットFAXを利用している場合は、受信した文書をデータで閲覧することもできますが、紙として出力したい場合もあるかもしれません。
そうした場合には、受信した文書を印刷するためのプリンタを用意しておくと便利です。
パソコンの電源を常に入れておく必要はない
インターネットFAXで文書を受信した場合、データはサーバに保管されるため、パソコンの電源を常に入れておく必要はありません。
インターネットにアクセスできる環境で、パソコンからインターネットFAXのサイトを確認するだけです。
固定電話回線を引いていない場合も使える
インターネットFAXは固定電話回線を引いていない場合でも使えるので、起業したての小さな企業やシェアオフィスなどを利用している場合にぴったりです。
インターネット回線を引く必要はありますが、シェアオフィスであれば、元々インターネット回線を引いてあることも多いため、困るケースは少ないかと思います。
また、ノマドワーカーのように特定のオフィスに常駐していない方は、モバイルwifiルータを持ち歩いたり、カフェやファミリーレストラン、コンビニエンスストアなどのwifiを使用したりすることで、インターネットFAXを利用することができます。
パソコンだけでなくスマホでも利用できる
これまで、パソコンを利用する場合についてお伝えしてきましたが、スマートフォンでもインターネットFAXを利用することができます。
スマートフォンを利用する場合は、パソコンと同様にブラウザから利用できるサービスや、専用のアプリケーションを提供しているサービスもあります。
パソコン・スマホで利用できるインターネットFAX
パソコンだけではなくスマートフォンでインターネットFAXが利用できればとても便利ですね。
最後に、パソコンとスマートフォン、どちらでも利用可能なおすすめのインターネットFAXサービスをご紹介します。
03FAX
インターネットFAXサービスの「03FAX」は、パソコンとスマートフォンで利用できます。
当初はスマートフォン専用のサービスとして立ち上がったため、アプリケーションの機能が充実しています。専用アプリケーションをスマートフォンにあらかじめインストールしておけば、外出先からでも送受信をスマートフォン一つで完結させることができます。
送信文書の作成方法は、文書をスマートフォンのカメラで撮影するだけと簡単。
アプリはAndroid端末でもiPhoneでも使うことができ、撮影したFAX原稿画像の台形補正やトリミング機能が備わっていて手元の操作で修正を行い送信することができます。
パソコンで利用する際は、インターネットブラウザを使用します。パソコン内にある文書データを使って送信できますので、手元に紙は必要ありません。
必要な場合はプリンタで印刷しますが、基本的にはデータを使用するので、紙を用いない「ペーパーレス化」を実現できます。
料金は、基本料金が980円で、送信料金は30秒ごとに20円、受信料金は無制限で0円です。
送信料金は、1,000円で月500枚まで送信できる定額オプション「使い放題500」が用意されていますので、自社で毎月送信する枚数を調べてみて、収まるならお手頃価格で利用することができそうですね。
利用料金以外には5,000円の初期費用が必要ですが、年払いをすれば無料になります。
固定電話番号の取得のほか、固定電話番号ポータビリティ（ナンバーポータビリティ）にも対応しています。
まとめ
パソコンでFAXを利用するには、いくつかの方法がありますが、最小限のコストで始められるのがインターネットFAXです。
提供されているサービスはたくさんありますので、使用環境や送受信枚数などを想定し、選んでいきましょう。
このサービスに興味を持たれた方は、一定期間でトライアルプランを設けているサービスを利用するなどして検討してみましょう。
