今、多くの企業で注目されている「インターネットFAX」。従来のFAXとは、どんな違いがあるのでしょうか？
「セキュリティ面には問題ないのか」も気になるポイントです。
セキュリティ対策のほかにも、導入費用はどのくらいかかるのか、月々の利用料はどのくらいなのかも気になりますね。
多くのインタネットFAXが登場するなかで、自社にぴったりのセキュリティ機能があるものを選ぶのは難しいかもしれません。
今回の記事では、紙のFAXとインターネットFAXを「セキュリティ面」で比較してご紹介します。
目次
インターネットFAXとは
インターネットFAXは、従来の紙のFAXとは違いインターネット回線を使用してFAXの送受信を行います。
従来のFAXが、専用のFAX機器と電話回線が必要だったことに比べると、インターネットFAXはとても手軽なものに感じられるでしょう。インターネット環境さえあればFAXの送受信ができるのです。出先でFAXの送信を依頼された場合や、出張先での急なFAXの依頼にも対応できるようになります。
また、インターネットFAXのサービスによっては、複数のデバイスから送受信ができたり、スマホで撮影した写真をFAXとして送信することもできます。
これまで、紙のFAXの場合は送りたいデータを一度紙に出力してFAX機器からスキャンして送信するという手間がありましたが、インターネットFAXでは、データで受け取ったものをそのままFAXにすることもできるのです。
インターネットFAXのセキュリティは大丈夫？
情報漏洩についてのニュースを耳にするたびに、「自社の管理は問題ないだろうか」と不安になることもあるかと思います。
インターネットFAXでは、インターネット回線を使用するため、情報漏洩などのセキュリティに不安を感じる方も多いかもしれません。不正アクセスで、送受信したデータを外部から読み取られてしまうかもしれない、といった心配もあるでしょう。
インターネットを経由したデータの送受信というイメージからそういった不安を感じる方も多いでしょうが、これらはあくまでイメージです。
実際は、従来の紙のFAXと比較しても高いレベルでのセキュリティ対策が施されているのがインターネットFAXです。
逆に従来の紙のFAXでは、色々な人の手に渡る可能性もありますし、郵送にしても紛失のリスクが考えられます。それらと比較しても、情報漏洩や紛失に対するセキュリティは手厚いでしょう。
セキュリティ対策に不安があるのであれば、インターネットFAXがどのような仕組みでセキュリティ対策を行なっているのかを確認してみましょう。
インターネットFAXと紙のFAX、セキュリティ面を比較
先述した通り、インターネット回線を使用するとい聞くと、ついセキュリティ面に不安を覚えるかもしれません。
情報漏洩のリスク、誤送信などの不安はありますが、これは従来の紙のFAXでも変わりません。むしろインターネットFAXの方がリスクは低いといえるでしょう。
さっそく、インターネットFAXと従来の紙のFAXでのセキュリティ面を比較してご紹介します。
紙のFAXのセキュリティ
紙のFAXのセキュリティ面で優れている部分は「物理的に処理できる」という点でしょう。
従来の紙のFAXであれば、送受信した紙をシュレッダーで処理してしまえばデータは後に残りません。
一方、セキュリティ面のリスクもたくさんあります。
FAX機器で受信した印刷物は、届いたときにすぐに確認せずに放置していると、たくさんの人の手に触れる状態になってしまいます。
FAX機器をオフィスで共用にしている場合は、次に使う人がどこかに置いてしまったり、間違って処分してしまったりということも起こりかねません。
他にも、FAX番号を入力して送信する場合は、誤送信のリスクがあります。誤送信をしてしまっても、受信相手から「届いていない」という連絡がない限り、気づくのが難しいでしょう。
これらのことを踏まえると、紙のFAXの情報漏洩リスクは非常に高いでしょう。
インターネットFAXのセキュリティ
まず、誤送信については、多くのインターネットFAXサービスで対策のための工夫がされています。
送信前に、送信先と内容を確認するなどの確認画面が表示されたり、チェックボックスが表示され、ダブルチェックが必要な仕組みになっていたりします。
多くの方がインターネットFAXのセキュリティ面では、不正アクセスによる情報漏洩なども心配されるかもしれません。ですが、情報漏洩に関しても、FAXのデータは全て暗号化して送受信されます。暗号化された情報を外部からのアクセスで読み取りをされる、といったことは考えにくいでしょう。
管理画面やアカウントをIDやパワスードを使用して、アカウントや管理画面を管理することがほとんどなので、従来の紙のFAXと比較しても情報漏洩リスクは低いといえます。
また、インターネットFAXによっては、セキュリティ対策のためにファイル自体にパスワードをかけられるものもあります。
インターネットFAXのセキュリティ対策は、従来の紙のFAXに比べるととても高いレベルで対策されていると考えていいでしょう。
セキュリティが万全な法人向けインターネットFAXは？
では、セキュリティが万全でビジネス利用に向いている法人向けにおすすめなインターネットFAXはどのようなものでしょうか？
3つのサービスのセキュリティ対策、特徴を簡単にご紹介します。
03FAX
「03FAX」は、スマホアプリを使ってFAXの送受信ができるインターネットFAXサービスです。
アプリをダウンロードし、複数のデバイスから利用することができますが、登録しているデバイスのみの利用に限定されます。不正利用や情報漏洩対策として、送受信データは通信暗号化されるのでセキュリティ面も安心できますね。
セキュリティ面の以外の03FAXの特徴をご紹介します。
【送信データの画質が良い】
ドキュメントスキャナー機能が、原稿の文字を綺麗にスキャンしてくれます。
従来のFAXでは文字が潰れてしまっていた箇所もクリアな画質でスキャンすることができるようになっています。
【申し込みから10分でFAX番号取得】
申し込み後、最短10分でFAX番号を取得することができます。
申し込みからすぐ利用できるので、至急インターネットFAXを利用したいという企業にはぴったりでしょう。
【使い放題プランのオプション】
月額利用料の980円に加えて、月額1,000円の「使い放題500」というオプションに申し込むことで、毎月上限500枚までの送信が可能になります。
受信量は何枚受信しても無料なので、500枚までの送信であれば月々1,980円で利用できることになります。
1枚ごとの通信料を気にすることなく利用できるのでビジネス利用におすすめです。
【FAXでのDM対策】
FAXでにのDMが大量に届いてしまい、処理が面倒といったことは紙のFAXでもよくありました。
非通知や番号指定で着信拒否の設定ができるので、不要なDMを受け取ることが無くなります。
【受信データはクラウドに保存】
受信したFAXデータはクラウドに保存しておくことができます。
上限は100件までで、古いものから順に削除されてしまいますが、紙での管理と比較するとデータ管理は場所の確保も不要なため手軽でしょう。
03FAX の特徴は、セキュリティ面以外にも多くの機能が充実していてビジネス利用のためにはバランスの取れたサービスです。
03FAX は、下記のサービスサイトよりお問い合わせください。
【03FAX公式HP】 https://03plus.net/03fax/
メッセージプラス
「メッセージプラス」では、他サービスと同様に送受信時に暗号化するなどのセキュリティ対策が施されています。
メッセージプラスのFAXでは、送受信するデータにパスワードがかけられるようになっているので、重要な文書もFAXでのやりとりが可能です。
さまざまなセキュリティ対策機能があるメッセージプラスですが、なかでも誤送信を防ぐ機能が充実しているのが特徴です。FAXを送信する際に、FAX番号を直接打ち込むこともできますが、アドレス帳から宛先を選択して送信できるようになっていて、FAXのやりとりを行う取引先などをアドレス帳で管理しておけば、番号の打ち間違いによる誤送信を防ぐことができます。
さらに、送信前に確認画面が表示されることで「宛先」と「送信内容」を再度確認することができます。確認画面も見やすい設計なので、急いでいても確認を怠ることなく送信できるでしょう。
以下では、セキュリティ面以外の特徴もご紹介します。
【あると便利な手書き機能】
これまでのインターネットFAXでは、受信したFAXに内容を書き足して返送する場合は、「一度紙に出力して、書き足して返送する」という手間が発生していました。
メッセージプラスでは、手書き機能があるので、受信したFAXデータにそのまま書き込むことができます。一度も紙に出力することなく受信から返送まで完結するので、とても便利です。
【FAXアダプタの利用で、今までのFAX番号を継続利用できる】
専用のFAXアダプタを利用することで、すでに取得して使用していたFAX番号をそのままパソコンで受信することができます。
受信したFAXをデータとしてクラウドに保存することができるので、オフィス外の出先からデータを確認することもできます。
【留守番電話機能でいつでも電話を確認できる】
メッセージプラスに申し込むと、「050」から始まる専用の電話番号が発行されます。
この番号宛に残された留守番電話のメッセージは、メッセージプラスのサーバーに保存されるため、インターネット環境があれば出先のスマホやパソコンからでも内容を確認することができます。
【メッセージプラス加入者同士であれば送受信が無料】
メッセージプラスの月額利用料は月払いの場合、月額950円です。FAXを受信する場合は無料ですが、送信の際に1枚あたり15円かかります。
ですが、送信先がメッセージプラスの加入者であれば、送信も受信も無料になるので月額利用料の950円のみで済むことになります。
さらに年払いの場合は9,500円なので、月額に換算すると792円に安くなり、さらに初回事務手数料の1,000円が無料になります。
送信先や、使い方によってはとてもお得に利用できるインターネットFAXでしょう。
MOVFAX
続いてご紹介するのは、「MOVAX」というインターネットFAXです。
FAXに関連する事業を続けて26年という実績を持つ会社によって開発されたサービスです。FAX事業を続けるなかで蓄積されたノウハウを活かして開発されたサービスなので、安心感がありますね。
では、セキュリティ面ではどのような対策を行っているのでしょうか？
MOVAXにも、他サービスと同様にFAXデータの送受信の際に暗号化して不正アクセスを防ぐ対策が施されています。15,000社の取引実績を持つことからも、多くの企業からの信頼を得ていることが分かるでしょう。
さらに、同社のサーバーでは多くの個人情報や重要データを扱うことから、日本工業規格の「JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」にもとづいた個人情報保護の体制を整えています。基準を満たした情報管理の体制を取っている事業者を認定する「プライバシーマーク」も取得しているので、しっかりとした体制で情報管理が行われていることが明らかです。
では、セキュリティ以外の特徴はどのような点があるのでしょうか。
【FAXの自動振り分け機能で業務効率UP】
MOVAXのプレミアムプランに加入することで利用できる、FAX自動振り分け機能があります。日々、多くの取引先から届くFAXを担当者ごとにフォルダに振り分けてくれる便利な機能です。
事前にアドレス帳に登録しておいた番号に届いたFAXは、担当者に紐づけておいたフォルダの振り分けをしてくれます。
チームでFAXを利用する場合は、担当者を確認する手間が省けるので、業務効率の向上が期待できるでしょう。
【受信したFAXに承認印などのスタンプもつけられる、簡単編集機能】
受信したデータを出力することなく、パソコン上で簡単に編集することができます。
注釈やコメントをつけたり、署名や受領印、図や画像の挿入も簡単に編集できます。原稿の添削や赤入れ、デザイン画への修正指示も簡単に返送できるのでとても便利です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
インターネットFAXのセキュリティについて不安を持っていた方も、インターネットFAXの仕組みや特徴を知ることでリスクや対策について知って頂けたかと思います。
紙のFAXでは、受信したままFAX機に置きっ放しにしている、など厳重に管理されていないことも多く、セキュリティ対策がしっかりしているとはいえません。セキュリティ対策が施されているインターネットFAXへ切り替えることで、情報漏洩のリスクが低くなることが期待できます。
その他にも、ご紹介した通り便利な機能がたくさん使えるのも、インターネットFAXの特徴です。
セキュリティに関する不安が解消されたら、いろいろなインターネットFAXサービスを比較して、導入を検討してみてはいかがでしょうか？
