オフィスで使っている従来のFAX機からインターネットFAXへの移行を検討し、こちらの記事にたどり着いた方も多いのではないでしょうか？
従来のFAX機を使ったFAXのやりとりには、FAX専用の用紙やインク、通信費などのさまざまなコストがかかっています。
月々のコストが気になっているのであれば、インターネットFAXへの移行を検討するべきタイミングかもしれません。
本記事では、インターネットFAXの基本的な機能など「法人向け」におすすめのインターネットFAXをそれぞれ比較しながらご紹介します。
【PR】テレワークにも最適！スマホでFAXが使える『03FAX』
「インターネットFAX」とは
まずはじめに、「インターネットFAX」とはどういったサービスなのか、基本的な機能をご説明します。
インターネットFAXとは、その名の通りインターネット回線を使用してFAXの送受信を行うサービスです。
電話回線を使い、紙から読み取って送信、紙で出力する従来のFAX機とは違い、インターネット回線を使用してデータの送受信を行います。
業務上、FAXを利用することの多い方は、従来のFAXと比べてどんなところが違うのか、インターネットFAXを導入するメリットはあるのか、など色々と気になることも多いかと思います。
それらの点について、詳しくご説明していきましょう。
「インターネットFAX」の仕組み
従来のFAXの場合は、紙に書かれた文字を送信する際には、FAX専用の記号に変換してから電話回線を通じて、受け取る側の受信機へと送る仕組みになっています。
インターネットFAXも同様に、送りたいデータをサーバー内でFAX専用の記号へと変換し送信される仕組みなので、送受信に関しては従来のFAXと大きな違いはありません。
そのため、インターネットFAXと従来のFAX機での送受信も問題なく行うことができます。
従来のFAX機から送信されたFAX専用の記号も、インターネットFAXのサーバーが受信する際に、PCやスマホ上でも扱えるよう画像データやPDFデータに変換してくれます。
もちろんPCやスマホで受信したデータを紙で出力することも可能です。
「インターネットFAX」をおすすめする理由
インターネットFAXをおすすめする理由はたくさんあるのですが、法人での利用におすすめする具体的な理由をご紹介しましょう。
さまざまなコストカットが可能
従来のFAXからインターネットFAXに切り替えをおすすめする大きなメリットは「コストカット」に繋がるという点です。
FAX機能を搭載した専用機を用意する必要がないのでオフィス内の省スペースにもなりますし、受信の際に紙やインクを消費することがありません。
送信の際も、PDFデータやWordデータを印刷せずにそのままFAX送信することができるため、データを一度紙として出力するという手間が要らなくなります。
FAX専用の用紙やインクのコスト削減に繋がるということは、それらの交換やメンテナンスの手間も省けるということです。
インク切れ、用紙切れに対応することなく、コストも手間も省くことに繋がるでしょう。
スマホやPCでどこにいても利用可能
インターネットFAXの場合、インターネットが繋がる状況であればどこでも利用することができます。
外出先からデータの送受信をすることもできますし、PCに限らずスマホから操作をすることも可能です。
急ぎでFAXを送る必要があるとき、出先でFAXが必要になったとき、これまでは、コンビニを探してFAXを送ることもあったかもしれません。
ですが、「インターネットFAX」を導入すれば出先での急な依頼にも対応することができます。
FAXの送受信のために、FAX機のもとに急ぐ必要がなくなるため、外出の多い方などには特におすすめです。
受信データを管理しやすい
従来のFAXの場合、受信した紙の管理に負担がかかることも多いでしょう。
取扱に注意が必要なものはシュレッダーにかけたり、大事なものはファイリングしたり、さらに保管場所の確保も必要です。
ですが、インターネットFAXの場合はデータで受信することができるので、PC上のフォルダやクラウドに整理して保存しておくことができます。
必要なときに、すぐにPC上で確認でき、物理的な保管スペースも必要ありません。
もちろん、外出先で受信したデータをすぐに確認し、フォルダに保存することも可能です。
手軽に導入しやすい
導入がとても手軽であることもインターネットFAXをおすすめする大きな特徴の一つです。
ネットが使えるパソコンやスマートフォンがあればwebサイトからインターネットFAXの申し込みをするだけでOK、導入に手間や時間をかけられない忙しい法人におすすめです。
インターネットFAXの申し込みそのものも数分で完了する場合が多く、中でもおすすめしたいのは、画像をアップロードをすることで本人確認書類の提出が可能な申し込み方法を取っているサービスです。
「インターネットFAXを使いたい」と思ったその場で申し込みが完了するので非常にスピーディです。
このように、専用回線の設置などといった大がかりな工事の必要が一切なく、申し込みもWebから行えるという導入の手軽さは、インターネットFAXの大きなメリットといえるでしょう。
【PR】最大30日間無料！スマホでもPCでもFAXができる『03FAX』
「インターネットFAX」利用の注意点
これまでは、インターネットFAXの便利なポイントをご紹介しましたが、次に、インターネットFAXを利用する際の注意点を確認していきましょう。
今の電話番号を使いたいときは注意が必要
これまで利用していた従来のFAX機や複合機からインターネットFAXに切り替える際に、既存の電話番号が使えるかどうかは気になるポイントです。
番号が変更となると取引先への通知が必要になりますし、通知したとしても取引先がうっかり間違えてしまったり、通知漏れがあった場合はトラブルにもなりかねません。
そういったリスクがあるのも、一つの注意点です。
ただし、後ほどご紹介する「03FAX」など一部サービスでは、条件に合う電話番号であれば、今までに利用していた電話番号をそのまま移行して利用することが可能です。
自社の取引先の数や、FAXの利用頻度を事前によく確認し、電話番号の引き継ぎが必要かどうかもよく検討した上で、インターネットFAXのサービスを選びましょう。
場合によってはスキャナー・プリンターが必要でひと手間増える
パソコンやスマホ上の操作だけで使えるインターネットFAXは、データでの書類を扱う場合にとても便利でおすすめですが、紙で扱う必要がある場合にはちょっとした手間が必要になります。
例えば手書きの図面や、データ化していない古い書類など、紙で保管されているものを送りたい場合は、一度スキャナーでパソコンに取り込まなければいけません。
また受け取ったデータも、紙の状態で持ち出しや保管をしたい場合にはプリンターでの出力が必要になってきますので、量が多いほど大変になってしまいます。
さらに、受け取ったデータに対して一部記入を行って返送する場合は、プリンターとスキャナーの両方が必要となりますので、この場合も注意が必要です。
とはいえ、インターネットFAXを使えば、基本的には取り扱う紙の量を減らすことができ、書類管理にかかる手間も大幅に削減できるでしょう。
送信料金が今よりも割高になる可能性がある
従来の電話回線を使用して書類を送った場合、かかる料金は電話の通信料金と同じですので、市内料金であれば3分/8円です。
それほどデータ量のない書類なら、3枚～5枚程であれば従来の電話回線を使用しても3分以内に十分送ることが可能です。
一方インターネットFAXは相手先に関わらず、通信料金が一律1枚あたり数十円ほどである場合が多いため、送る枚数が多い法人などでは通信料金だけで考えると、インターネットFAXに切り替えることで割高になる可能性もあります。
しかしインターネットFAXが法人向けとしておすすめな点は、「外出中も確認できる」「複数人で管理できる」といったコスト以外のメリットも多くあることです。
コスト面が気になる場合は、月に決まった枚数までは無料で送ることができるインターネットFAXや、送る枚数が多いほど料金が安く設定されているインターネットFAXを選ぶことをおすすめします。
操作方法に慣れる必要がある
これまで、長らく従来のFAX機を使っていて、操作に慣れている社員が多い場合は、インターネットFAXの操作に慣れるまでに少し時間がかかることも考えられます。
デジタルツールに馴染みのない社員が多い場合は導入時のフォローも必要になるでしょう。
できるだけ操作画面がシンプルでわかりやすいものや、サービスサイトで使い方を丁寧に案内しているサービスを選ぶようにしましょう。
検討の際には、各社が提供している「無料トライアル期間」をうまく活用し、使いやすさについてもチェックしておきましょう。
インターネットFAXのおすすめサービスは？
ここまでで、インターネットFAXの便利なポイントや注意点はご理解頂けたかと思います。
では、早速「法人向け」におすすめの「インターネットFAX」サービスをご紹介しましょう。
送り放題プランでお得！『03Fax』
『03Fax』はPCやスマホからのFAX送受信が可能なインターネットFAXサービスです。
以前は、スマートフォンアプリでのみ使用可能でしたが、ついにPCブラウザでのFAXの送受信も可能になりました。
03FAXでは、従来のFAXからの番号移転を行いたい場合、移行可能な電話番号であれば、FAX用の電話番号を変更することなく、『03Fax』に移行後もそのまま使うことができます。
設置先が固定電話サービスと一致していて、NTT東西で加入電話またはISDNで発番された電話番号であることが条件になるため、事前に確認が必要です。
初期費用は5,000円（税抜）と、他社と比較すると少し高めの設定にも感じられますが、初回契約時に月額利用料を年払いにすることで、この初期費用は無料になります。
オプションや定額利用サービスなどが充実しているので、FAXの利用頻度が高い企業におすすめのインターネットFAXでしょう。
宅内機器利用のオプションを契約すれば、従来のFAX機と接続して利用することも可能です。
月1,000円で500枚まで送り放題
料金プランも、利用頻度によって最適なものを選べばお得に利用することができます。
オプションの定額送信プランを契約すれば、月額1,000円（税抜）で毎月500枚までのFAXが送信し放題になります。
また、0円スタートキャンペーンも実施しており、初回の申し込みに限り最大30日間は無料でサービスを利用することができます。
0円スタートキャンペーンでは、受信は無制限で利用可能、送信は1日1回のみとなるため、使い勝手などを確認するためのお試し期間と思っておくことをおすすめします。
03FAX
https://03plus.net/03fax/
毎月の送受信数が少ないなら『eFax』
毎月のFAXの利用頻度が少なく、送受信数も少ない場合は『eFax』がおすすめです。
初期費用（登録手数料）は1,000円（税抜）と、導入コストが抑えられるので「試しに使ってみよう」という方にとっては嬉しい料金設定です。
FAXの送受信にはメールを利用します。eFAXは5つのメールアドレスそれぞれで同時に受信をすることができるので、複数のメールアドレスを使い分ける必要がある方にはおすすめのサービスです。
国内利用者数は5万件以上と、導入実績も多いことから多くの利用者に支持されていることがわかります。
テクニカルサポート体制も整っているので、困ったことがあった際のサポートが充実しているのも多くの利用者に支持されている理由の一つでしょう。
送信・受信ともに150枚まで無料
多くの「インターネットFAX」サービスでは月額利用料に加え、送信に数十円ほどの費用がかかることがほとんどです。
しかし『eFax』の場合は、毎月の送受信が「150枚まで」であれば無料になります。
毎月の送受信が150枚以下であれば、月額利用料の1,500円（税抜）のみでサービスを利用することができるため、費用を抑えて利用したい方にはおすすめのサービスです。
30日間無料のトライアル利用も可能なので、トライアル期間を使って自社のFAX利用頻度を確認するのもおすすめです。
複合機やFAX機をレンタルしてオフィスに置いてはいるものの、利用頻度が低く、紙やインクのコスト、メンテナンス費用が気になっている場合は、『eFax』への移行を検討してみてもよいでしょう。
利用者同士なら送信無料『メッセージプラス』
『メッセージプラス』の特徴は、初期費用は1,000円（税抜）、月額利用料が950円（税抜）、さらに年払いにした場合は月額利用料が792円（税抜）になるなど、継続してサービスを利用する場合に比較的低めな料金設定になっている点です。
また、『メッセージプラス』では、データへの手書き機能を使うこともできます。
多くのインターネットFAXの場合、書類や受信したFAXに手書きで書き足して返送する際に一度、紙に印刷する必要があります。
『メッセージプラス』の手書き機能であれば、データとして受け取ったFAXにそのまま手書きの文字を書き込むことができるので、プリントアウトの必要がないのでおすすめです。
「メッセージプラス」利用者同士は送信無料
「メッセージプラス」は、同サービスの利用者同士であればFAXの送信料が無料になります。
基本的に受信料は無料なので、「メッセージプラス」の利用者同士であれば月額792円（税抜）のみ（年払いの場合の初年度のみ）で利用できるので、お得なサービスです。
利用者同士ではない場合は、送信1枚あたり15円が必要となります。
年払いと月払いの２プランがあり、年払いにした場合は初期費用が無料となり、月額利用料の割引もあるので、「メッセージプラス」を導入する際は、年払いの方がお得になります。
メッセージプラス
http://www.messageplus.jp/
送信料金が安い！『MOVFAX』
『MOVFAX』はスタンダードプランとプレミアムプランの2種類のプラン展開がされているインターネットFAXです。
『MOVFAX』の一番のおすすめポイントは1送信あたり2枚まで8円（税抜）で送ることが可能という、送信料金の安さです。
法人では送付状をつけて送信するケースも多く、本来送りたい書類が1枚であっても、結果として毎回2枚の書類を送ることもあります。
1送信あたり2枚まで8円（税抜）で送ることができる『MOVFAX』であれば実質1枚4円という破格の料金であることがわかります。
「月何枚以上」という枚数条件もないため、必ず一度に2枚送っているけれど、毎月送る合計数は少ないというような法人におすすめしたいインターネットFAXです。
受信も毎月1,000枚まで無料で受信することができるので、毎月の受信数が1,000枚以下で収まる企業にもおすすめですね。
また『MOVFAX』は受信フォルダを作成することができ、受信したデータをドラッグ＆ドロップで振り分けられるといった操作性のよさもおすすめのポイントです。
初期費用（初期設定費用）はどちらのプランも1,000円（税抜）ですが、月額基本料金は「スタンダードプラン」が980円（税抜）、「プレミアムプラン」が3,980円（税抜）と差があります。
プレミアムプランでは月額基本料金が高めですが、その分自動振り分け機能やサブIDが取得できるなどおすすめの機能が充実しています。
MOVFAX
https://movfax.jp
機能を絞って活用できる『秒速FAX送信 / 秒速FAX Plus』
こちらのインターネットFAXは、送受信のサービスが別々に提供されているため、送信または受信のどちらかの機能だけ使いたい場合におすすめです。
『秒速FAX送信』は送信機能だけに特化したサービスで、初期費用・月額基本料金ともに無料、かかる費用は送信料のみです。
送信単価は
5,000枚まで … 10円
5,001～10,000枚 … 9円
10,001～50,000枚 … 8円
50,000枚以上 … 7円
※料金はすべて税込
と、枚数が多くなるほど単価が安くなります。
月に数千枚から数万枚単位のFAX送信を行う企業におすすめしたいインターネットFAXです。
秒速FAX送信
https://fax.toones.jp/send/
一方、『秒速FAX Plus』は受信機能だけに特化したサービスとなっており、初期費用（初期設定費用）は1,100円です。
「SOHOプラン…月額520円、受信単価8円」「ベーシックプラン…月額840円、受信単価3円」「ビジネスプラン…月額1,030円、受信無料」と3つのプランが用意されており、利用状況によって細かくプランを選べる点でもおすすめです。
法人向けにおすすめなビジネスプランであれば受信料は無料なので、初期費用・月額基本料金のみでインターネットFAXの受信機能を利用できます。
もちろん、『秒速FAX Plus』と『秒速FAX送信』をあわせて使うこともできますので、受信も送信も多いといった企業にもおすすめです。
秒速FAX Plus
https://fax.toones.jp/plus/
まとめ
本記事でご紹介したように、月々の送受信の量や使い方によっておすすめのインターネットFAXは違ってきます。
よりコストを抑えながら便利に利用するためには、自社のニーズに合った「インターネットFAX」を選ぶ必要があります。
毎月500枚ほどのFAXの送受信がある場合は、初期費用は少し高めですが定額利用ができる『03Fax』。
150枚ほどの少なめ利用であれば、月額利用料のみの『eFax』。
社員同士での利用や、取引先がすでに導入しているのであれば、利用者同士が送信無料の『メッセージプラス』。
といったように、それぞれのサービスの特徴と自社のニーズを照らし合わせて比較検討することが大切です。
無料トライアル期間を設けているサービスで試してみるのもおすすめです。
ぜひ、従来のFAXからのインターネットFAXへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。
