今回はFAXアプリについてご紹介します。
FAXといえば、電話回線などの通信回線を使って文書を送るための通信手段ですが、近年ではインターネットを活用してFAXを送るインターネットFAXが主流になり始めています。
インターネットFAXには、従来のFAXでは実現できなかったサービスやメリットが多くあります。そのひとつにスマートフォンの専用アプリを使ってFAXを送受信できるというものがあります。
従来のFAXでは、FAXに対応した機器がなければFAXの送受信は行なえませんでしたが、その不便さを解消するのがFAXアプリなのです。
今回は、そんなFAXアプリの使い方と、おすすめサービスについて詳しくご紹介します。
FAXアプリとは？
上記でもお伝えしましたが、近年におけるFAXの利用方法としては、インターネットFAXが主流になり始めています。
FAXアプリとは、インターネットFAXを使うためのアプリのことを指しており、無料のアプリから有料のアプリまで幅広く、多くの企業がサービスを展開しています。
では、どのようにアプリでFAXをやりとりするのでしょうか。FAXアプリの基本的な使い方についてご紹介します。
・スマホのFAXアプリでの送受信方法
FAXアプリを利用すると、非常に簡単な手順でFAXの送受信が行えます。
例えば送信の際は、
①送信したいファイルを選択
②宛先を選択
③送信を実行
と、基本的にはこの3ステップだけで送信が完了します。
①と②ステップについてもう少し詳しく見ていきましょう。
①送信したいファイル（PDFファイルやjpgファイルなど対応した形式のもの）を選択
従来のFAXでは、作成した文書は一度印刷しなければFAXで送ることはできませんでしたが、FAXアプリでは、送信したい文書をデータのまま手軽に送ることができます。
送信できるファイル形式は、Word・Excel・PowerPoint・JPEG・PNGなどアプリによって異なります。
また、スマートフォンのカメラで撮影したデータをFAXとして送信することも可能です。この機能を使えば、例えば手元にある文書を送りたい時、スキャナーがなくてもすぐに送信することが可能です。サービスにもよりますが、撮影したデータは相手先が見やすいように補正してくれます。
②送信先を選択する
送信先の選択はアプリによって異なります。アプリ専用の番号やメールアドレスなどがあるアプリもあれば、E-Mailと連携しているアプリもあります。
アプリの中に電話帳機能があるアプリもありますので、多くの方に送信する場合は非常に助かるのではないでしょうか。
つづいては受信方法についてご紹介します。
FAXアプリでの受信方法も至ってシンプルで、
①FAXを受信
②受信したFAXをアプリなどで確認
という2ステップのみとなります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
①FAXを受信する
受信するだけなので特にすることはありません。
基本的にどのアプリでも通知機能がありますので、受信に気づかないことがないように工夫されています。
例えば、上記でもお伝えしたE-Mailと連携しているアプリの場合は、普段のE-Mailと同じように、FAXを受信すればメールが届き、このメールの添付ファイルとしてFAXの内容がが送られてきます。
他のアプリでもメール機能とさほど変わりはありませんので、受け取ることに困ることはないでしょう。
②受信したFAXをアプリなどで確認
送られてきたFAXを保存もしくは確認します。もちろん、紙として利用したいデータがあれば、プリントアウトすることも可能です。
受信したFAXをデータとして管理できるため、あとから探す際も見つけやすいなど、様々な利点があります。
FAXアプリのメリット
FAXアプリを使うことで業務の効率が上がるのはもちろん、その他にも多くのメリットがあります。
特に、従来のFAXにあったデメリットを解消している部分を中心に、メリットを3つご紹介します。
場所を選ばす送受信が可能
FAXアプリを使えば、インターネットの環境さえあれば、屋内外など場所を問わずどこでもFAXの送受信が行えます。
出先で急にFAXを送らなくてはいけなくなっても大丈夫ですし、移動の合間に送ることもできますので、仕事の効率が上がることも期待できますし、相手先を待たせることがありません
FAX送信のためにオフィスに戻るといったこともなくなるでしょう。
モバイル端末から操作しやすい
モバイル端末からでも気軽に操作しやすい点は、FAXアプリのメリットです。
例えば、WebブラウザでインターネットFAXを操作する場合、画面が見づらくてどこを押せば良いのか分からなかったり、マイページに移動するなど手間がかかったりします。
一方、FAXアプリはスマホなどのモバイル端末に最適化されています。片手で収まる画面デザインで、シンプルな操作性を備えています。UIもモバイル用に洗練されていて、直感的に操作できるため迷うことがありません。例えば、送信ファイルを選ぶ手順、受信データのプレビュー表示がしやすいなど、ストレスなく利用できます。
カメラでスキャンして送信できる
FAXアプリの大きなメリットとして、カメラでスキャンして送信できる点も挙げられます。
従来のFAXの場合、紙の書類を用意してそれをスキャンして取り込んでから送信しなければなりません。FAX機器がなければ送信できませんので、送信するにはオフィスに戻る手間もかかります。
しかし、FAXアプリならば外出先でも書類をその場でカメラ撮影してそのままFAXデータとして送信できます。また、アプリによっては、自動補正機能やPDF変換機能が搭載されています。そのため、手ブレや歪みを補正して、見やすい状態で送信可能です。
受信したFAXをデータで保存できる
FAXアプリを使えば、紙ではなくデータとしてFAXを保存することができます。
データで保存することで、紙での保存に比べると、管理が圧倒的に楽になります。さらに、データを紛失することもありませんし、利用したいFAXを探すときも効率よく目当てのFAXを見つけることができます。
FAXがデータとして保存されるため、例えばメールやコミュニケーションツールなどにFAXの内容を添付したいときも、保存されたデータをそのまま添付するだけで送れるため非常に便利です。
さらに、データで保存されるということは、紛失や破損のリスクが減るということにもなります。紙ですと、例えばコーヒーをこぼしてしまった場合や、盗難、火災にあったときに復元ができません。しかしデータ保存では、書類をクラウドに常に保存しておけば万が一のことがあっても復元することができるため、重要なデータを失うリスクを抑えることができます。
ペーパーレス化・コスト削減につながる
FAXアプリを使ってFAXをペーパレス化することにより、紙代や印刷代、インク代、電気代などのコスト削減につながります。
１つ１つは少ない金額かもしれませんが、企業で使う場合には1日何枚FAXが届くかわかりませんし、従業員の数が多ければ印刷する枚数も増え、それが毎日積み重なることでかなりのコストとなってしまいます。
FAXアプリを利用することで、利便性を損なうことなくコスト削減が可能となります。
柔軟な働き方が可能になる
柔軟な働き方ができるようになることも、FAXアプリ導入のメリットです。
従来のFAXは、送受信に専用機器が必要です。そのため、FAXを送る・受け取るためには出社しなければなりません。その結果、FAX業務のためにオフィスに縛られてしまいます。
FAXアプリであれば、いつでもどこからでもスマホからFAXを送信・受信できます。例えば、出張先で必要な書類をFAXで送信できますし、リモートワーク中もオフィスに戻ることなくFAXデータを確認できます。FAXアプリを導入すれば、オフィスに設置されたFAX機器に縛られることなく、自由な働き方を進められることでしょう。
すぐに導入できる
スマホやタブレットなどのモバイル端末へすぐに導入できる点もFAXアプリのメリットです。
従来のFAXは、専用機器の購入や回線契約、設置工事などが必要です。そのため、導入にはかなりの費用や手間がかかります。特に回線については、契約から実際に使えるまでに数週間かかることもあり、すぐにFAXを使えないのも課題です。
しかし、FAXアプリはスマホなどにアプリをインストールするだけで、すぐに利用を開始できます。ベンダーにもよりますが、申込み即日～1週間程度で利用可能です。もちろん、機器の購入や紙の準備、設置工事といった手間はかかりません。申込みからすぐに利用できる点は、FAXアプリの大きな魅力といえます。
FAXアプリのデメリット
FAXアプリはスマホなどにインストールして外出先でも使えるなど、多くのメリットがあります。しかし、注意すべきデメリットもいくつかあります。FAXアプリの利用を検討する際は、以下のデメリットも把握しておきましょう。
スマホのストレージを圧迫する
スマホのストレージを圧迫してしまう点は、FAXアプリのデメリットです。
従来のFAXは、受信すると紙で印刷されます。印刷された書類は内容を確認して、不要であれば破棄し、必要なものを保管します。大量にFAXを受信する場合、ゴミの管理や保管場所の確保などが必要です。
実はFAXアプリも似たような面があります。FAXアプリでは、受信のみならず送信したFAXデータもスマホのストレージに保存されます。そのため、大量の送受信を行う場合、容量が圧迫される可能性があるのです。その影響で、スマホの動作が重くなることもあります。
対策としては、クラウドストレージと連携できるFAXアプリを選ぶ、定期的に不要なデータを削除する、端末のストレージ容量を確認するといったものがあります。
受信通知がないアプリだと気付きづらい
受信通知されないアプリだと、FAXが届いたことに気付きにくい点もFAXアプリのデメリットといえます。
従来のFAXは、データを受信すれば必ず出力されます。そのため、紙が出力される音や目視によって受信したことを確認できます。
しかし、受信通知がないFAXアプリの場合、新着の受信データがあっても気が付きにくくなります。通知がないためアプリを開いて確認するしかなく、重要なデータを見逃してしまうリスクがあります。
ビジネスシーンでFAXアプリを利用するならば、リアルタイムで受信通知が届くものを導入しましょう。さらに、メール・SMS・チャットなどのツールに通知される機能があると、FAXデータの受信を確実に把握できるので安心です。
FAXアプリをスマホに導入するには？
ここでは、FAXアプリをお手持ちのスマートフォンで利用するための方法をご紹介します。
導入方法には「有料」のものと「無料」のものがありますので、２パターンの導入方法をご紹介します。
方法１：有料のインターネットFAXサービスが提供するアプリを利用する
１つ目の方法は、有料のインターネットFAXサービスの提供するアプリを利用するということです。
FAXアプリのほとんどが無料でダウンロードすることができるのですが、サービスを利用するためにはお金がかかります。
料金はサービスによって異なりますが、平均的に月額料は1,000円前後、それにプラスしてFAXの送信枚数・受信枚数に応じた通信費がかかります。
とはいえ、従来のFAXでは機器のリース台や紙代、インク代などがかかっていたため、それに比べると圧倒的に安くなります。
有料サービスを導入する場合は、まずサービスを提供しているサイトに申し込みをします。この際に、本人確認証類などが必要になってきますので、準備をしておきましょう。
申込み、および本人確認が完了すれば、インターネットFAXサービスが利用可能となります。パソコンのブラウザなどで利用することもできますが、各サービスが提供するアプリをスマートフォンにダウンロードすれば、スマートフォンでFAXを利用することができるようになります。基本的には、アプリを開くとログイン画面が表示されますので、ログインしてFAX機能を使い始めましょう。
方法２：無料のFAXアプリを利用
2つ目の方法は、無料アプリを利用するということです。ただ、ビジネス利用を考えている場合、無料アプリを利用することは基本的にはおすすめしません。
有料サービスに比べますと機能は落ちますし、送信数制限などもありますので、多くの件数を送るのには向いていません。
とはいえ、わずかな枚数だけFAXを利用したいという場合には、料金をかけずに使えることができて便利でしょう。無料アプリの導入方法はアプリをダウンロードすると使えるようになっています。アプリ内の設定はありますが、登録などはありません。
スマホでFAX送受信できるおすすめアプリは？
近年多くのインターネットFAXサービスが登場しており、その多くがスマートフォンアプリにも対応しています。そのため、FAXアプリを利用したいけれど、どのサービスを使えば良いのかわからないという方もいらっしゃるかと思います。
そこで、今回は5つのFAXアプリをピックアップし、基本情報やおすすめのポイントについてまとめました。
03FAX
１つ目は「03FAX」です。まずは基本情報を見てみましょう。
・アプリ名：03plusアプリ
・初期費用：5,000円（初回年払いで初期費用割引）
・月額費用：1,280円
・送信料：20円／30秒
・受信料：無料（何枚でも料金は発生しない）
・無料期間：申し込みから最大30日間（締日である毎月の25日までが無料期間。送信は1日１回まで）
・利用可能なファイル：PDF・JPG・PNG
・利用可能な電話番号：東京03・札幌011・千葉043・京都075・福岡093など
・支払い方法：クレジット・口座振替
03FAXのオススメポイントは「使い放題500」というオプションがあることです。
使い放題500は、基本月額費用にプラス1,000円支払うことで付与できるオプションで、500枚までの送信には一切の送信料金料金が発生しなくなります。500枚を超えた場合は、通常の料金が発生します。
これは1ヶ月のFAX送信枚数が多い方向けのオプションとなっており、企業で利用するときにはぜひとも付けておきたいオプションです。
eFax
２つ目は「eFax」です。
・アプリ名：eFax
・初期費用：1,000円
・月額費用：1,800円（年払い18,000円）
・送信料：毎月150枚まで無料（151枚目～10円／1枚）
・受信料：毎月150枚まで無料（151枚目～10円／1枚）
・無料期間：キャンペーン実施中のみ、お申し込みから30日間無料（31日目から料金発生）
・利用可能なファイル：PDF・Word・Excel・PowerPoint・JPG・GIFなど
・利用可能な電話番号：全国５７都市・世界４６カ国
・支払い方法：クレジット・口座振替・銀行振込
eFaxのオススメポイントはE-Mailと連携していることです。普段のE-Mail送受信と同じ感覚でFAXの送受信ができるため、使用方法に困ることがありません。
複数のEメールアドレスで受信することもできるため、複数人で同時にFAX管理を行う場合にも便利です。
メッセージプラス
最後は「メッセージプラス」です。
・アプリ名：メッセージプラス
・初期費用：1,100円（初回年払いで初期費用無料）
・月額費用：1,045円（年払い871円）
・送信料：16円／1枚、15ポイント／1枚（メッセージプラス同士なら無料）
・受信料：無料（何枚でも料金は発生しない）
・無料期間：初月無料
・利用可能なファイル：Word・Excel・PowerPoint・JPG・PNGなど
・利用可能な電話番号：050
・支払い方法：クレジット・口座振込
メッセージプラスのオススメポイントは料金の安さです。
年払いした際には、初期費用無料、月額費用792円、年間支払い費用9,500円と圧倒的安さになります。
送信料もメッセージプラス同士なら無料となっており、メッセージプラスを利用されている方同士で使えば、送信費用をかけずに利用することができます。
さらに、メッセージプラスには手書きもできる編集機能があり、届いたFAXに対して出先でサインや捺印をしてから送ることができ、完全なペーパレスを実現しています。
モバイルFAX
4つ目は「モバイルFAX」です。
・アプリ名：モバイルFAX
https://mfax.jp/index.html
・初期費用：無料
・月額費用：980円
・ポイント料金：500ポイント：550円、1,100ポイント：1,100円、2,500ポイント：2,200円
・送信料：定期購入・サブスクリプションのある番号のみ、月50枚無料（A4サイズ）
2ページまで50ポイント／1枚、3ページ以降は20ポイント/1枚（1ポイント約1円）
・受信料：無料（何枚でも料金は発生しない）
・無料期間：30日間無料
・利用可能なファイル：PDF、DOC、XLS、JPEG、GIF
・利用可能な電話番号：050
・支払い方法：アプリ内課金
モバイルFAXは、スマホやPCから簡単にFAXの送受信ができるクラウド型のFAXサービスです。特に月額980円のシンプルな料金体系と、無料でFAXを受信できる点が大きな魅力です。
送信料はポイント制で、1ポイントおよそ1円となります。2ページまでは1枚ごとに50ポイントかかります。3ページ目以降は1枚ごとに20ポイント必要です。そのため、送信する場合はやや割高な価格帯といえます。
しかし、受信は無制限で無料となっています。そのため、受信メインで低価格のFAXアプリを探している場合におすすめです。
Snapfax
5つ目は「Snapfax」です。
・アプリ名：Snapfax
https://snapfaxapp.com/jp/index.html
・初期費用：無料
・月額費用：無料
・送信料：国内送信：0.8クレジット/1ページ
・受信料：基本機能は送信のみ
・無料期間：登録後、送信費用のみしかかからない
・利用可能なファイル：PDF、JPG、GIF、PNG（送信時）
・利用可能な電話番号：050
・支払い方法：アプリ内課金
Snapfaxは、カナダのエクストラコムが提供しているFAXアプリです。初期費用・月額料金が無料で、アプリを導入すると無料で1クレジットが付与されます。基本機能については送信機能しかありません。そのため、無料でFAXを1枚だけ送りたいというケースや、外出先ですぐにFAX送信したいといった場合に向いています。
まとめ
今回はFAXアプリについてお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか。
近年は、その利便性がゆえにインターネットFAXの需要がかなり増しています。
コスト削減や管理のしやすさなどのメリットもありますが、何より仕事の効率アップに貢献する点が評価されています。
インターネットFAXサービスが提供するスマートフォン用のFAXアプリを使えば、いつでもどこでもFAXを送受信することができます。即時対応もできるため、企業にとっても相手にとっても良い効果をもたらすでしょう。
今回は3つのアプリについてお伝えしましたが、それぞれに良いところがありますので、あなたの需要に合ったアプリを使ってみてください。
