今では法人でも、仕事の連絡や書類のやりとりにメールやコミュニケーションアプリを使うことが当たり前になりました。
それでも「書類はFAXで送るのが主流」といった法人企業も、まだ多く存在するのではないでしょうか。
そんな中、近年様々な業種の法人で注目・導入されはじめているのが「インターネットFAX」です。
インターネットFAXという言葉を聞いたことはあっても、従来のFAXとの違いや、どんなメリットがあるのかわからないといった法人の方もいらっしゃるかもしれません。
今回はインターネットFAXの中でも特に「法人が選ぶべきインターネットFAX」について、ポイントなどを交えながら、様々な観点から比較してご紹介します。
目次
インターネットFAXについて
「コストカットできる」「業務の効率アップにつながる」「秘匿性が高い」といった理由から、近年法人企業から注目されているインターネットFAXですが、具体的にはどのようなサービスなのでしょうか。
あまり聞き慣れないといった法人の方もいらっしゃるかもしれませんが、以下でインターネットFAXの特徴を簡単にご紹介します。
まず従来のFAXとインターネットFAXの大きな違いは、ネット回線を使ってFAX原稿の送受信を行う点です。
電話回線を使用したものよりも送受信の速度が早く、インターネットFAXで受信したデータはアプリやブラウザですぐに確認ができるため、業務の効率化を図りたい法人企業にとって非常にメリットのあるシステムといえます。
受信したFAXが機械に置かれたままということもありませんから、法人で扱うことの多い秘匿性の高い書類のやりとりにもインターネットFAXは適しています。
インターネットに接続できる環境があればパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末からいつでもどこでも書類の送受信が可能なので、これまで法人では当たり前だったFAX機の購入や、リース契約の必要がなく、メンテナンスや備品購入の手間もありません。
必要な書類だけを出力できるので、不要な広告や営業FAXで紙やインクを消費しなくてもよくなり、大幅なコストカットが期待できるため、法人の方におすすめのサービスではないでしょうか。
法人向けのインターネットFAXに必要なポイント
インターネットFAXを提供しているサービス会社はたくさんあります。
法人で使いたい場合は、提供サービスごとの特徴やオプション内容をよく吟味して、その法人に適したインターネットFAXを選ぶことが重要となってきます。
ここでは、法人向けに選ぶ際、かならず押さえておきたいポイントをいくつかご紹介します。
大量の送受信でも費用を抑えられる
法人向けにインターネットFAXを選ぶ場合、やはりコスト面はよく確認しておきたいですね。
法人だけに限らず事業者であれば、毎月かかるランニングコストはできる限り抑えたいと考えるでしょう。
特に従業員や顧客を多く抱える法人では、1日の送受信回数や書類の量も多く、毎月の使用料がかさんでしまうものの、必要経費だと諦めてしまっていませんか？
従来の電話回線を使用したFAXでは、距離によって通信料（通話料）が決まっているため、遠方の取引先が多い法人ほどFAXの送信費用がかさんでしまいます。
その点インターネットFAXは、距離にかかわらず送信料が全国一律です。
送信料の多くは1枚あたり10～20円程度なので、単価だけ見ると従来のFAXより割高に思うかもしれません。
しかし、インターネットFAXを提供しているサービスには、毎月一定の送信枚数が無料になる料金プランや、送信枚数が多くなるほど送信料金が安くなるプランなど、法人にとってお得に使えるプランが数多くあります。
また受信料無料のサービスも提供されていますので、上記のような送信プランと組み合わせて使えば、従来のFAXを使用するよりも、送受信費用をかなり抑えられるのではないでしょうか。
利用したい地域のFAX番号が使えること
インターネットFAXを利用する際、FAX番号の多くは050から始まります。
これはインターネット回線を使用しているためで、固定電話でも、IP電話を利用していれば電話番号は050から始まる番号になります。
今では代表電話番号にIP電話を使用している法人企業も目にするようになりました。
しかし、老舗の法人や規模の大きな法人の場合、代表電話番号は市外局番から始まる番号を使用していることがほとんどなので、FAX番号も市外局番で揃えておきたい法人の方もいらっしゃるかと思います。
そのような場合には、東京・大阪・名古屋など、各地域の市外局番が利用できるインターネットFAXを選ぶと良いでしょう。
またすでに固定回線のFAX番号を持っている法人で、インターネットFAXに切り替えたい場合には、番号移転サービス（ナンバーポータビリティ）があるサービスを選べば、番号を変えずに移行することができますよ。
複数人で対応できる利便性
従業員の多い法人はそれぞれに取引先や顧客を抱えている分、取り扱うFAXの数も多くなるため、必要に応じて機器や専用回線の増設をしなければなりませんでした。
従来では、1台を同時に複数人で利用できませんから、送信したいタイミングが重なってしまうと困りますね。
受信の数が多い法人であれば、受信待ちで混み合うために送信エラーになり、何度も相手先にリダイヤルさせてしまうのが気になっている方もいらっしゃるかもしれません。
どのタイミングでも使用でき、複数人で使用できるインターネットFAXを使うことで、待ち時間やタイミングを気にすることなく送受信が可能になります。
追加IDや追加番号を取得してそれぞれのパソコンやスマートフォンを登録しておけば、送信のタイミングが重なっても操作可能ですし、費用や設置スペースの面でFAX機の増設が難しいといった法人の場合でも心配ありません。
たくさんの受信データも、それぞれの端末を使用して確認ができるので、業務の効率も上がり、相手先を待たせてしまうことも少なくなります。
セキュリティ・情報漏えい対策
法人で利用する場合、セキュリティ対策は最も重要視すべき点です。
パスワードでアクセス管理ができることはもちろん、どのようなセキュリティ対策が取られているか、ぜひ確認しておきたいですね。
法人企業がインターネットFAXを選ぶ際は、SSL（Secret Sockets Layer）を導入しているサービスを選ぶのが良いでしょう。
SSLでデータの暗号化がされていると、FAXデータを盗聴されたり、改ざんやなりすましの不安がなく、安心して送受信が行えます。
また情報漏えいを防ぐためのシステムがあるインターネットFAXなら、法人としてはより安心して利用することができるのではないでしょうか。
特に、FAXの誤送信といった人的ミスはトラブルに繋がりやすいですから、できる限り未然に防ぎたいと考える法人は多くいらっしゃると思います。
アドレス帳機能のあるインターネットFAXを選べば、メールで送信先を選ぶようにFAX番号を選択することができますから、打ち間違いによる誤送信の可能性が低くなりますね。
送信の際に確認画面で再確認できるなど、2重のチェックシステムを搭載したインターネットFAXもありますから、さらに誤送信の可能性は低くなるでしょう。
法人向けインターネットFAXのメリット
ここまで法人向けのインターネットFAXの特徴や選ぶ際のポイントをご紹介してきましたが、あらためて、法人企業がインターネットFAXを選ぶメリットを、いくつか例をあげてご紹介します。
FAX機器が不要になる
インターネットFAXはスマホ・PC・タブレットなどのインターネット接続端末からFAXを送受信するため、FAX機本体が必要ありません。
インターネットFAXはインターネット経由でFAXを送受信する仕組みのため、従来のFAX機のように電話回線がなくてもFAXの送受信が可能です。
法人向けの多くはFAX複合機を利用していることが多いでしょう。
法人向けの機器は高機能で多機能なものも多く、価格も高額です。
メーカーの保守管理費用なども定期的にかかってくるほか、トラブルがあったときにもメーカーのメンテナンスサービスを頼まなければならず、FAX機の購入以外にもコストがかかります。
トナーなどの消耗品は、メーカー指定のものを使用しないと保守を受けられない場合もあります。
インターネットFAXはFAX機の購入と付随する費用が発生しないので、大幅なコストカットにつながります。
インターネットFAXは、FAX機本体の購入が不要なため、初期投資を抑えることができます。
送受信原稿の管理が容易に
送受信したFAX原稿の管理はどのようにしていますか？
法人企業では送受信の数自体が多く、送ったもの、送られたもの、それぞれ内容ごとに分類して管理しなければなりませんよね。
保管には場所も取りますし、定期的に古いものを処分する作業も必要になります。
枚数が多ければ多いほど管理は煩雑になるものの、大事な原稿を扱うことの多い法人では、紛失したり、間違って処分されてしまうと重大な問題に発展しかねません。
その点、インターネットFAXはデータでやりとりが完結するため、原稿紛失の心配がなく、管理の場所も取りません。
データであれば、パソコン上で簡単にフォルダにまとめておくことができますし、後から必要なデータを探す場合も、紙の書類を1枚1枚めくって探すよりも早く見つけられるでしょう。
自動振り分け機能のついているものなら、中身を確認して選別する手間もはぶけますので、さらに管理が楽になりますね。
ただし、送受信データは保存期間が切れると自動削除されるため、重要なデータはダウンロードや印刷しておくなどの対処が必要です。
Web環境があればFAXの送受信ができる手軽さ
インターネットFAXの最大のメリットといえば、やはりWeb環境さえあれば送受信が可能な点です。
法人によっては、機械がいつでも利用できる屋内業務よりも、屋外での業務が多いケースもあるのではないでしょうか。
そのような場合、わざわざコンビニを探してFAXの使えるコピー機を利用したり、社内の誰かに頼むといった方法しかありませんでした。
インターネットFAXであればコンビニを探す必要もなく、スマートフォンを取り出すだけでその場で送受信が可能です。
インターネットFAXは、普段業務に使っているインターネット回線を使って送受信できるため、専用回線を開設するための大掛かりな設置工事も必要ありません。
今では屋外でもモバイルWi-FiやWi-Fiスポットが多くありますし、5Gの実用化も間近となり、インターネット環境はかなり整ってきています。
そのような充実したインターネット環境で、スマートフォンやタブレットだけで送受信ができるインターネットFAXは、忙しい法人企業こそ導入し、ぜひ業務効率化に役立ててほしいツールといえるでしょう。
ペーパレス化につながる
インターネットFAXは、FAXの送受信をインターネット経由して行います。
受信したFAXデータはPDFやJPG画像でクラウド上に保存されるので、従来のFAX機では必要なコピー用紙が不要になります。
法人でFAX機を利用している場合、膨大な量のFAXのやりとりによってコピー用紙代やトナー代がかさんでしまうため、インターネットFAXを導入するメリットは特に大きいといえるでしょう。
また、クラウド上でデータ管理を行えば、届いたFAXをファイリングする時間を省くことができ、印刷したFAXを保管する倉庫やスペースを確保する必要もなくなるという点も法人利用では嬉しいポイントでしょう。
従来のFAX機を利用している法人の場合、FAX機で受信したFAXは複数のスタッフの目に晒されているのではないでしょうか。
FAX機で受信したFAXは自動的に紙に印刷される仕組みになっているので、自分に宛てられたものではなくても誰でも簡単に持っていくことができてしまいます。
多くの人が受信したFAXに触れられる環境では、紛失の可能性も非常に高くなり危険ですね。
これは、仕事に関わる人数が多い法人だからこそのリスクともいえるでしょう。
しかし、そんなリスクもインターネットFAXであれば解決することができます。
なぜなら、不正利用や情報漏洩防止のため、暗号化された通信を使用し、登録された端末以外からは利用することができないように設定されています。
ペーパーレス化すれば、コスト削減だけではなく法人の信用問題につながる情報漏洩対策にもなるので、インターネットFAXは法人利用に特に向いているといって良いでしょう。
法人向けインターネットFAXであると便利な機能
法人向けインターネットFAXを導入する際に、備わっていると便利な機能をご紹介します。
法人向けインターネットFAXサービスは複数あり、サービスによって機能や特徴はそれぞれ異なります。
実際に導入した際に「結局、従来のFAX機の方が使いやすかった」「必要な機能が備わっておらずFAXの取り扱いに時間がかかって困る」というようなことがないように、法人内で事前に必要な機能をピックアップしておくことをおすすめします。
自動振り分け機能
法人向けインターネットFAXの中には、送信元の情報をあらかじめ入力して振分けフォルダを指定しておくことで、自動的にFAXを振り分けて指定フォルダに収められるという機能があります。
この自動振り分け機能を使えば、担当社員の工数を割いてFAXの仕分けを行う必要がないので、業務効率の改善についても期待することができるでしょう。
ステータス管理機能
法人向けインターネットFAXを導入するメリットとして「メールアドレスを設定することで複数人でFAX利用ができる」という点があります。
非常に便利な機能ですが、複数人で管理することによって起こる「FAXの内容を担当者が確認したのか」「返信は完了したのか」「会社宛てで送られてきたが誰が対応するのか」などの問題にぶつかることも少なくありません。
このような場合に、処理状況をステータスとして確認できることが重要になります。
ステータス管理機能の付いている法人向けインターネットFAXサービスであれば、受信したFAXごとに「既読・未読」「処理済・未処理」などのステータスを表示できるので、非常に便利な機能です。
一斉送信機能
一斉送信機能は従来のFAX機には付いておらず、FAXの一斉送信をする場合には手作業で送信先を設定し、1件の送信が完了してから次の1件を送信という作業を延々と繰り返すことが必要でした。
FAXの一斉送信を請け負う専門業者に依頼することもできますが、依頼する手間とコストがかかっていました。
法人向けインターネットFAXではメールの送信と同じような感覚で、FAXの一斉送信が可能です。
例えば「取引先にFAXで案内状を送りたい」「新規顧客獲得のためのダイレクトメールを大量に送信したい」「社内の各部署に対して文書を一斉送信したい」という場合には大変便利な機能といえるでしょう。
法人向けインターネットFAXは、アドレス帳機能を使って送信先の選択を行ったら、メールと同じように簡単に一斉送信をすることができます。
FAX機の場合は電話回線を使用して送信するので、送り先の地域や送信にかかる時間によって料金が高くなることがありますが、インターネットFAXは送信料金は一律です。
法人向けインターネットFAXならコストも時間も削減することができるので、大量にFAXを送信する業務がある法人にとっては便利に使うことができるでしょう。
編集機能
法人向けのインターネットFAXには、受信したFAXを印刷しなくてもデータ上で手書き加工ができる機能の付いたサービスがあります。
従来のインターネットFAXでは、受信したFAXに書き込みをするため一度紙に印刷する必要がありましたが、サービスによっては、スマホやPCの端末を使って、受信したFAXに直接書き込みを行いそのまま送信することも可能です。
しかし、この機能が備え付けられていなくても、受信したFAXのPDFデータを加工するソフトはたくさん存在します。
普段、特定のPDFの加工ソフトを利用している方は、そのソフトを利用するほうが作業効率的ですので、こだわらなくてもいい機能といえます。
法人向けのおすすめインターネットFAXとは？
法人向けのインターネットFAXを選ぶ際のポイントや、法人企業がインターネットFAXを選ぶメリットなどご紹介してきました。
ここでは、これまでの内容をふまえて、おすすめしたい法人向けのインターネットFAXサービスをいくつかピックアップして簡単にご紹介します。
03FAX
03FAXは受信料が無料で利用できるインターネットFAXです。
受信枚数に制限がないため、毎月何千枚ものFAXを受信するといった法人の方におすすめです。
また、送信料がお得になる「使い放題500」というオプションもあり、こちらは月額1,000円の定額で500枚まで送信できるサービスです。
500枚送りきったとすると1枚2円で送れたことになるので、毎月500枚近くコンスタントに送信するような法人にはかなりお得な送信プランなのではないでしょうか。
また「0円スタートプラン」というキャンペーンも行っており、こちらは申込みから最大30日間無料で利用ができるサービスです。
送信も1日1回無料で送ることができるので、これから使ってみたい法人の方は、まずはお試しでキャンペーンを利用してみてはいかがでしょうか。
03FAXでは市外局番で始まるFAX番号や、番号移転のサービスも提供しているので、これから切り替えを検討している法人にもおすすめです。
メッセージプラス
メッセージプラスも受信料無料で利用できるインターネットFAXサービスです。
メッセージプラス同士なら送信も無料で行えるため、すでに取引先の法人がメッセージプラスでのインターネットFAXを導入している場合には、お得にやりとりが可能です。
送信先をアドレス帳で管理できたり、送信時の確認画面で誤送信が防止できるなど、セキュリティや情報漏えいの対策も充実しています。
また手書き機能を使うことで、受信したFAXにそのまま書き込み、再度送信ができるので、完全ペーパーレスが実現できます。
ペーパーレス化に力を入れている法人には嬉しい機能ですね。
登録したパソコン以外にもアクセスが可能なので、複数のパソコンで操作したい法人の場合、どのパソコンからでもやりとりを行うことができます。
秒速FAX Plus・秒速FAX 送信
秒速FAXは、受信と送信のサービスが別々で提供されているインターネットFAXサービスです。
受信する場合は「秒速FAX Plus」、送信したい場合は「秒速FAX 送信」を利用して行います。
大きな特徴は送信サービスで、こちらは初期費用・月額利用料が完全無料で、FAXの送信料のみで利用できるインターネットFAX送信サービスです。
送信枚数が多くなるほど送信料が安くなるため、毎月FAXを大量に送る法人におすすめです。
受信サービスはビジネスプラン・ベーシックプラン・SOHOプランと3つのプランが展開されており、法人向けのビジネスプランは受信料は無料で利用できます。
まとめ
今回は、法人向けのインターネットFAXサービスについて、特徴やメリットなど様々な観点からご紹介してきました。
これまでインターネットFAXは、FAXを使う頻度の低い個人事業主や小規模法人などに向いていると感じていた法人の方も多いかもしれません。
しかし、こうしてあらためてメリットなどを見てみると、毎月大量のFAXをやりとりするような大きな法人や、たくさんの顧客や従業員を抱えた法人にこそおすすめのサービスといえます。
また、すでに導入しているものの、いまいち使い勝手が悪いと感じている法人の方にも、これまでご紹介した内容をふまえて、自社に最適なサービスを見つけてみてはいかがでしょうか。
