FAXの利便性は、インターネットがすっかり普及した今の時代でも変わりません。
納品・仕入れ、注文書、契約書、見積書等々、職場や自宅などで普通のFAXが活用されているシーンも多く見かけます。
使い慣れたFAXというツールですが、このデジタル全盛時代において、紙ベースで運用する従来のFAXでは非効率な部分を感じていたり、据え置き型である従来のFAX機では迅速な対応が難しいといったシーンもあるのではないでしょうか。
こういった背景から、時代に即して進化した「インターネットFAX」のサービスが注目を集めています。
「インターネットFAXが便利そうだけど、今使っている普通のFAXとどう違うのか分からない」「従来のFAXからインターネットFAXに移行した方がいいのかどうか判断できない」という方のために、今回は従来のFAXとの違いに着目しながらおすすめのインターネットFAXサービスをご紹介したいと思います。
目次
インターネットFAXとは？
インターネットFAXとは、従来のFAXのように固定電話回線を利用するのではなく、インターネット回線を利用して送受信を行うFAXサービスです。
普通のFAXと同じように専用のFAX番号を使って書類を送受信しますが、FAX書類は紙ではなくデータの状態で取り扱うことになります。
普通のFAX機ではなく、パソコンやスマホなどのデジタルデバイス上で送受信の操作や書類の確認ができます。
相手方が従来のFAXを利用している場合でも問題ありません。
インターネットFAXから送信した書類であっても、相手方へは普通のFAXと同じように紙に出力されて届きますし、普通のFAXから送信された書類を受け取った場合でもこちら側ではデータ化された状態で確認することになるのです。
このようにインターネットFAXは、インターネット回線を利用するという仕組み上の違いはありますが、実務上は従来のFAXと同じ感覚で活用することができます。
従来のFAXとの違い
それでは、インターネットFAXと従来のFAXとの違いはどのような点にあるのでしょうか。
インターネット環境があればどこでも利用できる
FAX機が据え置かれている場所でないとFAX送受信できなかった従来のFAXに対して、インターネットFAXは、FAX用の固定電話回線やFAX専用機器を必要としません。
そのため、インターネット環境とノートパソコンやスマホなどとがあれば、どこでも利用することができます。
その結果、普通のFAXでは出来なかったことが可能になります。例えば、外出先でも受信したFAXをすぐに確認したり、社内でもFAX機の置かれている場所まで移動せずに自分のデスクで確認したりといった、非常に便利な使い方ができるのです。
ペーパーレス、原稿はデータ管理
最近では、書類や資料などをデジタルデータで作成することが非常に多くなっていますが、普通のFAXでFAX送信を行うためには、一旦紙に出力する必要があります。
出力の手間が発生してしまうことはもちろん、紙やインクを消耗することになります。逆に普通のFAXで受信したFAXをデータで管理したい場合、スキャンしてデータ化する必要があります。
インターネットFAXなら、FAX送受信を必要とする業務でもデータの状態のまま管理できる「ペーパーレス化」が実現します。
インターネットFAXに移行することによって、消耗品にかかるコストを減らせるだけでなく、紙の状態の書類を管理する手間やスペースも減らすことができ、結果的に作業効率の向上が期待できるのです。
大量送信・大量受信も問題なし
従来のFAX機でも、送信先のFAX番号をあらかじめFAX機に登録しておくといった機能はありますが、新規の送信先を追加したり宛先を確認したりといった作業はどうしてもFAX機を占有して行うことになります。
また大量受信をする場合、受信が終わるまでは他の送信作業ができないなど、従来のFAXでは大量の送受信において不都合を感じている会社もあるかもしれません。
その点、インターネットFAXであれば全ての作業がパソコンなどで行えますので、受信状況や送信結果もパソコンなどで確認できます。いちいちFAX機を見に行ったり、順番待ちをするような必要がありません。
データで管理できる点においてもFAX関連業務がスムーズになることが期待できますので、大量にFAXを扱う企業でのインターネットFAXによるペーパーレス化は非常にメリットが大きいといえるでしょう。
印刷せずに原稿に書き込みが可能
FAX書類に追記したり、加筆修正したりする使い方が多いと、従来のFAXのように紙の状態で扱う方が便利と感じるかもしれません。
そういった場合は、FAXデータに編集・加工ができる機能を提供しているインターネットFAXサービスを利用すれば、書き込みのためにプリントアウトする必要もなくなります。
受信したFAXをデータの状態のまま編集し、そのまま返信や転送ができますので効率的です。
従来のFAXからインターネットFAXに移行すべき？
それでは、従来のFAXからインターネットFAXに移行することでメリットが得られるのはどういった場合なのでしょうか。
従来のFAXの利用において抱えている問題点やニーズから考えてみましょう。
屋外でもFAX確認したい
従来のFAXを利用している企業では、外回りなどの際に屋外でFAXを確認したい場合に不便を感じることが多いのではないでしょうか。
社内にいる人に連絡を取って受信FAXを確認してもらって、という手間が発生するだけでなく、社内に誰もいない日や時間帯などでは普通のFAXでは内容がすぐに確認できないことになってしまいます。
またイベントなど、臨時的に屋外でFAX送受信が必要になるケースもあるかもしれません。
こういった状況でこそ、どこでも使えるインターネットFAXが力を発揮します。
FAXにかかるコストを削減したい
従来のFAXにかかるコストは主に以下の通りです。
【導入費】FAX用の固定電話回線にかかる契約・番号取得・設置工事の費用、専用FAX機の購入費
【維持費】紙、インク、通信費、機器のメンテナンスにかかる費用
これに対して、インターネットFAXの場合は以下のようになります。
【導入費】契約時の初期費用
【維持費】月額料金、通信費
すでに利用しているインターネット環境とパソコンなどをそのまま利用できますので、主に設備関連にかかるコストを大幅に削減することができるのです。
従来のFAXの場合、大量にFAX送受信をするような使い方であれば消耗品のランニングコストが重くなりますし、逆にたまにしか使わないとすれば導入にかかるコストが回収しづらくなるでしょう。
利用頻度に関わらず、FAXにかかるコスト削減に役立つのがインターネットFAXです。
FAX送信業務の効率を上げたい
従来のFAXでは、FAX機上で宛先確認などの操作、送信結果の確認を行います。そのため送信結果の確認までFAX機を離れられない、または時間をおいてFAX機へ確認しに行く手間と時間が取られます。
複数の社員が同時に利用することもできませんので、順番待ちになったりすることもあるでしょう。
この点、インターネットFAXであれば、各々がパソコン上で全ての作業を完結できますので無駄な手間や待ち時間を省くことができます。
このような理由で、FAX送信業務が頻繁に発生する企業では、インターネットFAXへの移行によって大幅な効率アップが期待できます。
インターネットFAX導入の際に気をつけるポイント
それでは、インターネットFAX導入にあたって気を付けるべき4つのポイントについてご説明していきましょう。
取得できる電話番号
多くのサービスではFAX用電話番号は新規取得となります。インターネットを利用しますので、いわゆるIP電話番号と同じ「050」から始まる番号が一般的です。
インターネットFAXサービスによっては、FAXを利用する住所地の市外局番が選べるものもありますので、より普通のFAXと違和感なく利用できます。
また、現在利用している普通のFAX用電話番号を移転してそのまま使う、または転送サービスを利用する方法もあります。
その場合、番号移転サービスや転送サービスに対応しているインターネットFAXサービスを選ぶ必要がありますので、事前にサービス内容をきちんと確認しておきましょう。
利用枚数と利用料金
どんなペースで使う場合にお得になるのかは各インターネットFAXのサービス内容によって異なってきます。
例えば、普段はあまり使わない、またはスポット的に利用する程度であれば、初期費用や月額費用が割安で導入しやすいものが良いでしょう。
毎月コンスタントに一定枚数以上送信するという場合は、年払いで割安になるものや、月額料金に「〇枚まで送信無料」などの無料サービスが含まれているものがおすすめです。無料送信分などをうまく活用することでコストを抑えられます。
また、受信をメインで利用している場合、一定枚数まで、または無制限で受信無料としているインターネットFAXサービスを選びましょう。特に大量に受信するような使い方をする場合、または月によって受信枚数に波がある場合でも無制限なら安心です。
このように、インターネットFAXサービスに移行することによって、普通のFAXを使い続けるより大幅なコストダウンになる可能性もあります。普段の利用状況に見合ったサービスをしっかり吟味して選ぶようにしましょう。
受信方式
インターネットFAXには、基本的に3つの受信方式があります。
パソコンなどで利用できる「専用ブラウザ（専用サイト）」上で受信や各種操作を行うものが主流ですが、スマホなどのモバイルデバイスで利用するときに便利な「専用アプリ」があるもの、またはメールにデータ書類の形で添付する方法もあります。
インターネットFAXサービスによって、いずれかのみ、またはいずれも対応しているなどの違いがあるため、普段のFAXの使い方やニーズを踏まえて選ぶ必要があります。
主に社内で利用するならブラウザ式の操作性が良いかもしれません。外回りが多く、出先で利用したい場合はモバイルデバイスで利用できるアプリが便利です。
受信FAXを即時確認したい、スピード感がほしいとお考えであれば、メール通知設定を活用することで、添付ファイルからすぐ確認ができるメール方式がおすすめです。
無料でお試しできるか
従来のFAXからの移行を考えた時、どのような料金設定や機能、受信方式がよいのかといったように、自社に適しているのはどのインターネットFAXサービスなのか判断に迷う事も多いでしょう。
そもそもあまりWEBツールに慣れていない場合、従来のFAXのように違和感なく操作できるか不安ということもあります。
また、インターネットFAXサービス各社で特徴的な機能やサービスを提供しています。例えば、編集機能や履歴管理、大量一斉送信など、「あると便利そうだけど、実務に活かせるかどうか」もやはり使ってみないとイメージがわかないかもしれません。
そういった場合は、「利用開始から〇日まで無料」などの無料でお試しできるトライアル期間などが設けられているインターネットFAXサービスから選び、実際の使い勝手や気になる機能などをテストしてみるといいでしょう。
おすすめのインターネットFAXサービスは？
それでは、現在、普通のFAXを使っている方がインターネットFAXに移行するにあたっておすすめのサービスを2つご紹介しましょう。
03FAX
03FAXは、株式会社グラントンが提供するインターネットFAXサービスです。
03FAXは番号移転サービスに対応している点で、従来のFAXからの移行を考えている方におすすめできるインターネットFAXです。番号移転サービスは基本のサービスにプラスして初期費用3,000円、月額利用料1,100円で利用可能となっています。
受信料は上限なしで無料となっている他、オプションとして「使い放題500」という送信割引サービスが用意されています。
基本の送信料金は20円/30秒となっていますが、オプション月額料金1,000円で月500枚まで追加料金なしで送信が可能となっています。
現在普通のFAXで毎月ある程度の枚数を利用している場合、インターネットFAXへ移行した後、実際支払う料金がどうなるか心配もあるかと思います。03FAXのような料金体系であれば、利用料金の目途が付けやすいので安心といえるでしょう。
eFAX
eFaxは、現在、1,100万人以上の会員にEメールでのFAXサービスを提供する、世界でも最大級のインターネットFAXサービスです。
30日間の無料トライアルが可能で、送受信がそれぞれ月150枚まで無料となっていますので、まずは従来のFAXとどう違うのか試してみたいという場合におすすめです。
また、eFaxではFAX用電話番号を全国の市外局番から選べる点や、海外との送受信が可能になっている点が特徴です。こういったニーズがある場合に選択肢となるインターネットFAXサービスです。
まとめ
現在利用している普通のFAXからインターネットFAXへの移行を考える際のポイントについて、ご理解いただけたでしょうか。
従来のFAXの基本的役割はそのままに、より利便性の高いツールとして活用していくための参考となれば幸いです。
