インターネットがすっかり普及した現代社会ですが、FAXは依然としてあらゆるシーンで活用されています。
ビジネスシーンにおいても、運用上欠かせないツールであるという企業も多いことでしょう。
しかしながら、固定電話回線を利用することや、紙原稿での管理や運用となってしまうことで「ペーパーレス化が進む現在の業務にそぐわない」「テレワークや在宅勤務との相性が悪い」といった困りごとを抱えているかもしれません。
そういった企業から近年注目されているのが、手軽に申し込みができてすぐに使える「インターネットFAX」のサービスです。
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目次
FAXが手軽に使える「インターネットFAX」
インターネットFAXとは、これまでのように固定電話回線を利用するのではなく、インターネット回線を利用してFAXの送受信ができるサービスです。
パソコン上からメールを送るような感覚で手軽に利用できます。
インターネットFAXの特徴
インターネットFAXは、固定電話回線や専用FAX機器を必要としません。
インターネット回線と、通常業務で使用しているパソコンやスマートフォンなどのデジタルデバイスがあれば利用できる点が大きな特徴です。
また、それによって、紙原稿ではなくデータでFAXを扱うことになることもポイントです。
インターネットFAXの場合、パソコンなどから書類データを送信すると、相手先が従来型のFAXであれば相手先では紙原稿に出力されて届きます。
逆に相手先が紙原稿で送ってきた書類は、インターネットFAXで受信する際にデータ化され、パソコンなどで閲覧することが可能になります。
自社がインターネットFAXを利用するからといって、相手先もインターネットFAXである必要はありませんので、実務上は従来型のFAXと同じように利用できます。
テレワーク・在宅勤務などに最適
社会全体で働き方改革やワークライフバランスを重視する動きが活発化し、テレワークや在宅勤務を導入する企業が増えてきました。
これらの勤務形態は、業務のすべてをデータで管理し、社内システムを構築したりクラウドサービスなどを活用することによって、場所にとらわれない働き方ができる環境があってこそ可能になります。
固定電話回線と専用FAX機が据え置かれ、オフィスでないと利用できない従来型のFAXでは不都合です。
インターネットFAXなら場所を固定されることなく利用が可能ですし、テレワーク導入や在宅勤務者の追加にあたっても簡単な申し込み手続きで始められます。
環境や業務形態の変化にフレキシブルに対応できるのが、インターネットFAXのメリットです。
インターネットFAXに必要な環境や設備
それでは、会社にインターネットFAXを導入したいと考えた時に、必要な環境や設備としてはどのようなものがあるのでしょうか。
インターネット環境
インターネット環境は必須ですが、通常業務上すでに導入済みであるという場合がほとんどでしょう。
もし、これからオフィスや事業を立ち上げるといった場合や、在宅勤務を導入するにあたって社員の自宅にインターネット環境がない場合は、まず先にインターネット回線業者とプロバイダを選んで申し込みを行いましょう。
各サービスの利用に対応したデバイス
インターネットFAXサービス各社で利用できるデバイスは主に以下の通りです。
・パソコン
インターネットブラウザか、メール機能を利用してFAXの送受信を行います。
まず、利用中のパソコンがwindowsまたはMacであれば、それぞれ対応しているOSやバージョンを確認しておきましょう。
インターネットFAXサービスによっては、特定のブラウザを推奨または非推奨としている場合がありますので、申し込みに際しては利用中のブラウザが対応しているか確認しておくと安心です。
・スマートフォン
専用のアプリをインストールするか、スマホ上のブラウザ、またはメールアプリを利用して送受信を行います。
スマホが利用できるインターネットFAXサービスのほとんどで、iPhoneまたはAndroidに対応しています。
インターネットFAXを主にスマホで利用するのであれば、専用のアプリを提供しているインターネットFAXサービスに申し込みすることをおすすめします。
プッシュ通知やカメラ撮影機能など、スマホに特化した機能が充実しているサービスであれば、インターネットFAXをより便利に活用できるでしょう。
・従来型携帯電話
従来型の携帯電話、いわゆるガラケーでも、インターネットに接続できるものであれば利用できる場合もあります。
基本的にメール機能を使って送受信を行いますが、閲覧できる添付ファイルのファイル形式が各インターネットFAXサービスで異なる場合がありますので確認しておきましょう。
このように、普段使っているパソコン、スマートフォンや携帯電話などのデバイスを利用することができますし、組み合わせて利用することも可能です。
「出先やテレワーク時にはスマートフォンで受信FAXをすぐ確認」「社内ではデスクのパソコンで履歴を一覧で確認」などと使い分けるとよりいっそう使い勝手がよくなることでしょう。
いずれの場合も、主にインターネットFAXを利用する予定のデバイスが各サービスに対応しているかどうか、ホームページに記載されている動作環境を必ず確認の上で申し込みを行いましょう。
必要に応じてスキャナやプリンタも
インターネットFAXでは書類をデータの状態で扱うことになります。
業務上、どうしても手書きの注文書や申し込み書、アンケートなどの紙原稿が発生するという場合、スキャナやプリンタが必要になってきます。
その他、受信したFAXに加筆修正したい場合にも、プリントアウトして追記、それをスキャンしてデータ化してからインターネットFAXで送信、といった作業が発生する可能性もあります。
スキャナやプリンタが通常業務のためにすでに設置してあれば問題ありませんが、ない場合は必要に応じて用意しておくと安心です。
もしくは、頻繁にこのような使い方をする場合は、カメラ撮影によるスキャン機能や、データ書類に手書き感覚で編集ができる機能を提供しているインターネットFAXサービスへの申し込みを検討してもよいでしょう。
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インターネットFAXの申し込みの注意点
FAXの利用状況に合った料金プランや、利用したいFAX番号が選べる、便利な機能があるといったサービス内容などを含めて検討したうえで、使いたいインターネットFAXサービスを決定したら、申し込みを行いましょう。
実際に申し込み手続きを進めるにあたっては、いくつか注意していただきたい点があります。
本人確認が行われる
インターネットFAXサービス利用のためにFAX番号を取得する際は、法律によって申込者の本人確認と拠点確認が義務づけられています。
これには、FAXを不正利用した犯罪を防止する目的があります。
そのため、インターネットFAX受信サービスを提供していながら、申し込み受付にあたってこの本人確認を適切に行なっていないサービスを利用することはリスクがありますので注意が必要です。
法人名義で申し込みする際の必要書類は、「履歴事項全部証明書」または「登記事項証明書（登記簿謄本）」、印鑑登録証明書、代表者や申し込み担当者の本人確認確認書類（運転免許証やパスポートなど）などになりますが、詳細は各サービスによって異なります。
なお、各都市の市外局番を提供しているインターネットFAXサービスに申し込みをした場合、この書類に記載の住所地に該当する市外局番しか利用できない場合があります。
サービスによって扱いが異なりますが、他拠点やサテライトオフィスなど、申し込みをする会社の登記簿に記載の住所地と異なる住所でFAX番号を取得したい場合は、念の為注意しておきましょう。
クレジットカード払いのみの場合がある
インターネットFAXサービスで主に提供されている決済方法は、銀行振込や口座引き落とし、クレジットカードです。
サービスによってはクレジットカード払いのみの場合もあります。
銀行振込などの場合は入金確認のため申し込みから利用開始まで数日を要する場合もありますが、クレジットカード決済の場合は即時利用可能となる場合がほとんどです。
申し込みから利用開始までのスケジュール感や利用可能な決済方法に問題がないか、あらかじめ確認しておきましょう。
インターネットFAX 申し込みの流れ
インターネットFAXなら、固定電話回線の敷設工事や専用FAX機器の設置が不要なだけでなく、申し込み手続きも非常にスピーディで手間なく行えます。
web上で申し込み
いずれのインターネットFAXサービスも、まずはweb上で申し込み手続きを行います。
希望するプランなどを選択した後、アカウント登録を行う法人または個人の情報、決済方法などを一通り入力します。
本人確認書類を画像のアップロードなどによって提出できる場合もあります。
次に、利用するFAX番号を決定します。
ランダムに割り当てられる場合と、表示される番号の中から任意で選ぶことができる場合があります。
現在すでに利用中のFAX番号をインターネットFAXに移転して利用したい時は、オプション契約などの申し込み手続きが必要です。
※ただし、この「番号移転」に対応するサービスは限られています。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
これらの必要事項を案内に沿って入力し、内容確認して登録すれば申し込み完了となり、利用可能となります。
なお、この後の本人確認のための手続きが完了するまで、一部機能に利用制限があるサービスもあります。
本人確認書類の到着
申し込み時に提出した本人確認書類をもとに、後日、住所確認のための転送不要郵便が送付されます。
これを受け取ることで初めて申し込みと利用登録手続きがすべて完了となり、サービスによっては制限されていた機能などが使えるようになりますので、必ず確認しましょう。
法人向けのおすすめインターネットFAXサービス
個人・法人ともにメリットの多いインターネットFAXですが、ここでは法人向けとしておすすめのインターネットFAXサービスを2社ご紹介しましょう。
03FAX
03FAXは、株式会社グラントンが提供するインターネットFAXサービスです。
スマートフォンまたはパソコンから申し込みを行ったうえで、専用アプリをインストールして利用開始となりますが、ブラウザでも利用可能です。
最初の申し込み完了時点では、番号表示制限ありの受信のみ利用できます。
後日送られてくる住所確認ハガキに記載の暗証番号を使って利用制限解除を行うことによって、送信も可能になる流れになっています。
また、書類をスマートフォンで撮影して送信できる「撮影送信」の機能を使えば、撮影した書類をきれいな画像に補正して送信することも簡単にできるため、スキャナが用意しづらいテレワークや在宅勤務を導入したい場合に非常に便利です。
その他、オプションサービスとして番号移転（固定電話ナンバーポータビリティ）サービスが提供されていますので、会社ですでに利用中のFAX番号を変えずに利用することもできます。
また、インターネットFAXの申し込みが初めてで、実際の業務での使用感に問題がないか不安がある場合でも、「0円スタートプラン」を利用すれば申し込みから25日までの間無料で利用できますので安心です。
faximo
faximo（ファクシモ）は、株式会社エディックワークスが提供するインターネットFAXサービスです。
海外への送受信にも対応していますので、海外に取引先や自社の拠点があったり、海外出張の際にも活用できるサービスです。
基本的にはメールを利用する方法となりますが、専用アプリで受信FAXを確認できるほか、「FAX管理機能」によってリアルタイムで利用状況やFAX送受信状況をチェックすることもできます。
申し込みに際しては、まずメールアドレスの登録から行い、返信されたメールに記載のURLにアクセスして登録情報を入力、取得するFAX番号の選択、支払い方法の選択を行います。
申し込みが完了するとすぐに利用可能になりますが、申し込み後に送られてくる書類に記入し、本人確認書類などと一緒に1週間以内に返送する必要があります。
必要書類は、法人名義での申し込みの場合は、「申し込み担当者の本人確認書類」と「履歴事項全部証明書の写し（6ヶ月以内）」となっており、この書類返送が完了しない場合、サービスが利用停止となる可能性がありますので忘れず行いましょう。
まとめ
インターネットFAXの申し込み方法は各インターネットFAXサービスによって多少異なりますが、ほとんどの手順はインターネット上で完了することができ、非常に手間なく便利です。
その一方、申し込み時に必要な書類や、利用したい機能やサービスに対して現在利用中のデバイスなどが対応しているかどうかといった確認しておくべきポイントがあります。
利用したいインターネットFAXサービスが決まったら、申し込みから利用開始までの流れを事前に一通り確認しておくことがスムーズな導入のための第一歩であるといえるでしょう。
