オフィスで使っている従来のFAX機からインターネットFAXへの移行を検討し、こちらの記事にたどり着いた方も多いのではないでしょうか？
従来のFAX機を使ったFAXのやりとりには、FAX専用の用紙やインク、通信費などのさまざまなコストがかかっています。
月々のコストが気になっているのであれば、インターネットFAXへの移行を検討するべきタイミングかもしれません。
本記事では、インターネットFAXの基本的な機能など「法人向け」におすすめのインターネットFAXをそれぞれ比較しながらご紹介します。
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「インターネットFAX」とは
まずはじめに、「インターネットFAX」とはどういったサービスなのか、基本的な機能をご説明します。
インターネットFAXとは、その名の通りインターネット回線を使用してFAXの送受信を行うサービスです。
電話回線を使い、紙から読み取って送信、紙で出力する従来のFAX機とは違い、インターネット回線を使用してデータの送受信を行います。
業務上、FAXを利用することの多い方は、従来のFAXと比べてどんなところが違うのか、インターネットFAXを導入するメリットはあるのか、など色々と気になることも多いかと思います。
それらの点について、詳しくご説明していきましょう。
「インターネットFAX」の仕組み
従来のFAXの場合は、紙に書かれた文字を送信する際には、FAX専用の記号に変換してから電話回線を通じて、受け取る側の受信機へと送る仕組みになっています。
インターネットFAXも同様に、送りたいデータをサーバー内でFAX専用の記号へと変換し送信される仕組みなので、送受信に関しては従来のFAXと大きな違いはありません。
そのため、インターネットFAXと従来のFAX機での送受信も問題なく行うことができます。
従来のFAX機から送信されたFAX専用の記号も、インターネットFAXのサーバーが受信する際に、PCやスマホ上でも扱えるよう画像データやPDFデータに変換してくれます。
もちろんPCやスマホで受信したデータを紙で出力することも可能です。
「インターネットFAX」をおすすめする理由
インターネットFAXをおすすめする理由はたくさんあるのですが、法人での利用におすすめする具体的な理由をご紹介しましょう。
さまざまなコストカットが可能
従来のFAXからインターネットFAXに切り替えをおすすめする大きなメリットは「コストカット」に繋がるという点です。
FAX機能を搭載した専用機を用意する必要がないのでオフィス内の省スペースにもなりますし、受信の際に紙やインクを消費することがありません。
送信の際も、PDFデータやWordデータを印刷せずにそのままFAX送信することができるため、データを一度紙として出力するという手間が要らなくなります。
FAX専用の用紙やインクのコスト削減に繋がるということは、それらの交換やメンテナンスの手間も省けるということです。
インク切れ、用紙切れに対応することなく、コストも手間も省くことに繋がるでしょう。
スマホやPCでどこにいても利用可能
インターネットFAXの場合、インターネットが繋がる状況であればどこでも利用することができます。
外出先からデータの送受信をすることもできますし、PCに限らずスマホから操作をすることも可能です。
急ぎでFAXを送る必要があるとき、出先でFAXが必要になったとき、これまでは、コンビニを探してFAXを送ることもあったかもしれません。
ですが、「インターネットFAX」を導入すれば出先での急な依頼にも対応することができます。
FAXの送受信のために、FAX機のもとに急ぐ必要がなくなるため、外出の多い方などには特におすすめです。
受信データを管理しやすい
従来のFAXの場合、受信した紙の管理に負担がかかることも多いでしょう。
取扱に注意が必要なものはシュレッダーにかけたり、大事なものはファイリングしたり、さらに保管場所の確保も必要です。
ですが、インターネットFAXの場合はデータで受信することができるので、PC上のフォルダやクラウドに整理して保存しておくことができます。
必要なときに、すぐにPC上で確認でき、物理的な保管スペースも必要ありません。
もちろん、外出先で受信したデータをすぐに確認し、フォルダに保存することも可能です。
手軽に導入しやすい
導入がとても手軽であることもインターネットFAXをおすすめする大きな特徴の一つです。
ネットが使えるパソコンやスマートフォンがあればwebサイトからインターネットFAXの申し込みをするだけでOK、導入に手間や時間をかけられない忙しい法人におすすめです。
インターネットFAXの申し込みそのものも数分で完了する場合が多く、中でもおすすめしたいのは、画像をアップロードをすることで本人確認書類の提出が可能な申し込み方法を取っているサービスです。
「インターネットFAXを使いたい」と思ったその場で申し込みが完了するので非常にスピーディです。
このように、専用回線の設置などといった大がかりな工事の必要が一切なく、申し込みもWebから行えるという導入の手軽さは、インターネットFAXの大きなメリットといえるでしょう。
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「インターネットFAX」利用の注意点
これまでは、インターネットFAXの便利なポイントをご紹介しましたが、次に、インターネットFAXを利用する際の注意点を確認していきましょう。
今の電話番号を使いたいときは注意が必要
これまで利用していた従来のFAX機や複合機からインターネットFAXに切り替える際に、既存の電話番号が使えるかどうかは気になるポイントです。
番号が変更となると取引先への通知が必要になりますし、通知したとしても取引先がうっかり間違えてしまったり、通知漏れがあった場合はトラブルにもなりかねません。
そういったリスクがあるのも、一つの注意点です。
ただし、後ほどご紹介する「03FAX」など一部サービスでは、条件に合う電話番号であれば、今までに利用していた電話番号をそのまま移行して利用することが可能です。
自社の取引先の数や、FAXの利用頻度を事前によく確認し、電話番号の引き継ぎが必要かどうかもよく検討した上で、インターネットFAXのサービスを選びましょう。
場合によってはスキャナー・プリンターが必要でひと手間増える
パソコンやスマホ上の操作だけで使えるインターネットFAXは、データでの書類を扱う場合にとても便利でおすすめですが、紙で扱う必要がある場合にはちょっとした手間が必要になります。
例えば手書きの図面や、データ化していない古い書類など、紙で保管されているものを送りたい場合は、一度スキャナーでパソコンに取り込まなければいけません。
また受け取ったデータも、紙の状態で持ち出しや保管をしたい場合にはプリンターでの出力が必要になってきますので、量が多いほど大変になってしまいます。
さらに、受け取ったデータに対して一部記入を行って返送する場合は、プリンターとスキャナーの両方が必要となりますので、この場合も注意が必要です。
とはいえ、インターネットFAXを使えば、基本的には取り扱う紙の量を減らすことができ、書類管理にかかる手間も大幅に削減できるでしょう。
送信料金が今よりも割高になる可能性がある
従来の電話回線を使用して書類を送った場合、かかる料金は電話の通信料金と同じですので、市内料金であれば3分/8円です。
それほどデータ量のない書類なら、3枚～5枚程であれば従来の電話回線を使用しても3分以内に十分送ることが可能です。
一方インターネットFAXは相手先に関わらず、通信料金が一律1枚あたり数十円ほどである場合が多いため、送る枚数が多い法人などでは通信料金だけで考えると、インターネットFAXに切り替えることで割高になる可能性もあります。
しかしインターネットFAXが法人向けとしておすすめな点は、「外出中も確認できる」「複数人で管理できる」といったコスト以外のメリットも多くあることです。
コスト面が気になる場合は、月に決まった枚数までは無料で送ることができるインターネットFAXや、送る枚数が多いほど料金が安く設定されているインターネットFAXを選ぶことをおすすめします。
操作方法に慣れる必要がある
これまで、長らく従来のFAX機を使っていて、操作に慣れている社員が多い場合は、インターネットFAXの操作に慣れるまでに少し時間がかかることも考えられます。
デジタルツールに馴染みのない社員が多い場合は導入時のフォローも必要になるでしょう。
できるだけ操作画面がシンプルでわかりやすいものや、サービスサイトで使い方を丁寧に案内しているサービスを選ぶようにしましょう。
検討の際には、各社が提供している「無料トライアル期間」をうまく活用し、使いやすさについてもチェックしておきましょう。
インターネットFAXのおすすめサービスは？
ここまでで、インターネットFAXの便利なポイントや注意点はご理解頂けたかと思います。
では、早速「法人向け」におすすめの「インターネットFAX」サービスをご紹介しましょう。
送り放題プランでお得！『03Fax』
03Faxとは、スマホやPCからFAXを送受信できるインターネットFAXサービスです。例えば、スマホで撮影した書類などの画像をそのまま03FAXでFAXデータ送信できます。わざわざオフィスに戻ることなくFAXを送受信できますので、業務効率アップにつながります。
また、03FAXは番号ポータビリティに対応しています。そのため、03FAXに移行後も既存のFAX番号をそのまま利用できます。条件については、事前にご確認ください。
初期費用は1回線につき5,000円（税抜）、月額費用は1,280円（税抜）で利用できます。他社と比較すると高めに感じられるかもしれませんが、初回契約時に月額利用料を年払いすれば、初期費用を1,200円割引されるのでお得です。
定額送信やWeb電話帳などオプションも充実していますので、FAXの利用頻度が高いのであれば、03FAXはおすすめのインターネットFAXサービスです。また、宅内機器オプションに加入すれば外出先ではスマホで、オフィスではFAX機でと使い分けも可能です。
月1,000円で500枚まで送り放題
03FAXを導入する際には、自社のFAX利用頻度に応じて最適な料金プランを選びましょう。そうすれば、かなりお得に利用できます。
例えば、FAX送信が多いのであれば、定額送信プランがおすすめです。月額1,000円（税抜）の追加費用で、毎月500枚までFAXを送信し放題にできます。
また、初回のお申し込みであれば、0円スタートキャンペーンもご利用いただけます。初回申し込みに限り30日間無料でサービスを利用できますので、まずはお試しで03FAXを利用してみてはいかがでしょうか。
ちなみに、0円スタートキャンペーンでは無制限で受信を利用できます。送信については1日1回のみですので、使用感を確かめるお試し期間として活用してみてください。期間中の解約であれば、料金は全額返金されます。
03FAX
https://03plus.net/03fax/
毎月の送受信数が少ないなら『eFax』
「FAXの利用頻度はそれほど多くない」「送信も受信も少ないけどFAXは使いたい」といったケースであれば、eFaxがおすすめです。eFaxは導入費用である登録手数料がわずか1,000円（税抜）とかなりリーズナブルです。月額料金は1,800円（税抜）でやや割高ですが、導入コストが抑えられていますので、「インターネットFAXを使ってみたい」という方には良いでしょう。
eFaxでは、FAXの送受信時の方法が以下の3つあります。
- Eメール
- 専用の「アカウント」ページ
- モバイルアプリ
自分に合った方法でFAXを送受信したい方には向いているかもしれません。
eFaxはヘルプセンターがあり、サポート体制も整っています。カスタマーサービスやメールフォームでの問い合わせも可能なので、安心感があります。リーズナブルで気軽に利用したいなら、eFaxも選択肢の一つになるのではないでしょうか。
送信・受信ともに150枚まで無料
eFaxでは、毎月の送受信が150枚までであれば無料です。
インターネットFAXサービスでは、月額利用料とともに送信に数十円の費用がかかるのが一般的です。
しかし、eFaxは150枚以下であれば月額料金の1,800円（税抜）のみで無料にて送受信できます。
30日間の無料トライアルもありますので、自社のFAX利用頻度を確認して、150枚以内に収まるならばeFaxも検討してみましょう。
利用者同士なら送信無料『メッセージプラス』
メッセージプラスは、導入・運用コストを抑えたいという人に向いているインターネットFAXです。月払いの場合、初回登録事務手数料が1,000円（税抜）、月額利用料が950円（税抜）です。年払いであれば、初回登録事務手数料は0円で月額利用料は792円（税抜）となります。そのため、年間1万円程度のコストで利用できるのが魅力です。
また、メッセージプラスは受信したFAXデータを直接手書き加工できたり、スキャナーと連携して手書き書類をFAX送信できたりします。わざわざプリントアウトする必要がないため、気軽に利用できるのが魅力です。他にも留守番電話機能といった独自の機能も利用できます。
「メッセージプラス」利用者同士は送信無料
メッセージプラスは受信無料で、送信料は1枚毎に16円かかります（月払いの場合）。しかし、メッセージプラスの利用者同士でFAXを送信する場合は無料です。
そのため、FAXを送る相手がほぼ決まっているのであれば、月額料金のみの支払いで利用できます。
ちなみに、年払いプランの場合は送信料の支払いに使える3,000円相当のポイントが付与されます。初回事務手数料も無料になりますので、長期利用するならば年払いプランのほうがお得です。
メッセージプラス
http://www.messageplus.jp/
送信料金が安い！『MOVFAX』
MOVFAXは、2つのプランを選べて申込みから1〜3営業日で利用できるインターネットFAXサービスです。
スタンダードプランは月額基本料金980円（税抜）で1ID利用できるプランです。業界でも最安レベルのランニングコストなので、短期・小規模で使いやすいプランといえるでしょう。プレミアムプランは月額基本料金3,980円（税抜）と割高ですが、5IDまで利用できるプランです。さらにステータス管理やFAXの自動振り分けなどの高度な機能を搭載しています。
受信料金はどちらも1ヶ月1,000枚まで無料、送信料金は全国一律で2枚まで10円（税抜）で利用できます。例えば、送付状を添えて2枚送信するケースではお得です。
初期設定費用はどちらも1,000円（税抜）なので、自社に合った方を選びましょう。
MOVFAX
https://movfax.jp
機能を絞って活用できる『秒速FAX送信 / 秒速FAX Plus』
秒速FAX送信/秒速FAX Plusは、送信・受信それぞれのサービスが別々に提供されています。そのため、どちらかの機能だけ使いたいという場合に向いています。
秒速FAX送信はその名の通り送信機能に特化しています。初期費用は440円で月額基本料は無料で利用できます。送信単価は以下の通りです。
5,000枚まで … 10円
5,001～10,000枚 … 9円
10,001～50,000枚 … 8円
50,000枚以上 … 7円
※料金は全て税込
つまり、枚数が多くなればなるほど単価が安くなっていきます。毎月のFAX送信枚数が数千枚から数万枚になるのであれば、秒速FAX送信はおすすめです。
秒速FAX Plusは受信に特化したインターネットFAXです。初期設定費用は1,650円で、月額基本使用料と受信料は「SOHOプラン…月額550円、受信単価8円」「ベーシックプラン…月額880円、受信単価3円」「ビジネスプラン…月額1,100円、受信無料」といった違いがあります。受信することが多いのであれば、ビジネスプランがおすすめです。
秒速FAX送信
https://fax.toones.jp/send/
秒速FAX Plus
https://fax.toones.jp/plus/
まとめ
本記事でご紹介したように、月々の送受信の量や使い方によっておすすめのインターネットFAXは違ってきます。
よりコストを抑えながら便利に利用するためには、自社のニーズに合った「インターネットFAX」を選ぶ必要があります。
毎月500枚ほどのFAXの送受信がある場合は、初期費用は少し高めですが定額利用ができる『03Fax』。
150枚ほどの少なめ利用であれば、月額利用料のみの『eFax』。
社員同士での利用や、取引先がすでに導入しているのであれば、利用者同士が送信無料の『メッセージプラス』。
といったように、それぞれのサービスの特徴と自社のニーズを照らし合わせて比較検討することが大切です。
無料トライアル期間を設けているサービスで試してみるのもおすすめです。
ぜひ、従来のFAXからのインターネットFAXへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。
