利便性やコストを考えて、従来のFAXからインターネットFAXに移行してみようとお考えの企業の方も多いのではないでしょうか。
インターネットFAXは電話回線を使わず、インターネット回線を通じて送信、受信を行うFAXです。
インターネットFAXは、従来のFAXのように面倒な初期設定や電話回線工事などが不要です。
提供しているサービス会社のネットワークを経由し、送ったデータをデジタルデータ（PDFなど）に変換し、FAXを送る仕組みです。
インターネットFAXはやりとりした原稿をパソコンやスマートフォンに保存できるので、従来のFAXのように書類を探す手間なく簡単にデータを見返すことができます。
そんなインターネットFAXですが、メールのように便利な一斉送信の機能が備わっているものもあります。
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目次
従来のFAXでの一斉送信は大変！
企業では様々な場面で、たくさんのFAXを送らなければいけないことがあるかと思います。
いままでのFAX機で多くの宛先に送信する際は、１件毎に番号をプッシュして送信する作業を繰り返す必要がありました。これは非常に時間がかかるものです。
時間がかかるということは電話回線を長時間使用しているので、それだけ通信料も高くなってしまうということです。
最近はコストの削減が求められ、FAXで使用するインクや紙の無駄遣いもできるだけ減らしていかなければなりません。
インターネットFAXなら、インターネットの回線を利用してパソコンやスマートフォンから複数の宛先に一斉送信できます。
一斉送信が必要なシーンとは？
企業で一斉送信が必要なシーンはどんな時があるのでしょうか？
例えば、多くの支社を持っている企業は本社からの連絡や定例のお知らせを一斉送信しなければならないこともあるでしょう。
そのほかに新たなキャンペーンやイベント、プレリリースのお知らせを一斉送信することもあります。
時間と手間がかかる
従来のFAXで送ると、A4用紙1枚あたり1分もの時間がかかっていたので、60枚送るのに60分、つまり1時間も時間がかかっていました。
担当者はFAXを送っている間はFAX機から離れられない為、他の業務を進めることができずに生産性が低下していたでしょう。
また、相手が通話中の場合、FAXが送れていないこともあるので確認作業にかなり手間がかかっていました。
ミスのリスクも高まる
いままではFAX機に直接送り先の電話番号を手入力し送っていたので、時間もかかり、入力間違いの可能性も高くなってしまっていました。
また、送っていたつもりいたが一斉送信で確認が漏れてしまい、送れていなかったというミスも起こるでしょう。
インターネットFAXなら、電話番号をPC画面上でコピーして貼り付けることができるので番号入力のミスが減ります。
インターネットFAXなら一斉送信が手軽！
インターネットFAXなら、いままでのFAXに比べて時間がかからず一斉送信ができます。
そして電話回線に比べ速度も圧倒的に速く、一斉送信しても各送り先への時間差がほぼなくFAXを送ることが可能です。
時間や手間も少なく、コストの削減にもつながるのがインターネットFAXです。
さて、インターネットFAXを使う場合、どのように一斉送信を行うのでしょうか。
一斉送信の方法
いままでは原稿をセットして、FAX機に直接送り先の電話番号を入力しFAXを送っていました。
インターネットFAXはパソコンやスマートフォンから送りたい内容を確認し、宛先欄に複数の相手のFAX番号を入力、送信ボタンを押すだけで一斉送信できます。
インターネットFAXはメールのようにとても簡単な操作で一斉送信できます。
インターネットFAXで一斉送信するメリット
簡単な操作で一斉送信できることがわかりましたが、いままでのFAXに比べインターネットFAXはどのようなメリットがあるのでしょうか？
詳しく見ていきましょう。
時間と手間の節約
いままでは送信完了まで時間がかかっていましたが、インターネットFAXは一斉送信の場合も送信時間を大幅に短縮できます。
また、外出が多い営業の方も、インターネットFAXならネット環境さえ整っていれば、どんな場所にいてもFAXを使うことができます。
そして、パソコンに入っているPDFなどの資料をわざわざ印刷する必要もないので、印刷時間の短縮やインクのコスト削減にもなります。
インターネットFAXを使って一斉送信することで、時間や手間の節約をし、コストを減らすことで企業に良い効果をもたらすでしょう。
送信中の受信が可能
最近のFAX機はFAXと電話が一体になっている複合機が多くなっています。
FAXを送っているあいだは電話回線を占領してしまい、FAXの受信ができず、大事な資料などをすぐ確認することができませんでした。
資料が確認できないと業務に遅れが出て、支障が出ることもあったでしょう。
しかし、インターネットFAXならFAXを送っている間でも受信可能です。
通信料金の節約
いままでのFAXは1枚あたり約10円で、さらに遠方へ送る際はさらに通話料が高くなっていました。
インターネットFAXの場合、送信枚数が多ければ割引されるサービスや、毎月一定枚数の無料枠が付いているサービスがあるため、場合によっては通信料金が安く済むことがあります。
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大量に一斉送信したい場合におすすめのサービスは？
インターネットFAXで大量に一斉送信をしたい場合どこのサービスがよいのでしょうか？
数あるインターネットFAXの中からおすすめの2つを詳しくご紹介します。
BizFAXスマートキャスト
まずは「BizFAXスマートキャスト」です。
BizFAXとはNTTコミュニケーションズが運営していて、最大3,000通の宛先にまとめて送ることが可能です。
NTTはサポート体制も充実しており、困ったことがあれば24時間365日迅速にサポートしてくれます。
「宛先ファイル同報」は、送信したい宛先のリストをメールに添付して送ると、自動的にリストに記載された複数の宛先へ一斉送信することができる機能です。
ひとつひとつ入力する手間が省け、頻繁に送り先が変わっても宛先リストを変更するだけなので簡単です。
また、「宛先リスト同報」では、送りたい宛先リストをネットワーク上に登録し、リスト番号を指定するだけで複数の宛先へ一斉送信することが可能です。
得意先、支社など一斉送信するリストを作って指定しておけば、送り先をひとつひとつ選ぶ手間も省け、時間を短縮できます。
リストを使用しない電話番号指定同報は、最大10件の宛先まで一斉送信もでき、手入力になりますが宛先が少ない場合にも対応しています。
FAX1枚あたり国内の場合は約25円、夜間・土日祝の場合は1枚あたり約19円となっています。
コストを少しでも削減したい方は、時間指定送信を利用して一斉送信するとよいでしょう。昼間に送信の予約をしておいて、夜間に実際の送信が行われるようにすれば、夜間に作業をすることもなく、安い送信料金が適応されるようにできます。
秒速FAX送信
続いてご紹介するのが「秒速FAX送信」です。
入会金・初期費用が0円・月額基本料0円・1ページ送信単価10円～とインターネットFAXを始めやすい価格設定です。
秒速FAX送信では、送信枚数によって1ページの送信単価が変わります。
～5,000枚：10円
5,001枚～10,000枚：9円
10,001枚～50,000枚：8円
50,001枚～：7円
「同報FAX・一斉送信」機能では、1回の送信で最大3,000通まで一斉送信可能、この機能を複数回利用することで、何十万枚でも送信することができます。
送信時のファイル容量は10Mまでで、PDFファイルが推奨されています（Word、Excel、gif、jpgなどは再現性が正確ではないので推奨はしていないので注意が必要です）。
一斉送信はしないが、枚数が多い企業におすすめ
一斉送信をあまりすることがないものの、毎月の送信枚数がそこそこあるという企業におすすめしたいのが「03FAX」です。
03FAX
「03FAX」は、パソコンおよびスマートフォンで使用できるインターネットFAXです。
「03FAX」の料金体系は、月額料金980円、初期費用5,000円（初回を年払いをすると初期費用が無料）です。
受信は何枚でも無料、一方送信についてはA4の文書を1枚送信するとおおよそ40円程度かかります。
この料金だけみるとやや割高となってしまうのですが、個々で注目したいのが「使い放題500」というオプションプランです。
「使い放題500」は1番号あたり月額費用1,000円のオプションです。利用することで、毎月500枚まで送信費用がかからず送り放題になります。
まとめ
インターネットFAXについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
インターネットFAXなら、これまでかなりの時間と労力をかけていた一斉送信作業が、とても簡単に行えるようになります。
もしも定期的にFAXの一斉送信を行っている場合は、適したインターネットFAXサービスへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。
