オフィスでのFAX業務に、不便さを感じたことはありませんか？
「紙詰まりが頻繁に起こる」「インクの補充が面倒」「書類の紛失リスクがある」など、FAXならではのデメリットを感じたことがある方も多いのではないでしょうか。
そのようなFAXのデメリットを解消してくれるサービスが、クラウド型のインターネットFAXです。
クラウド型のインターネットFAXは、ペーパーレス化、デジタル管理など、FAXの業務効率化におすすめです。
今回は、クラウド型のインターネットFAXのメリットやデメリットをご紹介していきます。
各サービスを比較するポイントや主要なクラウド型のインターネットFAXについてもご紹介しますので、FAX業務の効率化にぜひお役立てください。
目次
クラウド型のFAX送受信サービスとは
クラウド型のFAX送受信サービスは、インターネットFAXと呼ばれることもあるサービスです。
そもそも「クラウド」とは、特定のハードウェアを持たなくても、ソフトウェアをインストールしていなくても、必要な時に必要なサービスを利用できる考え方のことを言います。
今までは、FAX機やFAX機能付の電話機を利用してFAXの送受信を行っていましたが、クラウド型のインターネットFAXは、専用の機械は必要なく、インターネットを利用すればFAXの送受信ができるという特徴があります。
従来のFAXが、電話回線を利用して通信を行うに対し、クラウド型のインターネットFAXは、インターネット回線を利用して通信を行います。
インターネット環境があれば、どこにいても利用ができるのがクラウド型インターネットFAXの一番の特徴と言えます。
クラウド型FAXを利用するメリット
クラウド型インターネットFAXを利用するメリットは、次のようなものがあります。
・利用場所を選ばない
・ペーパーレス
・コスト削減に繋がる
・書類の管理が容易
ひとつずつ詳しくみていきましょう。
利用場所を選ばない
クラウドを利用したFAXなので、インターネット環境さえあればどこでも、FAXの送受信や内容の閲覧を行うことができます。
パソコンやスマートフォンがあれば、FAX専用機器が無くても利用ができるので、場所を選ばず、便利ですね。
今までのFAXだと、外出中に届いたFAXの内容の確認ができないということもありましたが、クラウド型のインターネットFAXは、外出中でも送受信や内容の確認ができることが大きなメリットです。
ペーパーレス
クラウド型インターネットFAXは、パソコンやスマートフォンでFAXの送受信を行うため、書類を印刷する必要がありません。
ペーパーレス化を図れるため、インクの補充や紙の補充の手間がかからず、紙詰まりなどのトラブルから解放されます。
ペーパーレスになると、FAX機器のメンテナンスの負担が減るので、クラウド型インターネットFAX導入のメリットといえますね。
コスト削減に繋がる
クラウド型インターネットFAXは、FAX専用機器を購入する必要がありません。
また、インターネットFAXはペーパーレスのため、紙代やインク代も不要となり、総合的なコスト削減に繋げることができます。
書類の管理が容易
今までのFAXでは、受信した書類の管理が面倒ではありませんでしたか？
クラウド型のインターネットFAXの書類管理は、デジタル管理になります。
デジタル管理は、書類を紛失してしまうリスクが低く、書類の管理が容易になるメリットがあります。
また、書類はPDFで保存されるので、書類の劣化も防ぐことができます。
インターネットFAXでフォルダ分け機能を活用すれば、探すのに時間がかかっていた書類も、すぐに見つけることができ、FAX業務の効率化に繋がります。
クラウド型FAXのデメリット・注意点
メリットの多いクラウド型インターネットFAXですが、デメリットや注意点もあります。
・インターネット環境の構築が必要
・料金が高くなることも
・今までの番号が使えない可能性がある
・手書きのFAXが手軽に送れない
インターネット環境の構築が必要
もしも社内のインターネット環境が整っていない場合は、クラウド型インターネットFAXの導入に伴い、インターネット環境の構築が必要になります。
サービスの選定や導入には手間や時間がかかり、月々の通信費が追加でかかることもあるので、注意が必要です。
料金が高くなることも
今までのFAXは、電話料金と同様、距離と通信時間で送信料金が決まっています。
クラウド型インターネットFAXは、送信1枚あたり〇円と設定されている場合があります
全国一律料金となってしまうため、同一市内への送信が多い場合などは、クラウド型インターネットFAXの導入により、料金が高くなってしまう可能性があります。
今までの番号が使えない可能性がある
クラウド型インターネットFAXの番号は、サービスによっては「050」や「020」から始まる番号しか選択できない場合があります。
インターネットFAXの導入により、今まで使っていた番号が使えなくなると、関係者への連絡など手間がかかることが想定されます。
手書きのFAXが手軽に送れない
今までのFAXでは、注文用紙に手書きで記入してすぐに送信することや、受信した書類に図を記入して送信することが簡単にできます。
しかし、クラウド型インターネットFAXは、ペーパーレスのため、手書きで記入して送信したい書類をスキャンで読み取るなど、手間が増える可能性があります。
手書きでのやり取りが多い場合、インターネットFAXの導入には注意が必要です。
クラウド型インターネットFAXの導入にあたっては、デメリットや注意点を理解したうえで、各サービスを比較検討したいですね。
クラウド型のインターネットFAXの比較ポイントとは？
クラウド型のインターネットFAXは、様々なサービスがあるため、どのサービスを導入すれば良いか悩む場合もあると思います。
そこで、比較のポイントを5つに厳選してまとめました。ぜひ、クラウド型のインターネットFAXサービスを比較検討する際のご参考にしてみてください。
送受信料金と無料枚数
クラウド型インターネットFAXは、サービスにより料金設定が異なります。
送受信〇枚まで無料など、一定枚数に無料枠がある場合が多く、送信枚数に応じた定額プランがあるサービスもあります。
無料枚数や定額プランの枚数を超えた場合は、通常料金が適用されることが多いです。
FAX業務で受信が多いのか、送信が多いのか、また枚数は毎月どの程度想定されるのかを整理した上で、お得に利用ができるサービスを比較すると良いでしょう。
使いやすさ・利便性
クラウド型のインターネットFAXは、フォルダ分け機能など、利便性の高い機能が付帯しているサービスもあります。
中には、フォルダ分けを自動で行ってくれるサービスもあります。
また、サービスによっては、スキャン機能が始めから備わっているものもあります。
基本的にはペーパレスになるものの、手書きの書類を送信する場合などはスキャン機能が必要になります。
送受信ともに枚数が多い場合はフォルダ分け機能が充実しているインターネットFAX、手書きが多い場合はスキャン機能が充実しているインターネットFAXなど、使い方に応じてクラウド型インターネットFAXを比較してみましょう。
利用できるFAX番号
クラウド型インターネットFAXは、サービスにより、利用できる番号が異なります。
「050」や「020」から始まる番号しか選べない場合や、「東京03」「大阪06」であれば選べる、または多くの市外局番から選べるなどサービスにより様々です。
選択にあたっては、利用したい市外局番があるかどうか確認してみましょう。
今ある番号が利用ができない場合でも、番号転送サービスや移転サービスが利用できる場合もあるので、必要な場合は詳しく確認してみると良いでしょう。
利用できるデバイス
クラウド型のインターネットFAXを比較する場合、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どのデバイスで利用できるかどうか確認しましょう。
多くのインターネットFAXの場合、どのデバイスにも対応していますが、スマートフォンで利用するシーンが多い場合は、アプリでの送受信ができると、より使い勝手が良いので合わせて確認することをおすすめします。
本人確認がしっかり行われているか
クラウド型インターネットFAXのサービスによっては、サービスの申込後、即時で利用可能なサービスもあります。
しかし、クラウド型インターネットFAXは、「犯罪収益移転防止法」が定める特定業務に該当するため、利用開始には本人確認が義務付けられています。
2019年5月の法改正に伴い、新たにFAX番号を取得する場合、本人確認が必要となりました。
複数あるサービスの中でも、即時利用ができてしまうサービスもまれにあるようです。便利ではあるものの、本人確認が行われる前の状態からサービスが利用できるサービスは、コンプライアンスの観点で注意が必要です。
主要なクラウド型FAXサービス
最後に、主要なクラウド型インターネットFAXについてご紹介します。
各サービスの特徴や料金についてご紹介していきますので、自社に合ったサービスを探す際の参考にしてみてください。
03FAX
03FAXの特徴は次のようになっています。
・初期費用 5,000円
・月額費用 1,280円
・受信は無制限に無料
・送信は20円/30秒
・一定枚数以内の送信が定額となるオプション「使い放題500」がある
・スマートフォンから写真をそのまま送信可能
・今までの番号をそのまま使える「番号移転」が利用可能
・FAX番号は住所に対応した市外局番となるが、対応エリア外は「050」
03FAXは、「使い放題500」という定額のオプションサービスがあり、月額料金プラス1,000円で、500枚までの送信ができます。
月々の送信枚数が仮に500枚だとすると、1枚あたりの送信料金は2円になるので大変お得です。
500枚を超えると通常料金の、20円/30秒が適用されます。
また、番号移転サービスがあるため、今までの番号がそのまま利用できるのも特徴です。
今までの番号を変えることなくクラウド型インターネットを導入できるので、利便性が高いですね。
※ただし移転できる番号には条件があります。詳しくは03FAX公式ページからご確認ください。
しっかりと本人確認が行われるサービスですので、利用開始まで少し時間はかかってしまいますが、コンプライアンスの観点から安心できるサービスと言えます。
【03FAX 公式HP】
https://03plus.net/03fax/
eFax
eFAXの特徴は次のようになっています。
・登録手数料 1,000円（税別）
・月額利用料 1,500円（税別）
・受信150枚まで無料、151枚目～10円/枚
・送信150枚まで無料、151枚目～10円/枚（60秒毎に計算）
・全国47都道府県の市外局番をカバーしている
・スマートフォンで撮影した写真をそのまま送信できる
・申し込み完了後すぐにFAXの送受信ができる
eFAXは、全国47都道府県の市外局番をカバーしているので、住所地に合わせた番号を利用できるのが特徴です。
住所地の市外局番を利用したい場合には、ぴったりのサービスですね。
また、送受信ともに150枚までが無料なので、受信も送信も月々150枚程度に収まるようでしたら、リーズナブルに利用ができるサービスと言えます。
【eFAX 公式HP】
https://www.efax.co.jp/
jFAX
jFAXの特徴は次のようになっています。
・登録手数料 1,000円（税別）
・月額利用料 990円（税別）
・受信100枚まで無料101枚目～10円/枚
・送信50枚まで無料51枚目～10円/枚（60秒毎に計算）
・「東京03」もしくは「050」から選択
・メールで送受信を行うので使い方がシンプル
・申し込み完了後すぐにFAXの送受信ができる
jFAXは登録手数料1,000円、月額利用料990円と、リーズナブルな料金設定が魅力です。
送信は50枚まで、受信は100枚まで無料なので、送受信ともに枚数が少ない場合にぴったりのサービスです。
【jFAX 公式HP】
https://www.jfax.com/
まとめ
いかがでしたでしょうか？
FAX業務の効率化に繋がるクラウド型のインターネットFAXについてご紹介してきました。
総合的なコスト削減やデジタル管理など、メリットの多いクラウド型インターネットFAX。
導入にあたっては、料金プランや、利便性、利用できるFAX番号などを比較してサービスを選択するのがおすすめです。
日々のFAX業務にデメリットを感じている場合、FAX業務の効率化に繋げることができる、クラウド型インターネットFAXの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
