FAXをクラウド経由で送受信！メリットやおすすめサービスは？

ビジネスの現場ではメールでのやり取りが主流となっていますが、FAXもまだまだ現役で活躍しています。特に帳簿や発注書、注文書など紙の書類を大量に扱う会社などが利用していることが多いです。

そして近年、世の中のクラウド化が進んだことからクラウド経由のFAXサービスも登場しています。通常のFAXは電話回線を用いて使用しますが、クラウド経由のFAXはインターネット回線を使用するのが特徴です。

本記事ではクラウド経由で送るFAXとはどのようなサービスなのか、どんなサービスがあるのかなどをご紹介します。

FAXをクラウド経由で送るには？

通常のFAXは電話回線を利用してFAXを送受信します。一方でクラウド型FAXはインターネットFAXとも呼ばれ、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行います。

そのためFAX機がなくても、インターネットにつながっている端末さえあればFAXを送受信できます。では一体どのような仕組みになっているのでしょうか。

クラウド型FAXを利用しよう

クラウド型FAXから一般のFAXへ原稿を送る際には、専用の機器などは必要ありません。専用のサービス契約をすることで、Web管理画面やメールなどからFAXを送れるようになります。

電話回線を利用するFAXの場合、紙に書かれた文字を符号に変換し、相手に送信します。クラウド型FAXの場合でも同様に、原稿を相手に送信する際にクラウド上のサーバーでFAX符号に変換されます。

逆に相手から受信する場合は、送られたFAX符号をクラウド上のサーバーでPDF等の画像に変換してからパソコンやスマホに送られます。そのためパソコンやスマホ側で特別な変換をしなくても、FAXの送受信が可能になるのです。

クラウド型FAXの使い方

クラウド型FAXは基本的にメール、アプリ、Web管理画面などから利用することができます。サービスによってどれに対応しているかは様々です。

たとえばメールの場合はファイルをメールに添付して、送信先の番号をアドレスに入れて送信します。アプリやWeb管理画面も基本的な操作は変わらず、送る相手の番号を入力し、添付するファイルを選びます。

相手から送られてきたFAXは、クラウドのサーバー上で自動的にPDFファイルなどに変換されます。そのため特別な変換をしなくても、パソコンやスマホからすぐに内容が確認できます。

クラウド型FAX送受信サービスのメリット

クラウド型FAXには通常のFAXにはないさまざまなメリットがあります。ここではクラウド型FAXならではのメリットについてご紹介します。

コスト削減

クラウド型FAXは、インターネットに接続された端末があれば利用できます。そのため新たな機器を導入する必要がなく、導入コストが安くすみます。

また通常のFAXを利用するには紙やトナーが必要ですが、クラウド型FAXはそれらが不要です。ランニングコストも安くすむため、通常のFAXより大幅なコスト削減につながります。

どこにいてもFAXを送受信でき、業務の効率アップ

クラウド型FAXは、パソコンやスマートフォンなどの端末さえあればどこでも送受信できるので、確認のためにわざわざ席を立つ必要がありません。また受信したFAXに返信する、社内で共有するといった作業も、データであればデスクに座ったまま行えます。

またスマホでも確認できるサービスを利用すれば、外出中でもFAXの内容を確認できます。「担当者が外出中だからすぐに返信できない」という状況がなくなるので、素早く相手に返信できます。そのため業務効率化と共に顧客満足度の向上にもつながります。

手軽に送信できる

クラウド型FAXはメールやWeb管理画面から簡単にFAXを送信できます。

Wordデータや画像データなどをFAXとして送る場合、従来のFAXのように一度紙に印刷する必要はなく、データのままで送信することが可能です。

またサービスによっては手書きの紙でも写真に撮るだけでFAX化できるものがあるので、より手軽に利用できます。

データ化されるので管理しやすい

紙の状態で送られてきた発注者や請求書などは、情報を基幹システムに入力する手間が発生します。クラウド型FAXはPDFなどデータの状態で受信するので、システムへの入力が楽になります。

また過去の書類を検索する際も、データであればすぐに探し出せます。FAXの内容を社内で共有するのも便利です。

さらに、紙の書類はファイリングして棚に保存するなどの作業が発生しますが、データであればこれらの作業を省けるので業務効率化につながります。

クラウド型FAX送受信サービスのデメリット

メリットの多いクラウド型FAXサービスですが、デメリットもあります。ここでは知っておきたいクラウド型FAXサービスのデメリットについてご紹介します。

枚数次第では割高になる

クラウド型FAXサービスにはさまざまなプランが用意されています。

月に1～数枚しか送受信しないのであれば無料で使えるもの、大量の枚数を送受信するならお得になるものなどがあります。

自社のひと月の適正な送受信数が分かっていないと、プラン次第では割高になってしまいます。導入を検討する際には、まず自社が月にどれだけFAXを送受信しているのかを確認しましょう。

また主に同じ市内の相手としかやり取りを行わない場合は、従来の電話回線を使ったFAXの方が安くなる可能性もあります。

送受信料金の計算方法に注意

クラウド型FAXサービスは基本的に、枚数ではなく通信時間に基づいて費用が加算されます。

通信状況によっては同じ書類でも送受信にかかる時間が異なる場合があるため、想定よりも実際の費用がかかってしまう場合もありますので注意が必要です。

費用をシミュレーションする場合は、ある程度の幅をもたせて想定しておきましょう。

PC・スマホ上での操作に慣れる必要がある

クラウド型FAXサービスを使うには、パソコンやスマホなどのデジタル端末を操作する必要があります。いつでもどこからでも送受信できるのは大きなメリットですが、導入時には操作に慣れる必要があります。

個人差がありますが、デジタルに慣れていない人が使う際には高いハードルとなるでしょう。

受信に気づかないリスク

従来のFAXだと電話と同じように呼び出し音が鳴るので、受信に気づきやすいというメリットがあります。

しかしクラウド型FAXはパソコンやスマホを使うので、うっかり見逃してしまう可能性があります。この点は各サービスでどのように受信が通知されるのか、あらかじめ確認しておきましょう。

クラウド型FAX送受信サービスの選び方

クラウド型FAXは複数の会社がサービスを提供しています。またサービスの中でもプランによって使える機能が違うことも多いです。その中から自社に合ったものを選ぶにはどうしたらいいのでしょうか。

ここではクラウド型FAXサービスの選び方についてご紹介します。

目的で選ぶ

まずは「導入の目的」を明確にしましょう。

自社にどうしてFAXが必要なのか、そしてクラウド型を選ぶ必要があるのかなどを考えておきましょう。

目的が明確になったら必要な機能が見えてきます。クラウド型FAXサービスによって機能が異なりますので、必要な機能が備わったものを選びます。

またすべてのクラウド型FAXサービスが送受信どちらもできるとは限りません。「送信のみ」、「受信のみ」と機能を制限し、その分料金を下げているサービスもあります。

またパソコンだけでなくスマホなど他の端末と同時に使用したい場合は、それらのサービスに対応しているかの確認も必要です。

費用で選ぶ

クラウド型FAXサービスはさまざまなプランが用意されていることも多いです。初期費用や月額料金がいくらになるのか確認しましょう。

また送信数などに応じて費用が変わるものや、月に何枚まで無料などと設定されているものもあります。月々の送受信枚数が多いのであれば「月に〇〇枚まで無料」などのプランがあると安心です。

逆に送受信枚数が少ない場合は、「使った分だけ」費用を払うプランだと無駄なコストが発生しないのでおすすめです。

さらに送信だけでなく受信にも費用がかかるものがあります。送信だけでなく、受信が何枚まで無料なのかもしっかり確認しましょう。

手持ちのFAX番号をそのまま使いたい場合は注意が必要

現在既にFAXを導入していて、手持ちのFAX番号をそのまま使いたい場合は注意しましょう。クラウド型FAXは基本的に新たに番号を割り振りますので、既存の番号が使えない場合もあります。

もしFAX番号を変えたくないのであれば、転送サービスや番号移転のサービスなどを提供しているサービスを選びましょう。

またサービスによっては市外局番が利用できるもの、全国共通の「050」とどちらも選べるものなど使える番号も異なります。ビジネス利用などで「市外局番の番号が欲しい」と考えている場合は、それに適したサービスを選ぶ必要があります。

おすすめのクラウド型FAX送受信サービスとは？

クラウド型FAXサービスは多くの会社で提供されています。

ここではその中からおすすめのサービスである「03FAX」についてご紹介します。

03FAX

03FAXはスマホアプリでFAXの送受信ができるクラウド型FAXサービスです。2020年1月よりパソコンのブラウザでも使用できるようになり、さらに便利になりました。

申し込みから利用までインターネット上で完結できます。

03FAXの特徴

・スマホアプリで送受信可能

03FAXはスマホアプリとパソコンで送受信ができます。

アプリの場合、受信を通知やメールで知らせてくれます。受信した内容はPDFや画像として保存できるので、必要に応じてメール添付や共有ができます。

送信にはPDFファイルやJPG画像の送信が可能です。またドキュメントスキャナー機能を使えば、スマホのカメラで撮影した写真を自動でFAX用に変換してくれます。

・パソコンのブラウザからも送受信可能に

2020年1月から、アプリからの送受信に加えて、パソコンのブラウザからでも送受信が可能になりました。

パソコンで利用する場合は「お客様ページ」にログインします。メインページにある「クラウドFAX」をクリックすると、受信トレイが表示されます。そこで今まで受信したFAXの内容を確認できます。

送信する際には送信先の電話番号を入力し、送信するファイルをアップロードします。ファイルがアップロードされているのを確認したら「送信ボタン」をクリックします。これで相手にFAXが送信されます。

・番号の移転が可能

オプションとして追加費用がかかりますが、移転可能な電話番号であれば、現在利用しているFAX用の電話番号をそのまま利用できます。

転可能な電話番号は、NTT東西で加入電話またはISDNで発番されたものです。現在の番号がどのような契約内容になっているのかが不明な場合は、契約中の通信業者に問い合わせて確認しておきましょう。

・従来のFAX機と併用も可能

03FAXではオプション機能を使えば、従来のFAX機と一緒に利用できるようになります。利用にはクラウド型とオプションの宅内機器（アダプタ）を同時に契約します。

代表のFAX番号と組み合わせることで、オフィスではFAX機、外出先ではアプリなどで同じ内容を確認できます。

この機能を使えば外出先や出張先の人と簡単に内容を共有できます。

・無料お試し期間も用意

03 FAXは無料お試し期間として「0円スタートキャンペーン」を実施しています。初回申し込みに限り、申し込みから毎月25日までの最大30日間無料で利用できます。

期間中に解約することで全額返金されます。受信制限はありませんが、1日1枚までという送信制限があるので注意しましょう。

03FAXの料金プラン（すべて税抜）

ひと月に大量のFAXの送受信を行う場合は、オプションの「使い放題500」を利用するのがおすすめです。使い放題500は、ひと月に500枚までなら無料で送信できるサービスです。500枚を超えた場合は通常の料金が発生します。

また既に利用しているFAX番号を利用したい場合は「番号移転オプション」を利用しましょう。利用している番号が移転可能かどうかは、契約中の通信業者に問い合わせれば確認できます。

03FAX
https://03plus.net/03fax/

まとめ

クラウド型FAXサービスは、従来のようなFAX機や紙、トナーなどがなくてもFAXが送れる画期的なサービスです。用意するものが少ないので導入コストを下げられます。またわざわざオフィスで待っていたり、帰ったりしなくても手元の端末でさっと確認できる、ペーパーレス化などメリットも多いです。ただしデメリットもあるので、メリット・デメリットをしっかり理解した上でどんなクラウド型サービスを導入するのかどうか検討しましょう。