FAXのコストカット方法とは？おすすめは「インターネットFAX」

従来のFAXからインターネットFAXに切り替えることで、FAX料金を約70％コストカット出来ます。

なぜそんなにコストカットが出来るのか、メリットとデメリットは何か、従来のFAXとインターネットFAXを比較し、コストをカットする方法をご紹介していきます。

FAXには様々なコストがかかる

FAXを導入すると設備、メンテナンス、消耗品、電気代などのコストがかかります。

実際にどのくらいのコストがかかるのか詳しく見てみましょう。

複合機などの設備・メンテナンス

オフィスに複合機を設置するには運送費、電気回線の設置や設定などのコストがかかります。

複合機をどうやって導入するかによってもかかるコストが変わってきます。

複合機を導入する方法は購入、リース、レンタルの３つになります。

複合機を購入する場合、価格が10万円以上の複合機であれば資産として計上することができますが、固定資産税の支払いや、減価償却の手続きをしなければなりません。

一括で購入していればリース料やレンタル料などの支払いがないので、長い目で見ればコストをカット出来ます。

しかし、分割購入した場合は金利が上乗せされるのでトータルのコストが高くついてしまい、コストカットするのは難しくなります。

購入した場合は、メンテナンスや修理が必要なときは自分たちで手配します。

購入したところによっては、無料でメンテナンスや修理をしてくれますが、そういったサービスがないと修理のためのコストは1回数万円程かかります。部品交換が必要な修理になると10万円を超えることもあります。

複合機をリースをする場合、月額5,000円〜30,000円が相場になります。

リースの特徴は最新機種や好みの機種を指定出来ることです。

この料金にメンテナンスのためのコスト、故障した時のコストなどが含まれていることが多いので、購入するよりもコスト抑えて複合機を導入することが可能です。

しかし、年単位での契約のため、途中解約ができないデメリットもあります。

長期で使用すると購入した場合よりもトータルのコストが高くなるので注意が必要です。

複合機をレンタルする場合、日単位〜月単位でレンタルすることが出来ます。数日間のイベントやセミナー、数ヶ月のプロジェクトや仮設事務所での利用が可能です。

購入資金がなくても必要なときだけ複合機を導入出来るため、コストカットにつながります。リースと違い、複合機の機種を選ぶことが出来ず、レンタル業者の在庫に残っている機種になります。

新品の機種が来るとこはほとんんどなく、古い機種やよく故障を起こす機種が届く可能性もあります。

メンテナンスや修理に時間とコストがかかってしまうこともあるので注意が必要です。

紙やインクなどの消耗品

A4サイズ、1枚の値段相場が約0.7円です。

100枚で70円、500枚で350円、1,000枚で700円かかります。

1回の受信枚数が多かったり、1日に何回もFAXを送受信すると紙のコストがかかります。

複合機によってインクの種類が異なりますが、インク1本あたりの相場は1,000円〜2,000円です。

紙と同様に印刷をすればするほど、インクの交換回数が多くなりコストがかかります。

また、紙の補充やインクの交換が必要になります。

消耗品のため補充や交換の回数が多く手間に感じることもあります。

FAX利用の費用

受信時には料金がかかりませんが、送信時は通話料金と同じように料金が発生します。

市内通話料金(8.5円(税抜)でかけられる秒数)

※昼間(午前8時～午後7時)、夜間(午後7時～午後11時)、深夜 (午後11時～午前8時)
※[ ] 内の数字は、3分間通話した場合の料金です。

同一県内の市外通話料金(10円(税抜)でかけられる秒数)

※昼間(午前8時～午後7時)、夜間(午後7時～午後11時、土曜・日曜・祝日の昼間を含む)、深夜 (午後11時～午前8時)

※[ ] 内の数字は、3分間通話した場合の料金です。

（NTT東日本公式ホームページより　https://web116.jp/phone/fare/k_to_k.html）

通話時と同じように通信料がかかるため、枚数が多く送信時間が長くなるほど料金が高くなります。

送信する時間帯が夜間、深夜であれば昼間よりは通信料がカットすることができますが、業務中にFAX送信する時間は昼間になるので通信料のコストをカットするのは難しいですね。

電気代

古い機種よりも最新機種が省エネ機能など付いているため、電気代のコストをカットすることが出来ます。

機種にもよりますが、最新機種の複合機で月々の相場は約3,000円〜4,000円になります。

オフィスに何台か複合機を置くと台数分電気代がかかるので、その分コストがかかります。

利用する際にかかる時間・場所の制約

オフィスにある複合機からFAXを送信するため、送信が完了するまではオフィスを離れられません。

また、営業などでオフィス外にいるときに先方からFAXの受信を確認しにオフィスに戻る…なんてこともあり仕事の効率を下げてしまうことも。

時間や場所に制約される点は複合機のデメリットですね。

FAXのコストカットには「インターネットFAX」が便利

インターネットFAXでコストカットできるポイント

・複合機の設置、メンテナンス、修理代のコストをカット

複合機を導入しなくてもFAXの送受信出来るため、大きくコストカット出来ます。

・インクや紙の消耗品のコストをカット

スマホやPCに届いたFAXでペーパー化が必要なものだけ印刷出来ます。余分な印刷を行う必要もなく、その分の手間をカットできます。

紙の補充やインクの交換の必要もカットできるので非常に効率的です。

・FAX送信料のコストをカット

インターネットFAXのサービスにより異なりますが、電話回線の通信料よりコストカットすることができる場合が多いです。

・複合機の電気代のコストをカット

複合機を導入しなくてもFAXの送受信が出来るため、複合機自体の電気代がかからず、コストカットにつながります。

実際にどのくらいコストカットになる？

従来のFAXで100枚送信した際にかかる費用

FAX機の導入　　　　5,000円（リースで導入した場合）

インク代　　　　　　1,000円

紙代　　　　　　　　 　70円（A4用紙1枚0.7円）

送信料　　　　　　　   500円（区域隣接・〜20㎞まで20円/90秒で1枚22.5秒かかる仮定）

電気代　　　　　　　3,000円（1ヶ月の使用量）

合計　　　　　　　　9,570円

インターネットFAXで100枚送信した際にかかる費用

月額料金　　　　　　1,500円（インターネットFAX相場）

インク代　　　　　　　　0円

紙代　　　　　　　　　　0円

送信料　　　　　　　　  800円（1枚8円とした場合）

電気代　　　　　　　　　0円

合計　　　　　　　　2,300円

比較してみるとかなりコストカットされることがわかります。

複合機の導入や電気代がかからなくなるだけでも随分コストカット出来ます。

インターネットFAXサービスの中には送信料が毎月150枚まで無料というところもあります。

業務に合ったインターネットFAXを利用することで、さらにコストカット出来るかもしれませんね。

インターネットFAXは他にもメリットがたくさん

とても便利でリーズナブルなインターネットFAXですが、具体的にコストカット以外にどのようなメリットがあるのでしょうか。

どこでもFAXを送受信できる

インターネットが繋げる状況であれば、スマホやPCからどこでもFAXを送受信することが可能です。

オフィス外にいるときにFAXの受信を確認したり、FAXの送信が必要になったときはその場で送信することが出来ます。

FAXを受信したときにメールで知らせてくれる機能などもあるので、確認し忘れることもなくなり余計な手間をカットすることができます。

FAX原稿を紛失する心配がない

インターネット回線のため、インターネット上にデータが残るので紛失することがありません。

書類を失くしてオフィスを探し回る手間もカットできます。

もし、ペーパー化した書類を紛失しても、データが残っているので、また印刷してペーパー化することも可能です。

情報漏えい対策になる

従来のFAXでは電話番号を間違えて誤送信してしまうこともありました。

インターネットFAXでは事前に登録した宛先に送信するので誤送信を防ぎます。誤送信がなくなることで情報漏洩のリスクを減らすことができます。

必要な分だけプリントアウト可能

PCやスマホでFAX受信をした書類の内容を確認し、ペーパー化が必要なものだけプリントアウトすることが出来ます。

余分な書類をプリントアウトしなくて済むので、印刷用紙やインクのコストカットになります。

FAXのコストカットにつながるおすすめインターネットFAX

03FAX

03FAXではアプリを使ってスマホ・PCからFAXの送受信ができます。

FAX受信した書類を編集アプリを使ってテキストや図形を追加して、そのまま送信をすることで紙の使用をカットすることができます。

受信ファイルはPDFまたはJPG画像で保存可能で、送信はPDFファイルやJPG画像、さらにスマホで撮影した写真をFAX用に自動変換して送信出来ます。

03FAXでは指定された地域に登録住所が当てはまれば、市外局番を使うことも出来ます。登録住所がない場合は050から始まる番号で利用出来ます。

従来のFAXでは文字潰れなど起きていましたが、ドキュメントスキャナー機能でクリアな画質に。アプリでコントラストの調節も出来るので綺麗なFAXを送信出来ます。

基本料金

初期費用　5,000円（初回年会払で初期費用無料）

月額費用　980円

送信料　　20円/30秒（使い放題500を利用すると月500枚まで追加料金なし）

受信料　　無料

使い放題500は月1,000円で利用出来ます。

申し込み時に0円スタートプランを利用すれば、受信は無制限で、送信は1日1回まで最大30日間、無料で利用することができます。

0円スタートプランを利用してインターネットFAXを試しに利用してみるのもいいですね。

＞＞　03FAXについて詳しくはこちら　＜＜

メッセージプラス

メッセージプラスでは、インターネットの環境があればスマホ・PCだけでなく複合機からでもFAXの送受信ができます。

オフィス外にいるときはスマホ・PCから、オフィスにいるときは複合機からFAXを送受信するなど使い方を選べます。

また、手書き機能で届いたFAXにデータ上に直接書き込むことができます。

直接書き込む事が出来るため、今までのようなプリントアウトする手間をカットすることができ、PC上で直接手書きの書き込みができるので、返送する際にはとても便利ですね。

さらに、メッセージプラスでは、留守番電話もクラウド化することが可能です。

メッセージプラスに申し込むと専用の050から始まる電話番号が発行されます。

この番号は自分だけのFAX（送信・受信）及び電話（受信のみ）番号です。

自分専用の電話番号に録音されたメッセージはメッセージプラスのサーバーに保存され、インターネットの環境があるスマホ・PCから確認・聴取出来ます。会社の電話に伝言が入ると専用のサーバーにメッセージが保存されます。

スマホ・PCに着信通知のメールが届くのでいつでもメッセージを確認することが出来ます。

基本料金

月額費用　　　980円（税抜）
年払いプラン　年額9,800円

年払いプランなら2ヶ月分の料金が割引となるので、月額に換算すると792円になります。さらに、3,000円分のFAX送信ポイント（初年度のみ）も付きます。

導入を決めたら年払いの方が更にコストがカットできお得ですね。メッセージプラスもFAX受信には料金がかからず、コストカットが可能です。

メッセージプラスではFAX送信時に1枚あたり15円（税抜）またはポイントが必要になります。ポイントは事前に購入が必要になります。

1030ポイント：1,000円（税抜）　1枚あたり約14.6円
3200ポイント：3,000円（税抜）　1枚あたり約14.1円
5500ポイント：5,000円（税抜）　1枚あたり約13.6円

購入ポイントが多いほどボーナスが多く加算されるので、まとめてポイントを購入した方がコストカットができ、お得ですね。

まとめ

従来のFAXからインターネットFAXに切り替えるだけで大幅なコストカットが出来ます。

また、コストカットだけではなく、場所や時間を気にすることなくFAXを送受信できるので仕事の効率を上げます。

今ではインターネットFAXの利用は当たり前になりつつあります。

業務の手間をカットし、コストをカットすることのできる数あるインターネットFAXの中で、用途に応じたサービスを見つけてみてくださいね。