みなさんのオフィスでは、FAXを使っていますか？
取引先との関係や、業種柄など、FAXを業務と切り離すことができない場合も多いのではないでしょうか。
メールのように手軽にやり取りが出来れば良いですが、FAXは外出中に確認できないなど、デメリットを感じたこともあると思います。
紙詰まりやインク切れなど利用中に手間がかかるデメリットを感じたことも多いのではないでしょうか。
そのようなFAX業務の効率化に繋がるサービスが「インターネットFAX」です。
今回は、インターネットFAXの特徴やメリットとデメリット、さらにそのデメリットを回避する方法について解説します。
インターネットFAXとは？
電話回線を利用する従来型のFAXと違い、インターネット回線を利用したFAXのことをインターネットFAXといいます。
電話回線のように固定されていないので、場所を選ばず利用できるのがインターネットFAXの特徴です。
外出中でも、インターネットFAXであれば、内容の確認や返信作業を行うことが可能です。
インターネットFAXの確認や返信は、パソコンやスマートフォンから行うため、FAXの送受信で印刷をする必要がなく、ペーパーレス化を図れます。
従来印刷していた紙が不要になると、紙代のコスト削減に繋がり、紙の補充の手間や紙詰まりが起こるというデメリットを回避することができます。
また、インターネットFAXは送受信したデータはデジタル管理となります。
従来のFAXであれば、大切な書類を紛失してしまう可能性があるデメリットがありますが、デジタル管理となれば、大切な書類を紛失するのを防ぐことができ、データの管理も容易です。
外出中に確認できないなどのデメリットも従来のFAXにはありましたが、どこでも利用可能で管理が容易なインターネットFAXは、利便性が高いと言えますね。
インターネットFAXを利用するデメリット・注意点とは？
では、インターネットFAXを利用するうえで、デメリットや注意点はないのでしょうか？
デメリットや注意点を確認しないままインターネットFAXを導入してしまうと、料金面で損をしてしまう可能性や、余計な手間がかかってしまうことがあります。
導入に必要な手間やコスト、機能面など、従来のFAXとインターネットFAXを比較し、デメリットや注意点についてご紹介します。
環境構築の手間とコスト
インターネットFAXの導入には、名前の通り、インターネット環境を整える必要があります。
十分なインターネット環境が既に整備されている場合は問題ありませんが、新たにインターネット環境を構築する場合、サービスの比較検討から導入まで、それなりのコストと手間がかかってしまいます。
また、場合によってはインターネットFAXの利用にスキャナーの購入が必要な場合もあります。
インターネット環境構築の手間や新たなコストが発生することは、インターネットFAX導入のデメリットと言えます。
月々の料金が従来より高くなる場合もある
インターネットFAXは、送信1枚あたりいくら、という料金設定がされている場合が多く、サービスにもよりますが、1枚10円～20円前後で設定されている場合が多いです。
それと比較して、従来のFAXの送信料金は、送信にかかる時間と送信先との距離から計算されています。
電話回線を利用して通信を行うため、料金設定も電話の通話料のように時間と距離から計算される仕組みです。
そのため、県外への送信よりも県内の方が安く、同一市内への送信だとさらに安くなります。
具体的にはNTT東日本の料金表は、次のようになっています。
【出展：NTT東日本ウェブサイト】https://web116.jp/phone/fare/k_to_k.html
同一県内、同一市内への送信が多く、県外への送信がほとんど無いような場合は、インターネットFAXを利用する方が月々の送信料金が高くなってしまうデメリットがあります。
同一市内への送信が中心の場合は、インターネットFAXの導入がコスト面のデメリットとなってしまうため、注意が必要です。
いままで使っていたFAX番号が使えないことがある
通常のFAXからインターネットFAXに切り替えると、多くの場合、FAX番号が変わってしまいます。
インターネットFAXの中には050や020から始まるFAX番号しか選べないというサービスもあります。また、市外局番が選択できるサービスでも「東京03」のみや、「東京03」もしくは「大阪06」の2種類から選択するなど、選択肢が限られているものもあります。
FAX番号を変えてしまうと、名刺や会社案内パンフレット、WEBページなどを変更しなければならない点がデメリットとして挙げられます。
インターネットFAXの持つメリットと比べると、このデメリットが大きいため利用に踏み切れない企業も多いことでしょう。
利用できる電話番号が限られることがある
インターネットFAXのサービスにもよりますが、利用できる電話番号が限られるというデメリットがあります。
サービスによっては、050から始まる電話番号や、020から始まる電話番号しか選べないケースがあります。
市外局番が選択できる場合も、「東京03」のみや、「東京03」もしくは「大阪06」の2種類からの選択など、限られているインターネットFAXが多いです。
今まで利用しているFAXの番号をそのまま利用できるのが一番ですが、インターネットFAXの導入により利用できなくなる可能性が考えられます。
取引先への新しい番号の通知など、対応に手間がかかるデメリットが生じるので、導入には注意をしましょう。
手書き文書の送信が一手間かかる場合も
従来のFAXであれば、カタログなどで注文をFAXでする場合、手書きですぐに送信ができるというメリットがあります。
また、受信した書類に手書きで書き込みを行ったあと、手軽に送信できるメリットもありますね。
しかし、インターネットFAXはペーパーレスとなるため、手書き文書の送信には、受信書類のプリントアウト、書き込んだ後の用紙のスキャンなど、今までにない手間が増える可能性があります。
スキャン機能のある機械が無い場合、スキャナーの購入が新しく必要なケースも考えられます。
手書きで送信する枚数が多い場合は、スキャンする手間や時間がかかることがデメリットとなる可能性がありますので、要注意です。
受信に気づきにくい場合もある
インターネットFAXは、受信に気が付きにくい場合もあるというデメリットがあります。
どういうことでしょうか？
従来のFAXを受信する場合、受信音が鳴り、紙が出てくると「FAXが来た！」と気が付きやすいですね。
インターネットFAXは、メールやアプリでのチェックとなるので、物理的に紙がプリントアウトされることが無く、受信に気が付きにくい場合もあります。
ユーザーそれぞれが受信に気付けるよう対策ができるか次第ではありますが、従来のFAXとの受信方法が違うということについては注意が必要です。
デメリットを回避するには？
インターネットFAXは便利な半面、デメリットがいくつかありましたね。
しかし、従来のFAXと比べてインターネットFAXは利便性が高いので、導入を検討している場合も多いと思います。
導入するのであれば、デメリットを回避してインターネットFAXの利用をしたいですね。
ここでは、「03FAX」というインターネットFAXサービスを例に用いながら、インターネットFAXのデメリットを回避しながら利用する方法についてご紹介します。
【03FAX公式HP】 https://03plus.net/03fax/
手軽に導入可能
社内のインターネット環境が整っていない場合、導入が難しいインターネットFAXですが、インターネット環境を新たに準備しなくても利用できるものがあります。
03FAXは、スマートフォンのアプリを利用して、インターネットFAXの送受信ができる機能があるのです。
スマートフォンのアプリでFAXの送受信ができることは様々なメリットがありますが、特に社内のインターネット環境を新たに構築することが難しい場合でも、スマートフォンさえあれば利用できる点が挙げられます。
スマホひとつで、インターネットFAXの登録から、FAXの送受信もできるので、非常に手軽に導入が可能です。
送り放題や◯枚まで無料プランを賢く使おう
場合によっては従来のFAXと比べて割高になるデメリットがあるインターネットFAXですが、送り放題の定額サービスや一定枚数まで無料のプランを利用することで、お得に利用することができます。
従来のFAXは通信時間に応じた「通信料金」がかかりますが、インターネットFAXは次のようなプランを設けているサービスがあります。
・送受信がそれぞれ〇枚まで毎月無料
・送信〇枚、受信〇枚まで無料
・受信は枚数に関わらず無料
中には、送信枚数は50枚～100枚程度まで無料としているサービスがあります。
送信枚数が少ない場合は、無料プランを利用することで、割高になるデメリットを避けることができます。
ちなみに03FAXでは、「使い放題500」という定額の料金オプションがあります。
03FAXは、もともとFAXの受信は枚数制限なく無料です。一方の送信については、通常は送信毎に料金がかかるシステムとなっています。
しかし「使い放題500」を利用すれば、月額の基本料金プラス1,000円で、500枚の送信まで追加料金が発生しなくなります。
仮に月々の送信枚数がぴったり500枚だった場合、1枚当たりの送信料金は2円となり、かなりお得感があります。
500枚を超えた送信については、通常の送信料金（20円/30秒）が発生する仕組みです。
平均的な書類を1枚送るのにかかる時間は1～2分なので、1枚当たり最大80円かかる可能性もあるため、定額サービスはとてもお得感がありますね。
月々の送信枚数が500枚程度であれば、03FAXの定額サービスを利用することで、割高になるデメリットを回避することができます。
転送サービスの活用で既存の番号が使える
インターネットFAXは、導入にあたり番号が変わってしまうデメリットがありますが、電話番号の転送サービスや電話番号の移転サービスを利用して、今までのFAXの番号をそのまま利用することができます。
既存の電話番号を使える2つのサービスの特徴は、次のようになっています。
転送サービス
加入している電話会社へ申込を行うことで、今まで利用している電話番号に着信があったものを、新しい番号に転送できるサービス。
移転サービス
利用エリアが異ならないなど一定の条件を満たせば、今まで利用している電話番号をインターネットFAXの番号として、そのまま登録ができるサービス。
前者は、一般的な電話の転送サービスのことです。
幅広い電話番号に対応できるため、今までの番号を利用したい場合に便利なサービスとなっています。
後者は、スマートフォンのナンバーポータビリティ制度のように、今までの番号をそのままインターネットFAXの番号として登録できるサービスです。
今までの番号を継続して利用することができるため、インターネットFAXの導入で番号が変わることや、転送サービスに抵抗がある場合は適したサービスとなっています。
ただし移転できる電話番号には制限があります。
03FAXは、番号の転送サービス、移転サービスのどちらにも対応が可能です。
既存の電話番号を利用できると、取引先への通知の手間がかかるなどのデメリットを回避して利用することができますね。
様々な市外局番が取得できるサービスも
インターネットFAXのデメリットの1つとして、市外局番が東京や大阪などの主要都市や、050に限定される点を挙げましたが、このデメリットを回避することが可能なサービスもあります。
例えば、03FAXでは全国46都市の市外局番からFAX番号を選ぶことができます。
「住所とFAX番号の市外局番が一致していないと、取引先に不信感を持たれてしまう」とインターネットFAXの導入を懸念している企業は、03FAXであれば利用に踏み切れるかもしれません。
また、地方都市に支社を持つような企業は、こうしたサービスを利用すれば、本社でも支社でもインターネットFAXを活用することができます。
全社一斉に開始することができれば、周知に掛かる手間も1回で済みますし、支社間のやりとりも滞りなく行うことができるでしょう。
スマホで撮影するだけで送信可能
インターネットFAXは、手書き文書の送信の際、スキャンなどの手間がかかるというデメリットがあります。
しかし03FAXでは、スマートフォンで写真を撮影してそのまま送信できる機能があるため、手書きのFAXも簡単に送信することが可能です。
スマートフォンで送信する方法は至ってシンプル。
まず、アプリで送りたい書類を撮影します。すると自動で書類の形を認識し、読みやすい画像データとなるように調整され、FAXの送信用ファイルへ自動で変換されます。
その後、ファイルを確認後送信、もしくは撮影された画像にさらに微調整を行ったうえで送信をすることができます。
専用のアプリにスキャン機能があるため、新たにスキャナーを購入する必要もなく、スマートフォンのアプリで送信作業が完結するため、簡単ですね。
このように、インターネットFAXならではのデメリットを回避・軽減する機能を利用することで、利便性の高いインターネットFAXを存分に活用することが可能となります。
インターネットFAXのデメリットが気になり、なかなか導入に踏み切れない場合は、ご紹介したデメリットの回避方法をぜひ検討してみてください。
法人向けおすすめインターネットFAXまとめ
これまで、インターネットFAXのデメリットと、デメリットを回避する方法をお伝えしてきました。
さまざまなインターネットFAXが存在しますが、法人向けにおすすめのインターネットFAX「03FAX」と「eFAX」の2つのサービスをご紹介します。
多くのデメリットを解消できる「03FAX」
クラウド上でFAXを管理できるのが特徴の03FAX。
基本的な料金は、以下の通りです。
- 初期費用5,000円
- 月額1,280円
- 受信料金：何枚受信しても無料
- 送信料金：20円/30秒
前述の通り、定額オプション「使い放題500」のプランもあり、基本料金に月額1,000円を加えることで、1カ月間で送信枚数500枚までが定額になります。
これまで挙げてきたインターネットFAXの5つのデメリットについては、03FAXであれば以下のように解消することができます。
【デメリット1：環境構築の手間とコスト】
03FAXは、スマートフォンが1台あれば利用できるサービスで、パソコンもスキャナーも新たに用意する必要がありません。
スマートフォンにアプリをダウンロードするだけでインターネットFAXが使えるようになります。
使い方も簡単。
受信は、受信通知が届いたらアプリで内容を確認するだけ。
送信は、手持ちの書類をスマートフォンのカメラで撮影するか、もしくはスマートフォン内に保存しているPDFやJPGなどのファイルを利用することができます。
【デメリット2：月々の料金が従来より高くなる】
03FAXは、月額1,280円で受信料金は無料と、インターネットFAXの中でもリーズナブルな価格設定です。
イベントの受付やアンケートの回答などでFAXを使用している場合、返信をもらえばもらうほど受信に掛かる通信料金がかさんでしまうことがデメリットです。
03FAXを使えば、非常に割安に感じるでしょう。
【デメリット3：利用できるFAX番号が限られる】
03FAXは、番号の転送サービス、移転サービスのどちらにも対応が可能です。
さらに、03FAXは、全国46都市の市外局番に対応しています。
これだけの市外局番を提供しているインターネットFAXは多くはないでしょう。
【デメリット4：手書き文書の送信が一手間掛かる】
03FAXでFAX送信をする場合はスマートフォンで写真を撮影してそのまま送信できるので、手間いらずです。
受信したFAXに書き加えて返信する場合は、スマートフォンの編集アプリなどを使って返信内容を書き込むことができ、ペーパーレスでのやりとりが実現できます。
【デメリット5：受信に気づきにくい】
03FAXは受信するとアプリ通知やメールでお知らせが届き、その場ですぐに確認することができます。
FAX受信の通知が来たらすぐに確認して、取引先に確認の電話連絡を入れるような、先回りの営業が可能になります。
メール形式で使いやすい・番号の種類も豊富「eFax」
メールでFAXを管理するeFax。
メールをやりとりする感覚で、インターネットFAXを使うことができます。
基本的な料金は、以下の通りです。
- 登録手数料：1,000円
- 月額1,500円または年額18,000円
- 受信料金：月150ページまで無料（151ページからは10円/ページ）
- 送信料金：月150ページまで無料（151ページからは10円/ページ）
※送受信共に60秒ごとに1ページと計算されます。
03FAXと同様、これまで挙げてきたインターネットFAXの数々のデメリットにどのように解消できるかをご紹介します。
【デメリット1：環境構築の手間とコスト】
先に紹介した03FAXと同様にスマートフォン1台あれば利用できるインターネットFAXです。
ほかのメールと同じようにFAXを管理できる利便性がメリットなので、メールが送受信できるインターネット環境が必須です。
【デメリット2：月々の料金が従来より高くなる】
送受信共に月150ページまで無料です。
送受信枚数がさほど多くない企業でも、FAX機能を維持していたい場合などには良さそうですね。
自社のFAXの使用状況に照らし合わせて検討しましょう。
【デメリット3：利用できるFAX番号が限られる】
eFaxの大きなメリットは、取得できるFAX番号が非常に多い点です。
47都道府県全ての市外局番をカバーしているだけでなく、世界46か国3,500都市の市外局番を選択することができます。
世界中に支店を持つ企業にとっては、非常に利便性が高いでしょう。
【デメリット4：手書き文書の送信が一手間掛かる】
文書をプリントアウトすることなく、データのまま送受信ができ、ペーパーレス化を図れる点がインターネットFAXの利点です。
手書きの場合、eFaxをパソコンで利用する場合は手書き書類をスキャンしたりする手間がかかりますが、その後、デジタルデータで保管できると考えれば、ファイリングの手間が省けるという点でメリットがあります。
スマートフォンで利用する場合には、編集アプリを使えば手書き入力が可能です。
【デメリット5：受信に気づきにくい】
メールでFAXを管理するインターネットFAXですので、普段の業務でメールを使用している場合には、メールと同様に難なく送受信管理ができるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
インターネットFAXは、手間やコストなどいくつかのデメリットがありました。
しかし、各サービスの機能を工夫してを活用すれば、導入が手軽で、従来のFAXよりもお得に利用できるなど、デメリットを回避しながら利用することが可能です。
従来のFAXと比較して、「利用場所を選ばない」「ペーパーレス化ができる」「データ管理が容易」など、利便性が高くメリットが多いインターネットFAX。
オフィスにあるFAXのメンテナンスや書類の管理など、どこかデメリットを感じている場合は、インターネットFAXの導入で、解決してみてはいかがでしょうか？
