現代ではテクノロジーが急速に発達しており、ビジネスシーンでのコミュニケーションツールもひと昔前とは大きく変わりました。電子メールが不可欠となっているのはもちろんのこと、会議もWeb上で行われることが一般的となってきています。
しかし、業界によっては未だにFAXが広く用いられています。この理由は40～50代のキーマンがFAXを利用しているためだと言われていますが、一般的なFAXの送受信は、FAX専用機や複合機でしか行えず、印刷の手間がかかるなど効率の悪さは否めません。
そこで利用したいのが、従来のFAXよりもずっと使い勝手の良いスマホFAXです。
今回は、スマホFAXのメリットや導入方法についてまとめました。
目次
スマホFAXとは？
インターネットFAXとは、電話回線ではなくインターネットとメール機能を用いてFAXを送受信するシステムのことです。そして、インターネットFAXを利用するためのスマホアプリが「スマホFAX」です。
FAXは紙で送受信するというイメージが強いため、スマホFAXの存在を知らない人は少なくありませんが、すでに多くの会社でスマホFAXのサービスが利用されています。
メールやLINEなどの便利さに慣れた人にとっては、FAXを利用するのは合理的ではないように感じられるかもしれません。しかし、スマホFAXを導入すれば、FAXを好む取引先などの意向を尊重しつつ効率的に業務を進めることができます。
インターネット経由でFAXを送受信する仕組み
一般のFAX機からインターネットFAXに原稿が送られる場合、原稿がFAX内で符号化され、インターネットFAXのサーバーがそれを受信した後にPDFなどの形に変換されます。その後、データがメールでパソコンやスマホに送られます。
それとは逆に、インターネットFAXから一般のFAX機にFAXを送信する場合には、サーバー内で原稿がFAX符号に変換されます。それが相手のFAX機に送られ、通常のFAXと同様の形で紙に印刷されます。
なお、原稿をFAX符号に変換するという点においては一般のFAX機同士のやり取りでも何ら違いはありません。電話回線とインターネットのどちらを使うかが、一般のFAXとインターネットFAXの仕組みにおける一番の違いだと言えるでしょう。
スマホFAXの導入で業務効率アップ
スマホFAXを導入すれば、それだけで業務効率は大幅にアップします。実際に、スマホFAXを導入してから業務が上手く回りやすくなったという声はたくさんあります。ここでは、スマホFAXを利用することの具体的なメリットをみていきましょう。
理由1：受信FAXは印刷せずにデータで保管
PDFなどの形で受信したFAXはそのままデータとして保存できるため、わざわざ紙に印刷する必要がありません。紙に印刷する場合には原稿の管理が問題になりますが、データとして保存しておけば失くす心配がないので安心です。また、必要なときにすぐにデータを開けるのも大きなメリットです。
さらに、紙やインクのセットが必要ないのもポイントです。忙しい業務時間の中では、紙やインクを購入したり取り替えたりする時間もできるだけ節約したいものです。その点、スマホFAXであればデータとして保存することを基本とすれば、これらの手間は省けると言えるでしょう。
もちろん、スマホFAXでも必要に応じて紙に印刷することはできます。必要な書類だけ印刷することで、一般のFAXとスマホFAXの良いとこどりをすることができます。
理由2：社外でも閲覧や送信ができる
FAXによって業務効率が下がる最大の原因が、社内にいないと閲覧や送信ができないということです。常にオフィスにいる仕事であればそれほど支障を感じないかもしれませんが、特に営業などの外回りを行う人にとっては大きな問題だと言えるでしょう。
営業で外を回っていたあと、FAXを確認するためだけに会社に戻らなければいけないといったケースもあります。さらに、社外にいるときにFAXを確認するように連絡が入ったらすぐに会社に帰らないといけないかもしれません。このことが大きな時間的ロスになることは、想像に難くないのではないでしょうか。
しかし、スマホFAXならいつでもどこでもFAXの閲覧や送信ができます。そのため時間の無駄が減り、業務効率が向上します。さらにレスポンスが早くなることで取引先やお客さんの信頼も得やすくなるため、新規案件の受注や顧客満足度の向上にもつながると言えるでしょう。
理由3：手軽に送信ができる
FAXといっても、スマホFAXの場合はわざわざ紙に書いたり印刷したりしてからFAX機に読み込ませる必要はありません。スマホに入っているデータをそのまま送信することができるので、送信作業が一瞬で終わります。
また、送りたい紙の原稿がある場合も、わざわざFAX機がある会社に戻る必要はありません。原稿の写真を撮影し、そのデータを送ることが可能です。自動的にFAXとして読みやすいように、画像を補正するサービスも多くあります。
さらに、利用しているサービスによっては便利な編集機能が備わっている場合もあります。原稿に少し加筆したいという場合も、アプリの編集機能を使えば手間はかかりません。もちろん、加筆した後にデータとしてスマホに保存しておくことも可能です。
スマホFAXを導入するには？
ここでは、スマホFAXの導入の一般的な流れについてまとめました。
Webで簡単に申し込みが可能
申し込みは、スマホかパソコンから行うことができます。
このとき、「犯罪収益移転防止法」の規定によって電話受付代行業務および転送電話サービス業務（FAX含む）については本人確認が義務付けられています。そのため、申込時には本人確認書類（パスポート、運転免許証、法人であれば登記簿謄本、印鑑証明書など）をアップロードする必要があります。
申し込みが終わったら、初期費用・初回基本料を決済します。決済が完了すると登録したメールアドレスにIDとパスワードが送信されるので、アプリをダウンロードしてログインします。そして、申込時に選択した電話番号で開通処理を行います。ただし、この時点ではまだFAXの送受信はできないので注意しましょう。
その後、申込時の書類や情報に不備がなければ2～3日ほどで簡易書留ハガキが届きます。そこに記載された暗証番号を利用して、アプリで制限解除を行いましょう。これが完了したら、スマホFAXの利用が可能になります。
このようにスマホFAXの導入にはいくつかの手順がありますが、面倒で手間のかかる手続きは1つもありません。また、本人確認書類などに問題がなければ申し込みから2～3日ですぐに使い始めることができます。
無料トライアルで使い勝手を試そう
サービスの使い勝手は、実際に利用してみないとよく分からないものです。そのため、利用開始直後からお金がかかってしまうサービスでは、導入を躊躇してしまうこともあります。
しかしスマホFAXのサービスに関しては、約1ヵ月の無料トライアルがあることが少なくありません。これなら気軽に試せるのではないでしょうか。
どのサービスにしようか悩んでいるという場合にも無料トライアルはおすすめです。サービスを選ぶときには自分や会社に合ったものを選ぶことが大切ですが、何を重視するべきなのか分からないということは多くあります。そんなときこそ、無料トライアルを利用してください。選んだ数社で無料トライアルを試せば、どのようなサービスを必要としているのかが自ずと分かるはずです。
番号を変えたくないなら「番号移転」や「転送」を活用
スマホFAXの導入を考えている人の中には、現在も一般のFAXを利用している方もいらっしゃるかと思います。
このとき、スマホFAXの導入によって番号が変わると、FAXでやり取りをしていた相手全員に連絡しなければならず、万が一連絡に失敗すると業務上で不都合が起こってしまう可能性があります。そのため、今の番号をそのまま使いたいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
番号を変えたくない場合に活用できるのが「番号移転」および「転送」です。番号移転とは、現在利用しているFAX用の電話番号をそのまま利用することです。ただし移転できる番号とできない番号があるので、その点についてはあらかじめ確認しておく必要があります。
そして、転送とは電話会社の転送電話サービスのことです。転送サービスを利用すれば、以前使っていた番号に送られてきたFAXも自動で転送されるため、相手が前の番号にFAXを送った場合にもきちんとFAXを受信・閲覧することができます。
スマホFAXサービスは、送受信枚数や使い勝手で選ぼう
スマホFAXサービスにはたくさんの種類があり、それぞれ特徴が異なります。複数のスマホFAXサービスを比較検討したうえで、自分にとって使い勝手の良いサービスを選ぶといいでしょう。ここでは、スマホFAXサービスの中でも特におすすめの「03FAX」と「eFax」の2つをご紹介します。
月500枚まで送り放題プランあり『03FAX』
03FAXは月500枚までの送り放題プランを用意しています。月々1,000円で付けられるオプションなので、大きな負担になることはありません。頻繁にFAXを使う場合には最適なサービスだと言えるでしょう。
また、03FAXは前述の「番号移転」サービスに対応しているため、条件を満たす番号であれば03FAXでそのまま利用することが可能です。
その他の特徴として、セキュリティがしっかりしているのもポイントです。一般のFAXよりも使い勝手の良いスマホFAXですが、セキュリティ面に関して不安を持つ人は少なくありません。しかし、03FAXでは登録された端末以外からはアクセスできません。不正利用や情報漏洩を防止できるので安心です。
ちなみに03FAXでは、スマホだけでなくパソコンからも利用可能です。
03FAX
https://03plus.net/03fax/
全国の市外局番が利用可能『eFax』
多くのスマホFAXサービスは主要都市では問題なく利用できますが、地方都市においては対応していない場合があります。使いたいスマホFAXを見つけたけれど居住地の市外局番に対応していなかった、というケースもあるかもしれません。
そんなときに選んでほしいのがeFaxです。
eFaxなら日本全国54の市外局番が利用可能です。全国に店舗を構えている場合なども、eFaxで統一しておけば間違いないでしょう。
また、メールを使わずにアプリ内でFAXの送受信ができるのもeFaxの特徴です。アプリ内ですべてが完結するので、アプリとメールの両方を開くという手間が省けます。FAXの使用頻度が高い場合は、これだけでも大きな差になるはずです。
さらに、アプリを使うことで簡単にFAXに署名を書き込むことができます。署名をするためだけに受信したFAXを印刷するのは面倒であり、場合によっては送信するまでに時間がかかってしまいます。しかし、eFaxを使えばたった1分で署名して送信することができます。
まとめ
会社のコスト削減や業績アップを実現するためには、業務効率の改善が欠かせません。もし仕事で日常的にFAXを利用しているのであれば、ぜひスマホFAXを導入してください。ここでご紹介したように、スマホFAXは一般のFAXよりもずっと使い勝手が良く、これだけで無駄な時間を一気に削ることができます。
FAXを使う頻度がそれほど高くないという場合は、スマホFAXを導入するべきか迷うかもしれません。しかし、多くのスマホFAXサービスでは無料トライアルを用意しています。ここでご紹介した2つのサービスも、最初の約1ヵ月は無料でお試し可能です。悩んでいるのであれば、まずは無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。
パソコンなどのデジタルデバイスを問題なく使える人にとっては、FAXを使わなければいけないのは煩わしく感じることと思います。しかし、スマホFAXを導入すればそのストレスはほぼなくなるはずです。申し込みはあっという間にできるので、いいかもしれないと思ったらぜひ導入を検討してみてくださいね。
