個人事業主や自営業の方で、すでにインターネットFAXを利用しているという方はどのくらいいらっしゃるのでしょうか。
インターネットの普及とともにFAXの必要性は少なくなってきているという声もありますが、未だFAXの存在が欠かせない業界も存在しています。
しかし、FAXの機器本体はもちろんのこと、用紙やトナーなど消耗品による経費がかさみます。個人事業主や自営業の方は、経費を少しでも削減したいと思っていらっしゃるのではないでしょうか。
そんな中、新たにインターネットFAXの存在が注目され始めています。
個人事業主や自営業の方にぜひ活用していただきたい「インターネットFAX」にどのような魅力があるのかということを、この記事でご紹介していきます。
目次
インターネットFAXとは
インターネットFAXとは、パソコン、スマートフォン、タブレットなどからインターネット経由でFAXの送受信が可能なサービスのことです。
FAXの機器は不要で、パソコンで作成したWord、Excel、PDFなどの資料データをそのままメールや専用システムの管理画面から相手先のFAXへ送信することが可能です。
また、自身に送られてきたFAXを受信する場合も印刷して出力されるわけではなく、PDFなどのデータ形式で受け取れます。
インターネットに接続できるパソコン、スマートフォンなどを使うことで、FAX機器のそばに居なくても気軽にFAXを送受信することができます。特に個人事業主の方など一人で仕事をしている方にとっては、場所に縛られないというのは非常に便利なポイントです。
そもそもFAXが使える環境は備えておいたほうが良い？
個人事業主や自営業の方はFAXが利用できる環境を自分で用意する必要があります。
インターネットの普及とともに、FAXの必要性について問う声が多く聞かれるようになりました。なぜならFAXを利用するには、機器の購入またはリース、電話回線の準備と初期投資が必要になり、送受信には、用紙・トナーの消費とコストがかさみます。
昨今の現状で、コストをかけてFAXを導入するメリットはあるのかと、疑問を抱いてしまうのも無理はありません。
とはいえ、一部の業界では未だFAXを使い続けています。
例えば受発注や在庫管理、図面などのやりとりをFAXで行う方が手軽だと認識していたり、必要であると認識している業界や現場は少なくありません。
個人事業主や自営業の方の取引先にそういった業界がある場合は、FAXの導入は必須となるでしょう。
それ以外の業界でも、顧客からFAXでのやり取りを希望された場合、その件数が少数であっても断ることは難しい場合が多いでしょう。
FAXのデメリットを感じていたとしても、個人事業主の場合は特に自社の判断だけでFAXを導入しないという決定をすることはできないといえるでしょう。
インターネットFAXが個人事業主や自営業の方におすすめな理由
インターネットFAXは、既存のFAXとは異なり、個人事業主や自営業の方になぜおすすめなのでしょうか。
ここでは、個人事業主や自営業の方などの少規模企業だからこそ、おすすめな理由をご紹介いたします。
設備にかかる費用を抑えられる
個人事業主や自営業として独立する場合、初期費用は抑えたいですよね。
個人事業主が独立する際、まずはオフィス環境の準備が必要です。
オフィスにはインターネット回線、電話回線の他、FAXを導入するとなればFAX回線の他に機器の購入またはリースの費用も必要となってきます。
インターネットFAXはFAXの機器を導入する必要はありません。
すでに利用しているパソコンやスマートフォンなど、インターネット環境があればすぐに利用が可能です。
業務用のFAXはサイズも大きく設置スペースが取られます。
FAX機器の導入の必要がなければ、オフィススペースの節約にもなります。
設備にかかる費用を抑えられることは、個人事業主の方にとっては嬉しいメリットとなりますね。
ランニングコストを抑えられる
事業をすすめる中で、できるだけ設備などにかかるランニングコストは抑えていきたいとお考えではないでしょうか。
個人事業主の方がFAX機器を導入する場合、機器の購入やリース費用の他に、メンテナンス費用に消耗品の購入などランニングコストがかかります。
一方、インターネットFAXはメールを利用して送受信ができるため、用紙やトナーの用意が不要です。
受信したFAXはPDFなどのデータで管理ができ、印刷が必要な場合は必要なものだけ出力すればいいのです。
企業からのDMなどで無駄に用紙やトナーを消費することもありません。
また送受信費用なども通常のFAXに比べて低価格で、ランニングコストを抑えることができます。
FAX機器のそばにいなくても大丈夫
個人事業主や自営業の方は一人だったり、もし従業員がいても少人数で事業を行ってる場合が多いでしょう。
インターネットFAXはパソコンやスマートフォンなどのインターネット環境さえあれば、外出先でも自宅にいても、いつでもどこでもFAXの送受信が可能です。
重要な連絡にもすぐにで対応できるため、オフィスでFAXを待つ必要はありません。
今までのFAXは、FAXが届いているのか機器まで確認に行く必要がありました。
外出先でFAXの確認をすることになっても、オフィスに誰もいないと代わりに確認してもらうことも不可能でした。
これらの手間や人手不足で対応することができないということが、インターネットFAXを導入することで解消されるのです。
シェアオフィス、コワーキングスペースでも利用可能
個人事業主や自営業の方の中には、個人的にオフィスを借りるのではなく、シェアオフィスにオフィスを構えたり、コアワーキングスペースで仕事を行うという方も多くなってきました。
この場合個人事業主自身でレンタルしている個室にFAXを導入するためには、独自に電話回線契約を結ぶ、もしくは共有の回線を利用するなどの方法があります。
独自の契約はコスト面がかさみますし、共有回線は利便性が低い上、機密情報の扱いなどを不特定多数が集まる場所で利用することは抵抗感を抱くこともあるでしょう。
しかし、インターネットFAXは手軽な料金で利用を開始でき、万全のセキュリティで情報漏えいのリスクも抑えられます。
このような点から、インターネットFAXは、シェアオフィスやコワーキングスペースを利用する方にもおすすめです。
紙の保管が不要
インターネットFAXはPDFや画像データで送受信が可能です。
そのため、紙で印刷されることもないので、パソコンやスマートフォンにそのままデータの保管ができ、資料を紙で保管することの手間やスペース削減にもつながります。
用紙やトナー代のコストが浮くだけでなく、ペーパーレス化にも一役買ってくれます。
インターネットFAXの注意点
インターネットFAXは、とても便利なツールです。しかし、個人事業主や自営業の方が利用する場合、以下のように注意しなければいけない点もあります。
FAX番号の変更が必要な場合がある
インターネットFAXの導入により、これまで使っていたFAX番号から変更になる可能性があります。
インターネットFAXサービスには、さまざまなものがあります。その中には仕様上、既存のFAX番号から新しいものに変更しなければ使えないことがあります。FAX番号が変更になってしまった場合、ホームページや名刺の記載を変更し、取引先には新たな番号を周知するための手間やコストがかかります。
FAX番号の変更を避けたい場合は、以下の対応をしなければなりません。
・番号ポータビリティ対応のインターネットFAXを導入する
・複合機の転送機能の活用
・転送電話サービスの活用
番号ポータビリティ対応のインターネットFAXサービスであれば、送受信ともに既存のFAX番号を利用できます。転送機能や転送電話サービスを利用する場合、受信については既存のFAX番号ですが、送信については新しいFAX番号になってしまいます。そのため、送信時には事前に送信先へ伝える、送付状に記載するなどの工夫が必要です。
料金が高くなる場合がある
インターネットFAXへ移行することで、これまでよりも料金が高くなってしまうこともあります。
インターネットFAXは、すでにあるパソコンやスマホなどがあればすぐに利用できます。FAX、機器などを購入する必要がないことから初期費用を抑えられます。また、月額料金についても、一般加入電話の料金に比べるとインターネットFAXの方がリーズナブルであることが多いです。
しかし、インターネットFAXによっては、送受信1枚ごとに通信料金以外の料金がかかる従量課金制を導入していることが少なくありません。1枚あたり数円～数十円程度ですが、FAXの送受信が多い場合は、従来のFAXと比べてコストが割高になってしまうケースもあります。そのため、導入時には毎月どのくらいFAXを利用しているかをイメージし、コストが割高にならないか検討することが大切です。
便利な機能を備えたインターネットFAXも
インターネットFAXのメリットは、パソコンやスマートフォンで送受信ができるというだけではありません。さまざまなサービスを備えたインターネットFAXも存在します。
ここでは、いくつか便利な機能についてご紹介していきます。
個人事業主や自営業の方は、ご自身の業務に必要なサービスからインターネットFAXサービスを選んでみてはいかがでしょうか。
一斉送信機能
インターネットFAXサービスの中には、複数の宛先に一斉送信可能な機能を提供しているものがあります。
従来のFAXでは、同じ内容の書類でも１件ずつ送るしかなく、膨大な時間がかかっていました。
しかし、インターネットFAXではDMや広告など、同じ内容の書類を多くの宛先にFAXで送信したい場合、一斉送信が出来るので非常に便利です。
また、送信に時間が取られないので、少ない人数で仕事をしている場合も便利です。
ただし、一斉送信機能がないインターネットFAXサービスもあります。その機能が必要かどうかを考慮してサービスの導入を検討しましょう。
手書き編集機能
インターネットFAXには受信したFAXをプリントアウトすることなく、データ上で手書き編集をすることが可能なサービスもあります。
受信したデータに対して、パソコンやスマートフォン上で直接書き込みをすることができ、編集したデータをそのままインターネットFAXで送信できます。
印刷する手間が省けるので、ペーパーレスにもなりますね。
手書き編集機能は、資料の修正確認作業などをFAXで行っている場合には必須といえます。
しかし、資料の送受信だけで利用している場合には特に必要ないといえるでしょう。こちらも、その機能が必要かどうかを考慮する必要がありますね。
個人事業主がインターネットFAXを選ぶ際のポイント
個人事業主や自営業の方がインターネットFAXを選ぶ際には、以下のポイントを押さえておきましょう。
機能
インターネットFAXを選ぶ際には、機能面を必ず確認しましょう。
インターネットFAXは、サービスによってさまざまな機能が搭載されています。個人事業主であれば、以下のような機能があると便利です。
・受信データの自動保存やダウンロード機能
・画像形式で送受信できる
・クラウドストレージと連携できる
・メールアドレス宛にFAX転送できる
・同時に複数の送信先へ送信できる
・スマホアプリで簡単に操作・管理できる
このようなサービスであればFAXの送受信を簡単に行えますし、データ管理も容易になります。特に、スマホアプリにて簡単に操作や管理できれば、パソコンでコア業務をこなしながら、ちょっとしたスキマ時間にFAXの送受信を行えます。また、同時に複数の取引先へ一斉送信できれば、FAX送信業務を効率化できます。
料金
インターネットFAXを選ぶ際には、料金もしっかり確認しましょう。
個人事業主にとって、必要経費はなるべく抑える工夫をすることが大切です。インターネットFAXは、FAX機器などの設備投資が不要であることから、初期費用を大幅に抑えられます。しかし、送信1枚あたり、数円～数十円の従量課金が発生することから、大量送信するケースでは注意しなければなりません。また、サービスによっては大容量ファイルを送信する際に、追加料金がかかることもあります。
このようなことを頭に入れておき、初期費用・月額費用・送信費用について比較検討しましょう。サービスによっては、一定枚数まで同一料金で利用できる使い放題サービスを用意しているところもあります。利用シーンによってはお得になる可能性があるので、そちらもチェックしておきましょう。
操作のしやすさ
操作性もインターネットFAX選びでは重要なポイントの一つです。
インターネットFAXは、どのサービスでも基本的な使い方・流れはほぼ同じです。しかし、細かい部分には仕様上の違いがあり、実際に使ってみるとサービスごとの操作性の違いを感じるものです。
インターネットFAXを選ぶ際には、以下のポイントを確認しましょう。
・ツール全体の操作性
・宛先登録のしやすさ
・検索のしやすさ
ツール全体を通して、UIの使いやすさや見やすさはもちろん、操作時のラグはないかなどを確認しましょう。そして、送信先をグループ化できるのかも確認してみてください。取引先の業種などによってグループ登録できれば、送信時にまとめられて便利です。また、送受信履歴は一元管理されて検索しやすいものがおすすめです。まとまっていれば、必要なFAXデータをすぐに検索でき、閲覧やアウトプットするのも簡単であるためです。
操作性を確かめるには、実際にツールを使ってみるのがおすすめです。ぜひ無料トライアルを活用しましょう。
セキュリティ
インターネットFAX選びでは、セキュリティについてもしっかり確認しなければなりません。
インターネットFAXは、従来のFAXと異なりサイバー攻撃などのリスクがあります。データが保存されているサーバが攻撃されれば、機密性の高い資料や顧客の連絡先などが流出する恐れがありますので、セキュリティ対策がしっかりしているベンダーを選ばなければいけません。
また、以下の点にも注目しましょう。
・パスワード保護機能がある
・アクセス権限を設定できる
・データバックアップ体制がある
パスワード保護機能があれば、万が一不正アクセスされてしまっても重要な文書を読まれる心配はありません。アクセス権限が設定できれば、自分以外の人物のログインを防げます。また、自動保存などデータがバックアップされていれば、何らかのトラブルがあった場合も、大切なデータは守られるので安心です。
サポート内容
ベンダー側のサポート体制もインターネットFAX選びでは重要です。特に以下のポイントについては確認しておきましょう。
・導入・運用サポートがしっかりしている
・さまざまな問い合わせ手段がある
・24時間サポート体制
個人事業主は全ての業務を自分で行う必要があります。インターネットFAXも自分で導入して運用しなければなりません。同僚を頼ることができない分、ベンダー側のサポート力は導入・運用時に大きな力となります。
また、万が一のトラブルがあった際にも、24時間いつでも連絡できるサポート体制があると安心できます。電話だけでなく、メールやチャットなど複数の問い合わせ手段があれば、速やかに連絡できます。
費用を抑えられるおすすめのインターネットFAXサービス
インターネットFAXを導入する理由はパソコンやスマートフォンでやりとりができる利便性の他に、コスト削減も大きなポイントです。
最後に、リーズナブルな料金のおすすめインターネットFAXサービスをご紹介します。
03FAX
03FAXは、株式会社グラントンが提供するインターネットFAXサービスです。
パソコンでブラウザーからの利用はもちろん、スマートフォンの専用アプリも提供されています。
受信料は上限なしで無料となっているので、たくさん受信した月も安心。送信料は20円/30秒ですが、送信割引オプション「使い放題500」を利用すれば月額料金1,000円で、月500枚まで追加料金なしで送信が可能となるサービスです。
固定電話番号の取得のほか、固定電話番号ポータビリティ（ナンバーポータビリティ）にも対応しています。
また、「代表FAX番号」の他に「追加ID」オプションがあるため、各従業員ごとに直通FAXが届くため、FAXの取り違えの心配がありません。
スマートフォンの専用アプリでは、スマートフォンカメラの撮影によるスキャン機能で綺麗な画像をFAXすることが可能です。トリミング機能もついていて、わざわざスキャンをする必要がないので、業務もスムーズに進みそうですね。
03FAXなら、充実したオプションを利用することで、インターネットFAXを便利に使いこなすことができそうですね。
今なら受信制限なしの「0円キャンペーン」を実施しています。
インターネットFAXの導入を検討している個人事業主の方は、まずはお気軽に試してみてはいかがでしょうか。
eFAX
eFAXはFAXの送受信をEメールで利用できるインターネットFAXのサービスです。
月額1,500円から利用でき、送受信ともに150枚までは追加料金なし、151枚目以降は1ページにつき10円が加算されます。
日本全国47都道府県の市外局番をカバーしており、全国共通050の利用も可能。
専用のスマートフォンアプリが用意されており、簡単操作でFAXのやり取りができます。
このアプリを利用するメリットは大きく3つあります。
・スマートフォンのカメラで撮影した写真をそのままFAXとして送信が可能
書類のスキャンをする手間や、会議でホワイトボードに書いたものは写真を撮れば板書を書き写す手間が省けます。
・FAXの送受信がアプリ内で完結
アプリを利用すればメールを使う必要がなくなり、アプリで送受信が可能になります。
過去のFAXもアプリ内で閲覧が可能です。
・宛先、FAX送付状の利用
スマートフォン内の宛先から選択が可能で、アプリ内で送付状の記入が可能です。
送付状作成の手間が省けるのは、業務効率化にもつながりますね。
他にも、アプリに届いたFAXはEメールで転送が可能です。
そのため、アプリを使っていないユーザーへ共有することへの心配は不要です。
30日間の無料トライアルの他に、eFaxでFAXを受信する際どのように受け取るのかを体験できるサービスも提供されています。
まとめ
ここまでお読みいただき、インターネットFAXの魅力についてご理解いただけたのではないでしょうか。
インターネットFAXはコストや書類の管理、どこでも使えるという利便性から、「FAXを導入したい」、「現在も従来のFAXを利用しているが、不満を感じている」という個人事業主や自営業の方にぜひ利用していただきたいサービスです。
無料のお試し期間が用意されていますので、口コミや評判を参考にしながら、働き方にぴったりなサービスを見つけ、利用してみてくださいね。
