「いまどきFAXを使うことある？」そう考える人も少なからずいると思いますが、先進国の中でも日本はまだまだFAXの需要が高いようです。
その需要の高さから、日本では「FAXは当分なくならない」とも言われています。
インターネットを使ったデジタル管理が主流となりつつあることや、エコの意識から、紙の資料を使う頻度は減ってきていますが、それでも「当分なくならない」と言われる理由は、利用するメリットが何かしらあるからでしょう。
ここでは、なぜFAXがなくならないのか、メリットやそれに代わるサービスはないのかについて、詳しくみていきましょう。
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目次
なぜ日本でFAXは使われ続けているのか
2018年の総務省が発表した「通信利用動向調査」によると、13〜59歳での個人でのインターネット利用率が9割を超えている一方で、世帯でのFAX保有率は34％と年々下がり続けています。
しかし、個人での需要が低下しているにもかかわらず、企業でのFAX保有率に関する調査は95％を超えています。
インターネットが普及している現在でも、企業ではまだまだ使われ続けているのです。
企業の需要がなくならないのには、さまざまな背景があるようです。
＜企業の上層部がFAX世代＞
企業の上層部が「紙を差し込んで電話番号を押すだけ」という利便性を長い間経験してきたことで、FAXの存在をなかなか無視できないためになくならないようです。
パソコンを使った書類管理やメールでの連絡など、新しい方法は使い方を覚えるのに時間がかかってしまいますよね。
使い慣れたFAXの利便性と、パソコンでのやり取りに新しく切り替えるという作業を天秤にかけた時に、業務効率の低下を気がかりに感じ、なくならないというケースですね。
＜職業によるニーズの違い＞
職人や農家などパソコンを使って仕事をしない職業の方は、毎日パソコンを開くという習慣がない方が多いかもしれません。
そのような場合、紙を差し込んで番号を押すだけで相手に確実に届くというFAXは、とても手軽なので、中々なくならないですよね。
このように、今まで通りの対応を求める顧客やクライアントが存在する限り、企業側も完全に廃止することは出来ません。
双方で必要ないと認識するまでは、FAXは恐らくなくならないでしょう。
＜情報漏洩対策＞
トラブルを避けるためになくならないというより、あえて利用しているというケースも考えられます。
芸能人の結婚報告や謝罪文など、マスコミにFAXで送られている様子を、目にしたことはありませんか？
他にも、見積書や契約書などの機密性の高い文書を取り扱う際に利用するケースが多いようです。
誤操作や誤動作による大量誤送信や、ウイルスからの攻撃などを回避するために、有効な手段といえるからでしょう。
例えば、メールで何万件もの宛先に重要な機密書類を誤送信をしてしまうと、取り返しのつかないことになってしまいますよね。
このリスクを回避するために、あえてFAXでのやり取りを選ぶ企業があるのです。
重要な情報を相手に確実に届けられ、かつウイルスなどのリスクにさらされづらいという点は、FAXがなくならない理由の1つでしょう。
このように、いまだにFAXがなくならないという背景には様々なものがあることがわかりました。
つぎは、メリットについて考えてみましょう。
FAXならではのメリットとは？
前項ではなくならない理由を紹介しましたが、FAXがなくならないのには、それ相応のメリットもあるからです。
それはどんな点なのでしょうか、詳しく紹介していきます。
相手への到達確認ができる信頼性の高さ
Eメールの場合は、迷惑メールと判断されるて相手の受信ボックスに届いていなかったり、大量のメールに埋もれて相手が気づかずに過ぎてしまうというケースが起こり得ます。
FAXは、つながった時点で相手側へきちんと到達しており、エラーが起これば相手には送れていないということが明確です。
また、Eメールと同じように送信履歴が見られて、なくならないという点も安心できるところです。
確実に相手に届いたことが分かる信頼性は、メリットの1つといえるでしょう。
PCが必要ない
2つ目のメリットは、パソコンを使わずに書類を送受信できる点です。
近年では、ほとんどの企業がパソコンを所有していますが、働く社員全員にメールができる機材が行き渡っていないというケースもあるでしょう。
職人や工場、農家やスーパーマーケットなど、パソコンの前で一日中作業をしていることが少ない職種もあります。
そのような場合、メールチェックは1週間に1回程度で、「急ぎの場合は電話かFAXにして」なんて言われることもあります。
そもそも、パソコンを起動させる頻度が少ないのでしょう。
パソコンを日常的に使わない職種では、原本を差し込んで番号を押すだけで、サッと送信できる利便性が重宝されます。
このような、企業や職種ごとの事情は大いにありそうです。
紙の状態で保管できる
3つ目のメリットは、送られてきた紙を、わざわざプリントアウトせずにそのまま紙の状態で保管できるという点です。
例えばなにかの発注書や請求書等は、データで送られてきた後、経理に提出する上でプリントアウトしなければならないケースも多いです。
また、プリントアウトの手間だけでなく、受け取った紙に直接メモなどを書き込んだり、付箋を貼ったりもできるのも業務の上で役に立ち、なくならないことにも納得できます。
受信料金がかからない
FAXは受信料金が一切かからないことをご存知でしょうか。
実は、コストは送信時の通信料のみです。
受信が主な利用目的の場合、通信費を抑えることができます。
プロバイダー費などを考えると、インターネット設備が全く用意できていない企業にとっては低コストかもしれません。
昔から馴染みがある
FAXを使い続けるメリットには、「昔から使っているから」「ずっと付き合いのあるクライアントのニーズだから」などの、長年の馴染みも含まれます。
例えば、老舗の和菓子屋さんの主なクライアントが古くから付き合いのある旅館で、女将さんが高齢の方であれば、パソコンを使って注文をするよりも、電話やFAXの方が扱いやすいでしょう。
自社にとってもクライアント側にとっても、新しいやり方を取り入れる労力を考えると、昔から馴染みのある方法を選んでしまうという気持ちはとても理解できます。
このようにFAXには、なくならない理由にもつながる様々なメリットが存在します。
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FAXのデメリットとは？
次にデメリットについて考えてみましょう。
機器がある場所でしか利用できない
機器がある場所でしか利用できない点は、大きなデメリットでしょう。
外出先で急遽書類を送信しなければならない時、または受信した書類を確認しなければならない時などは、オフィスにいるスタッフに対応をお願いしなければなりません。
また、もしオフィス内にいたとしても、機器の設置場所まで移動しなければなりません。誰かが使っているときは順番待ちも発生します。
こういった点は利便性が低いと言えるでしょう。
紙やインクなどの消耗品
FAXを使用するためには、紙やインク、トナーなどの消耗品が必要です。
紙で管理する必要がない書類も含めて全てプリントアウトされるので、メールなどに比べると、コストは大幅にかかってしまいます。
紙の管理の手間、紛失のリスク
紙での管理は、ファイルに整理して保管したり、保管場所を確保しなければならないため、多くの手間がかかってしまいます。
また、紙は紛失のリスクが伴うため、しっかりと管理する必要があり、データでの管理と比べるとより慎重に扱わなければなりません。
こういった管理の手間やリスクはデメリットとなってしまいます。
機材不要！FAXのデメリットを解消する「インターネットFAX」
FAXがなくならない理由もたくさんありましたが、使うことのデメリットもありました。
もしデータ管理のみにしたいと思っていても、取引先や顧客にニーズがあるなどで、FAXがなくならないという企業も少なくないでしょう。
そんな時には、「インターネットFAX」の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
インターネットFAXとは？
インターネットFAXとは、インターネットを使って送受信ができるサービスのことです。
送受信には、クラウド上で保管する方法と、メールを使って直接パソコンやスマホに送受信する方法の2つあります。
どちらの送受信方法も、書類をPDFファイルやJPG画像などのデジタルデータに変換して行います。
顧客や取引先のニーズなどでFAXでのやり取りがなくならない企業には、特におすすめサービスと言えます。
インターネットFAXは「FAXならではのデメリット」を解消
前の項にて「FAXならではのデメリット」を3つ紹介しましたが、インターネットFAXではこのデメリットを解消できるというメリットがあります。
自社のFAXがなくならないとお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
＜いつでも、どこでも送受信ができる＞
インターネットを使って送受信を行いますので、スマホやパソコンなどの機材とインターネットが使える環境があれば、場所を選ばず使うことができます。
外出先など送受信をすることができますし、過去にやり取りした書類もデータで保管しているので、すぐに見たい書類の確認もできます。
＜消耗品のコストを抑えられる＞
FAXは、受信したすべての資料がプリントアウトされます。
一方、インターネットFAXでは印刷する書類を選択できますので、紙やインク、トナーなど、全く使わないということはないまでも、コストを抑えることが可能となります。
＜書類は全てデータ管理＞
FAXだと全て紙での管理になりますので、保管の手間、保管場所の確保、紛失のリスクなどは避けられないとお伝えしました。
また、保管作業も、自分のデスクから離れた場所にある場合が多く、歩いてファイルを取りに行き、ページをめくって資料を探す・・・といった手間が発生しがちです。
しかし、インターネットFAXは全てデジタル管理をすることができるので、書類を保管する作業は指定のフォルダにドラックするだけと、非常に手軽。
紙で管理する書類も少なからずあると思いますので、必要なものだけプリントアウトするいことで、かなり管理の手間が削減されるでしょう。
また、保管場所はクラウド上やメールフォルダとなりますので、オフィスの保管スペースも縮小できるのではないでしょうか。
データでの管理はバックアップも容易なので、「重要書類の紛失」というリスクを抑えることにもつながります。
おすすめの法人向けインターネットFAX
実際におすすめの、法人向けサービスを紹介します。
03FAX
03FAXは月額1,280円から利用でき、受信料金は何枚でも無料です。
データをクラウド上で保管するサービスですので、クラウドにアクセスができれば、誰でもどこでも場所を選ばずに利用ができます。
スマホ・PCから利用でき、「スマホのカメラ機能で書類を撮影して送信できる」「スマホの電話帳を使って送信できる」などの機能も充実しています。
eFAX
eFAXは月額1,500円から利用でき、送受信共に月に150ページまで無料です。
151ページ目以降は1ページにつき10円が加算されます。
メールのように扱えるサービスで、PDFファイルやJPG画像などをメールに添付して送受信を行うことができます。
登録したメールアドレスにデータで届くので、通常のメールと同じようにフォルダ分けをして管理できる点が大きなメリットです。
また、大きな特徴として世界46か国、3,500都市の市外局番が取得可能という点もあります。
日本国外にオフィスを持つ企業にもおすすめのインターネットFAXサービスです。
まとめ
FAXのなくならない理由やデメリット、複合機などの機材を使わないでファックスを送受信ができるインターネットFAXについて紹介しました。
消耗品のコストや書類の管理、利便性を考えると、メールでの送受信に切り替える方が便利そうですよね。
しかし、FAXがなくならない理由の根底にあるものは、今のやり方から切り替えるために「労力」をかけなければならないという点なのかも知れません。
新しいやり方を覚えたり、保管方法がを変えたり、クライアントや顧客に伝えたり。コスト面や利便性でメリットがあるとわかっていても、新しいことを始める時の労力を考えると、「不便もないので、とりあえず現状維持で」となることもありますよね。
そういった理由であれば、インターネットFAXは、より始めやすいサービスかもしれません。
多くのサービスでは、無料のお試し期間が用意されています。
まずは試してみて導入を検討するのがおすすめです。
