インターネットFAXはテレワークに最適！働き方改革に繋がる活用法とは？

働き方改革や、オリンピック開催による交通機関の混雑対策のため、「テレワーク」という言葉をよく耳するようになりました。

さらに、新型肺炎の感染拡大などのニュースも多くの企業に影響を与え、テレワークの活用が求められています。

ですが、日常的にオフィスで仕事をすることが多い企業が急にテレワークに切り替えることは簡単なことではありません。

テレワークに対応できる環境を整えるために、ビデオチャットやコミュニケーションツール、タスク管理ツールなど様々なツールの導入が必要です。

さらに、日常的にFAXを利用する企業の場合は、FAXをテレワークに対応させる必要があります。

その際に活用できるのが「インターネットFAX」です。

今回の記事ではこの「インターネットFAX」の特徴や活用法についてご紹介します。

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インターネットFAXの基礎知識

インターネットFAXとは、従来のFAX機器を通して紙で出力するFAXとは違い、インターネット環境があればどこでも送受信ができるFAXサービスのことを指します。

各社のインターネットFAXサービスによって、その特徴や機能には差がありますが、基本的にはインターネット環境においてFAXの送受信ができる、という点は共通しているでしょう。

従来のFAXでは電話回線を使用して送受信をするため、専用のFAX機器や複合機が必要でしたが、インターネットFAXではPCやスマートフォンがあれば利用することができます。

さらに、紙にプリントアウトして送受信する必要がなく、PDFやExcel、Wordなどをそのまま送受信することも可能です。

インターネットFAXの主な特徴としては、

・外出先でもFAXの送受信ができる
・複合機やFAX機器を使わないのでスペースの確保が不要
・印刷用紙が不要なため従来のFAXに比べコストが削減できる

といったところでしょう。

テレワークとは

インターネットFAXがテレワークに最適とご紹介しましたが、この「テレワーク」という言葉はどういった働き方を指すのでしょうか。

テレワークとは、時間や場所にとらわれない自由な働き方のことを言います。

「tele（離れた場所）」と「work（働く）」を掛け合わせた言葉が「テレワーク」です。

在宅勤務やサテライトオフィスを活用した働き方や、移動中や外出先での時間を活用するモバイルワークも「テレワーク」ということになります。

通勤電車の混雑問題や、働き方改革による労働時間の短縮によって、より効率的な働き方が求められるなかで注目されるようになったのが「テレワーク」なのです。

テレワークが求められている背景とは？

2018年に「働き方改革関連法」が可決されてから、徐々に働き方改革の流れが多くの企業に浸透してきました。

労働人口の減少が問題となるなか、一人ひとりがより効率よく、良い環境で働けるよう労働環境の見直しや働き方の多様性、積極的な採用活動を行うことで労働人口を増やそうという取り組みです。

そういった取り組みのなか、通勤を必要としない「テレワーク」が様々なシーンで求められるようになりました。

妊娠中や育児、介護によって働ける時間や通勤距離に制限のある人でも「テレワーク」の導入によって個人の事情に合わせた働き方ができるようになります。

また、営業職などの外出が多い職種でも移動時間を有効活用したり、顧客先近くで仕事をしたりと時間を効率良く使うことで生産性の向上が期待できます。

テレワークの導入が加速している要因は「働き方改革」だけではありません。

オリンピックの開催が決まってから懸念されている交通機関の混雑も要因ですが、近頃の大きな話題と言えば「新型肺炎の感染拡大」でしょう。

全国の公立小、中、高校に政府から休校の要請が出されるなど、子供を持つ共働き家庭には大きな混乱を招いたのも事実です。

こういったイレギュラーな事態にも比較的、柔軟に対応できるのが「テレワーク」なのです。

インターネットFAXがテレワークに最適な理由 

テレワークの導入、活用が急速に進んでいる背景についてご説明しました。

ここからは、テレワーク導入にあたりとても便利な「インターネットFAX」についてご紹介します。

場所や時間に囚われないテレワークですが、どうしてもオフィスでなければ作業ができない業務がある場合もあります。

例えば、FAXの送受信が必要な場合、自宅にFAX機器がなければFAXを送るためにオフィスやコンビニを利用する必要があるなど、自宅で完結しない業務もあるかもしれません。

そんな時に役に立つのが「インターネットFAX」なのです。

FAX機不要！PC・スマホでFAXの送受信が可能

インターネットFAXであれば、従来のFAX機器が不要です。

PCやスマホでの送受信が可能なため「FAX機器がある場所」に縛られることがありません。

また、サービスによっては複数のデバイスを登録することで自宅ではPCから、外出先ではスマホから、といったように使い分けることもできます。

インターネットFAXの場合、インターネット環境があればFAXの送受信が可能なため、移動中に受信したFAXを確認したりFAXを送信したりすることができるので、時間を効率よく使うことができます。

印刷する必要がないので、わざわざ書類を持ち歩く必要がないのもインターネットFAXの特徴ですね。

受信FAXがデータ化されるので共有・保管がしやすい

インターネットFAXの特徴として、受信FAXがデータ化されるのも便利なポイントです。

従来のFAXであれば、受信したFAXは紙で出力されるため、誰かに共有する場合はコピーをとったり、保管しておく場合はファイリングしたりという作業が必要でした。

インターネットFAXであれば、データで受信できるため、共有する際にはメールに添付する、保管する際にはフォルダ分けして社用ドライブに保存することができます。

インターネットFAXサービスによっては、各社のクラウドにデータを保存することができるものもあります。

クラウドに保存しておけば、複数のデバイスから、いつでもどこでも受信データを確認することができるのでインターネットFAXをうまく活用することができるでしょう。

コピーやファイリングなどの煩雑な作業が必要ないところもインターネットFAXがテレワークに向いている理由の一つです。

また、重要な書類を保管したり持ち運んだりすることは、どうしても情報漏洩のリスクにつながってしまいます。

作業をする場所を限定しないテレワークの場合、セキュリティに関するリスクも懸念点の一つでしょう。

ですが、インターネットFAXを利用することで重要な書類を紙に出力することなく管理できるので、紛失や情報漏洩のリスクは低くなるでしょう。

原稿編集機能でサイン・捺印も紙要らず

インターネットFAXには、原稿編集機能があるものもあります。

原稿編集機能とは、受信したデータをPC・スマートフォン上で直接編集できる機能です。

受信したデータに署名や捺印をする必要がある場合、どうしても一度紙に印刷して直接書き込む必要がありました。

ですが、原稿編集機能のついたインターネットFAXであれば、受信、原稿へのサイン・捺印、返送までが全てPCで完結します。

サインや捺印だけでなく、原稿への赤入れや修正指示も簡単に書き込むことができます。

一度、紙に印刷する必要がないのでコスト削減はもちろん手間も省けますね。

インターネットFAXの原稿編集機能を使えば、受信したFAXを返送するために、外出先から一度オフィスに戻る、コンビニに立ち寄るといった必要もなく、時間や場所に縛られることがなくなります。

インターネットFAXがテレワークに最適な理由の一つです。

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テレワークのためのインターネットFAXサービスの選び方

インターネットFAXがいかにテレワーク向けのツールなのかをご説明してきましたが、いざ導入しようと思っても、多くのインターネットFAXがあり、迷ってしまうかもしれません。

そこで、多くのインターネットFAXからよりテレワークに便利なサービスの選び方をご紹介します。

多くのインターネットFAXも、それぞれに特徴があります。

テレワーク活用のために利用する場合、どんなインターネットFAXが最適なのでしょうか。

複数人で対応できるか

テレワーク導入のためにインターネットFAXを活用する場合、複数人で対応できるかどうかは重要なチェックポイントです。

アプリをダウンロードするタイプの個人利用向けのインターネットFAXサービスも多くありますが、テレワークでインターネットFAXを活用する場合は、オフィスで共用していたFAXと同じように使えた方が便利です。

受信データを共有できたり、誰でも送信や返送ができるよう代表番号を取得できるインターネットFAXがおすすめです。

代表番号を取得できれば、受信したデータも複数人で対応することができ、送信する際も特定の誰かが担当することなくチームで対応できるのでテレワークに最適です。

それぞれが離れた場所で仕事をするからこそ、チームで情報共有ができることは重要なポイントです。

インターネットFAXに限らずコミュニケーションが円滑に取れるような環境もしっかり整えておきましょう。

スマホ・PCできれいにFAX送信できるか

スマホやPCで送信する際に、PC上のデータだけでなく撮影したデータをFAX送信できるインターネットFAXもとても便利です。

スマホで撮影したデータを送信できるインターネットFAXは多くありますが、なかでも「きれいにデータの読み込みができるか」は確認した方が良いでしょう。

小さな文字でもしっかりFAXとして送信できる状態かどうかは細かいポイントですが重要です。

オフィス以外の場所で使うことを前提としているので、撮影場所がいつも明るくきれいな写真が撮れるかどうかも分かりません。

撮影データの文字やコントラストを補正してくれる機能など、できるだけきれいな状態で原稿の送受信ができるインターネットFAXがストレスなく使えておすすめです。

インターネットFAXにかかる費用とは？

ここまではテレワークの方にもおすすめのインターネットFAXの基礎知識について説明してきましたが、そもそもインターネットFAXを利用するにはテレワークで利用するにはどれぐらいの費用がかかるのでしょうか。

テレワークで使用する際に申し込み費用や月額費用がかかることは想像がつきます。

しかし、電話回線の開通やスマートフォンアプリやパソコンにインストールするソフトの費用など、さまざまな初期費用がかかるのでは？と考えてしまう方もいるのではないでしょうか。

最近テレワークを開始した方や会社などは特に、費用について気になる点が多いかと思います。

ここでは、インターネットFAXサービス導入に必要な費用と、サービスを使用するためにかかってくる費用について説明していきます。

初期費用

サービスを利用するにあたり、まず最初にかかる費用は「初期費用」です。

インターネットFAXを提供しているほとんどの会社で初期費用が発生します。

主な会社の初期費用を見てみると、一番多いのが1,000円前後、高い会社だと5,000円かかるところもあります。

ただ、初めに年契約をすると初期費用が無料になるなど、それぞれの会社ごとで割引サービスなどを設定している会社もあるので、詳細はそれぞれの会社のホームページを見てみる必要があります。

月額費用

次にかかる費用は「月額費用」です。

こちらもインターネットFAXを提供しているほとんどの会社でかかる費用です。

こちらは費用をとっているほとんどの会社が1,000円前後に設定しています。

会社によって月額費用内で使えるサービスが異なっているため、月額費用の金額だけでなく、この金額でどこまでのサービスに対応しているかまで確認するのがおすすめです。

送信費用と受信費用

インターネットFAXを初めて知った人が見落としてしまいがちなのが、この「送信費用」と「受信費用」です。

この2つの費用は、各社で設定している金額・サービスともにさまざまな条件があります。

基本的には、「送信費用」は1通ごとの送信単価が設定されているものが多いですが、制限枚数内であれば無料送信でき、制限枚数を超えた分から費用が発生するなど、一部無料枠があることが多いです。

逆に「受信費用」は多くの会社が無料と設定しています。

テレワークの方やオフィスで使用する方などによって、送信・受信する枚数には差があると思いますので、どの会社を選ぶのが一番メリットがあるのかよく検討する必要があります。

無料トライアルを実施しているサービスも多い

このように、インターネットFAXを開始するには多くの会社で初期費用や月額費用がかかります。

最近テレワークを開始した方など、これからインターネットFAXを導入しようと思っても、

なかなか一歩目を踏み出せないという方も多いと思います。

そのような方に是非おすすめしたいのが無料トライアルです。

すべての会社が提供しているわけではありませんが、1か月程度の無料トライアルを用意している会社も複数社あります。

テレワークを開始して働き方が変わった方や、インターネットFAXのサービスに興味を持った方など、少し機能をテレワークを試してみたいと思ったら是非検討してみる価値はあると思います。

テレワークにおすすめのインターネットFAXサービスは？

さっそく、テレワークにおけるおすすめのインターネットサービスをご紹介しましょう。

03FAX

先述したように「複数人で対応できる」「スマホ・PCできれいにFAX送信できる」ことをクリアしていて、その他にもテレワーク向けの機能がたくさん詰まったインターネットFAXが「03FAX」です。

さっそくインターネットFAX「03FAX」の特徴をご紹介します。

スマホアプリを利用してFAXの送受信を行える

事前準備は、申し込みとスマホアプリのダウンロードだけで完了です。

導入までにかかる手間も少なく、何かを新しく購入して準備する必要がありません。

さらにスマホアプリからFAXの送受信ができるので、とても気軽に利用することができます。

スマホアプリに加え、PCのブラウザ上でも利用できるので、出先ではスマホで、自宅ではPCで、といったように状況に合わせてデバイスの使い分けができるのも便利なポイントです。

スマホからの撮影でもきれいなデータで送信ができる

 03FAXには「ドキュメントスキャナー機能」があります。

ドキュメントスキャナー機能とは、スマホで撮影した文書などをきれいに補正し、文字などを読みやすくスキャンしてくれる機能です。

従来のFAXでは、原稿がカラーの場合や背景に色のついている部分の文字が読み取りにくかったり、文字が潰れてしまっていることもよくありました。

 03FAXの場合は、文字を読みやすくするためにコントラストを調整してくれるので、きれいなデータを送信することができます。

受信する側にとっても、読みやすくストレスのないデータが送られてくるので便利でしょう。

追加IDや代表番号機能で複数人で対応できる

 03FAXの場合は、ひとつの端末で個人利用する場合や、複数の端末で個別に利用する場合など利用パターンに合わせてオプションを申し込むことでそれぞれ最適な利用プランを組むことができます。

企業でインターネットFAXを導入する場合、複数の端末で共有のFAX番号を利用できる方がが何かと便利でしょう。

その場合、代表番号を取得することとIDを追加することで、代表番号宛てに届いたFAXを全ての端末で確認することができます。

また、IDを追加することで個人直通のFAXを受信することも可能なので利用するシーンによって、代表番号と直通番号を使い分けることができます。

代表番号を取得することで突発的なテレワークにも対応が可能になります。

安心のセキュリティ対策

情報漏洩や不正利用を防ぐために、登録された端末以外からは利用できないように設定されています。

またFAX送受信の際には、通信を暗号化して行い、不正アクセスを防ぐ対策をとっているため、セキュリティ面でも安心して利用することができます。

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03FAXの費用

テレワークの方にもおすすめのインターネットFAXとして「03FAX」を紹介しましたが、

ここでは「03FAX」のサービス導入にどれくらいの費用がかかるのか紹介します。

送信費用は他社に比べるとやや割高なのですが、「03FAX」ではインターネットFAXには珍しい定額プラン「送り放題500」を提供しています。。

月額料金に1,000円（税抜）追加することで、毎月500枚まで送り放題になるサービスです。

このオプションを使うことで、500枚の送信は他社に比べても断然お得になります。

特にテレワークで作業している方など、送信枚数が多い方におすすめのサービスです。

インターネットFAXの導入は簡単！

テレワークの方にもおすすめのインターネットFAXについて様々な説明をしましたが、

インターネットFAXを導入するにはどのような手続きが必要なのでしょうか。

回線の引き込みなど面倒な手続きをイメージされる方もいるかと思いますが、実はテレワークの方でも簡単に導入できるぐらい簡単です。

インターネットFAXを提供しているほとんどの会社はスマートフォンやパソコンから簡単に申し込み出来ます。

開通工事などは必要なく、ここで必要な情報と決済条件を登録すれば、サービス開始への流れとなります。

面倒な手続きや工事は一切ないので、テレワークの方でも気軽に導入することが可能です。

各種オプションの選択やインターネットFAXサービス開始までの流れは各社異なりますので、気になった会社のホームページなどで詳細を確認してみてください。

まとめ

多くの企業で働き方改革が進められ、イレギュラーなテレワークへの対応が求められるなか、いかにスムーズにスピーディにテレワークの環境が整えられるのかが重要です。

特に、感染症の流行や災害の発生といった突発的な出来事によって、通勤ができないなど勤務環境が制限されることも考えておかなければなりません。

現状の「オフィスでしかできない業務」も、インターネットFAXなどの便利なツールを導入することで多様な働き方にシフトできるかもしれません。

まずは、従来のFAXからインターネットFAXへの切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。