FAXというと、少し古くさい、だけども手放せないツールのように感じませんか？
実は近年、進化を遂げた機器がいらない新しいサービスが誕生しました。
この新しいサービスは、業務の効率化につながるイノベーションです。
それでは、従来の煩わしい作業と新しいサービスの比較についてご紹介していきます。
FAXにまつわる面倒な作業とは？
一昔前は、郵便や電話がビジネスシーンでも代表的な通信手段でした。
そしてFAXが新しくて、革新的で、便利！という感動から早いもので十数年が経ちました。
最近はメールやチャットという便利なツールがビジネスシーンでもずいぶん一般化し、当たり前のようになりました。
ビジネスを行うためのツールが発展していったのは、業務の効率化を求めてでしょう。
しかし、最近でもまだFAXはビジネスシーンで活躍している存在です。
だからこそ、効率化が進んでいる昨今、紙の原稿を送受信する従来のものは、メールやチャットよりも非効率といわれても仕方のない存在になってしまいました。
では、どんな点がメールやチャットよりも非効率なのでしょうか？
FAXが非効率といわれてしまう、面倒な作業を検証してみましょう。
送信に手間がかかる
送信するためには、まず紙の原稿を用意しなければなりません。
原稿データをワードやエクセルで作成していたら、プリントアウトする作業が発生します。
やっと紙の原稿が用意できたら、次は宛先を機器に入力して、送信後に送信結果の確認を行わなければなりません。
慣習にもよりますが、問題なく相手に届いたかどうか確認するための電話も必要です。
また、原稿をうまく機器に入れることが出来ず、巻き込まれてしまうという悲惨な出来事もまれに起きてしまいます。そうなってしまったら、FAX送信表も、原稿の本文も作り直しです。パソコンを開いて、原稿データをプリントアウトするところから再スタートです。
これはとても非効率なことだと思いませんか？
送信する際の効率化できるポイントはペーパーレス化にあります。
インク切れ・トナー切れに悩まされる
従来の方法で受信しようとしたときに、インクやトナーが切れていたら当然ながら紙に印刷されません。
インクやトナーの補充作業をもっと効率的に行えたらいいのですが、ついつい後回しにしがちです。
また、インクやトナーの在庫を常に確保し、適切な数を発注しなければなりません。
このように従来の機器を使用するときには、もれなく面倒な作業がついてきます。
インクやトナーの管理がなくなれば、もっと業務が効率化すると思いませんか？
それには機器の使用を思い切ってやめてしまうことがベストでしょう。
届いた原稿の管理・仕分けが大変
届いた受信原稿の原稿の管理・仕分けもまた、従来の機器を使用するときにもれなくついてくる面倒な作業です。
まず紙の原稿は仕分けるのに時間がかかるので、それだけに誰かの工数を消費してしまいます。
その工数があれば、もっと他の大事な業務にあてて効率化が図れると思いませんか？
さらに保管しておく場所も必要で、数年間は保管する必要のあるものもあります。
少量なら良いですが、頻繁にFAXを受信する企業にとっては紙の原稿を管理しなければならないのは効率化を妨げる一因でしょう。
必要な原稿を探すのが大変
紙ベースの原稿の中から、必要な原稿を探すのは大変で非効率的です。
届いた原稿を管理・仕分けしてきちんと管理していても、必要な原稿を届いた日付の束から一枚一枚探すと、余計な時間をかけることになってしまい、効率化を妨げます。
業務の効率化を図りたいのなら、ペーパーレス化して原稿をデータで管理したほうがよいでしょう。
原稿をデータで管理すれば、必要な原稿を探すときには検索すればすぐに見つかります。
必要な原稿をすぐに探し出すことができれば、スムーズな業務効率化になります。
FAX機器のそばにいないと受信FAXが見られない
ビジネスパーソンは常にオフィスで仕事をしているわけではありません。外出する仕事もあることでしょう。
しかしながら、従来のものはオフィスに設置してある機器のそばにいないと受信した原稿を見ることはできないのです。
これがもしFAXで緊急の要件が送られてきた場合には、迅速な対応ができないので信頼に関わる大変なことです。
業務の効率化を推進することは、信頼度のアップにもなります。
まとめ：FAX作業は効率が悪く生産性を下げる要因になっている
本当に大切なコアな業務に時間を使いたいのに、FAXを使用するためにもれなくついてくる面倒な作業に時間を使ってしまい、生産性が落ちてしまうという状況があります。
削れる非効率な作業は、削ったほうがいいと思いませんか？
この削れる非効率な作業をなくせれば、業務を効率化することができます。
また、受信原稿に素早く対応していくと仕事の効率が上がります。相手を待たせる時間が少ないほうが、仕事が円滑に進むものです。
早々に対応してもらえた相手からは信頼を得ることができるので、FAXの効率化を図ることは、結果的に生産性があがることにつながります。
FAXを効率化するには？
効率化するキーワードは、ペーパーレス化です。
原稿が紙でなければ、FAXを使用するための面倒な作業をしなくて済むので効率化が進みます。
では、紙でなければどのように原稿を送受信するのでしょうか？
こちらがペーパーレス化をしたとして、「相手側にもペーパーレス化を強要することになるのではないか？」と疑問を感じるかもしれません。
この問題を全てクリアできるのがインターネットFAXです。
詳しくご紹介していきましょう。
「インターネットFAX」の利用がおすすめ
インターネットFAXは、インターネットの回線を使って情報を送受信するFAXサービスです。
従来のFAXのように、固定の電話回線をつかわないのが特徴です。
「相手が従来のものをつかっているなら、こちら側も従来のものをつかわないと、送受信できないのでは？」とご心配されるかもしません。
しかし、インターネットFAXは、相手が従来のFAX機器を使用していても送受信することが可能です。
なぜならば、FAXというのは原稿のデータを符号に変換して、送受信するものだからです。
従来のFAX機器は符号を音声データとして固定の電話回線で送受信しますが、インターネットFAXは符号をサーバー上で画像データにしてPDFにしたり、音声データに変換して従来のものに送信したりします。
このように、インターネットFAXに乗り換えたからといって、従来のFAXに対応していないわけではないので今後のビジネスシーンで困ることはありません。
むしろ、原稿は全てデータで保管できるので、ペーパーレス化による経費削減と面倒な作業をカットし、業務の効率化を図ることができます。
インターネットFAXで効率が上がる理由
インターネットFAXが業務の効率化につながる理由は、ペーパーレス化によって今までの面倒な作業から解放されるからです。
その代わりに、どんなことができるようになったのでしょうか？
さっそくみていきましょう。
どこにいてもFAXが使える
インターネットFAXはクラウド上で使うものなので、パソコンなどのデバイスとインターネット環境さえあればどこにいても利用が可能です。
たとえば、営業のビジネスマンが外出中にスマホで受信原稿を確認することもできるのです。
それだけではなく、その受信原稿を社内のチームと共有したいときには、すぐにPDFファイルとしてメールに添付でもいいですし、スラックなどのチャットに流すことができます。
パソコンが開ける状況ならば、FAXの返信をワードやエクセル、パワーポイントなどで作成し、送信することもできます。
場所にとらわれずにFAXが使えると、時間の効率化を図れます。
送受信にかかる手間が減る
FAX業務の効率化を妨げている原因のひとつに、原稿をプリントアウトしてから機器に読み込ませるという作業があります。
インターネットFAXなら、ファイルをそのまま送信することができるので、手間がかかりません。
反対に、受信もまた紙でプリントアウトすることはないので、原稿はデータとしてクラウド上に保存されます。
受信のために誰かが原稿を仕分けして保管する、という作業がなくなります。
送受信にかかる手間が省ければ、大幅な業務の効率化になります。
ペーパーレス・機材メンテナンスが不要
原稿のプリントアウトの必要がないので、ペーパーレス化が実現します。
すると、原稿を読み込む機器本体も不要になります。
そうなると、今までかかっていた用紙代、インクやトナー代、機材のメンテナンス代などのコストカットが可能になります。
つまり、ランニングコストを大幅にカットできるということです。
効率化できるのは、時間や手間だけでなく、経費削減についても同じことがいえます。
受信FAXの管理がラク
インターネットFAXは受信原稿の管理が飛躍的にラクになります。
書類を探すときに、インターネットFAXなら検索機能で一発で見つけたい書類を探し出すことができます。
従来のFAXであれば、受信原稿を仕分け、社内に回覧したり配布したりする必要がありました。
しかし、インターネットFAXは配布も回覧も不要です。
受信原稿をそのまま社内のメールかチャットに送信すればいいので、業務の効率化になります。
その他の便利な機能も
インターネットFAXは、その他便利な機能のバリエーションも豊かです。
インターネットFAXが受信したときに、お知らせ機能で受信をリアルタイムに知ることができます。
これで読みこぼすということがなくなります。
また、メーラーにメールフォルダにへ自動振り分けするサービスがあるように、インターネットFAXにも、原稿を自動振り分けする機能があります。
この機能を活用すれば、後で受信原稿を探すときに便利です。
もちろん、マイフォルダを作成する機能も存在します。
つまり、その他の便利な機能を使いこなせば、インターネットFAXをメールのように活用できるということです。
手書き編集機能
受信原稿に、プリントアウトせずにデータ上で手書き編集する機能が搭載されている場合があります。
手書き編集機能は、パソコンなどのデバイスを使って受信原稿に直接書き込みをすることがでできる機能です。
また、手書き編集した原稿をそのまま送信することも可能です。
おすすめの法人向けFAXサービス
インターネットFAXが業務の効率化になることがわかっても、どのインターネットFAXサービスを選んだらいいか迷いませんか？
そこで、スマホで手軽にFAXの送受信ができるサービスと、メールを使って簡単送受信ができるFAXサービスを例にあげてみました。
それでは、おすすめの法人向けFAXサービスをご紹介していきましょう。
スマホで撮影、すぐに送信できる「03FAX」
03FAXの最大の魅力はなんといっても、スマホアプリを使用して送信する手軽さです。
スマホアプリにログインし、原稿をカメラで撮影、送信先を電話帳で検索して、送信するだけです。
原稿は、カメラ撮影だけでなく、ファイルを選択することもできます。また、スマホだけでなくPCのブラウザからでも利用可能です。
そして03FAXは受信無料枠が無制限なのが嬉しいポイントです。
FAX番号が変わらない「番号移転」オプションも
03FAXでは、今の番号をそのまま引き継いで、インターネットFAXでも使えるようにする、固定電話番号ポータビリティ（ナンバーポータビリティ）というオプションサービスを追加することができます。
このサービスを利用する為にかかる料金は、初期費用3,000円・月額1,100円です。
メールを使って簡単送受信「eFax」
eFaxは、世界で一番規模の大きなインターネットFAXです。
なんと日本のみならず46ヶ国の人々（約1,200万人ほど）が利用しています。
FAXの送受信は、パソコンやスマホのメールを使って実行します。
送信150枚、受信150枚までの料金が月額に含まれているのがeFaxの料金の特徴です。
パソコンで作ったPDFやエクセルのファイルをプリントアウトしないで、メールを使って簡単送受信することが出来るため、効率化と同時に紙やインク、トナーなどのランニングコストカットにも貢献します。
まとめ
いかがでしたか？インターネットFAXは、業務の効率化につながります。
コストカットのためにも、インターネットFAXを導入してみてはいかがでしょうか？
きっと満足のいく効率化が実現できます。
