インターネットFAXを使うメリット4選！通常のFAXとの違いとは？

メールやチャットなどでの連絡手段が当たり前となった現在、FAXを使う機会が少なくなったという方も多いのではないでしょうか。

しかしFAXはまだまだ多くの需要が存在します。そこで近年利用者数が増えているのが「インターネットFAX」です。インターネットFAXは通常のFAXとはどのように違うのでしょうか。

本記事ではインターネットFAXと通常のFAXとの違いやインターネットFAXを使うメリットなどをご紹介します。

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インターネットFAXとは？

インターネットFAXは、インターネットを利用してデータのやり取りを行います。通常のFAXは電話回線を用いますが、インターネットFAXはインターネット回線を用いるのが特徴です。パソコンで作成したデータを、そのまま専用の管理画面やメールなどを使って送受信できるので、FAX専用機も必要ありません。さらにインターネット回線を利用して通信を行うので、電話回線を利用するより通信コストを下げられます。

受信したFAXはPDFなどのデジタルデータに変換されます。パソコン・タブレット・スマートフォンでそのデータ受信することで内容を閲覧できます。また送信の際にもパソコンやスマートフォンからデータを送って、相手のFAXで出力できます。

インターネットに接続できるパソコンやスマートフォンさえあれば利用できるので、紙やトナーなども不要です。

インターネットFAXの仕組み

電話回線を利用する従来のFAXは、紙に書かれた文字を符号に変換し、相手の受信機に送ります。

インターネットFAXでは文字を相手の番号に送信すると、サーバー内でFAXの符号に変換してくれます。そのおかげで相手の受信機ではFAXとして受け取れるのです。

一般のFAXから送られた紙の原稿を受信する場合、まずは原稿がFAX符号に変換されます。そのFAX符号をインターネットFAXのサーバーが受信するとPDFなどの画像データに変換されて、受信側のパソコンなどに送られる、という仕組みになっています。

メールとの違い

「データを送るなら、メールでもいいのでは？」と思った方も多いのではないでしょうか。実は相手とメールでやり取りできるなら、あまりインターネットFAXを使う必要はありません。

しかしビジネスの現場では、まだまだFAXを利用している会社も多いのです。その際にメールしか連絡手段がなければ、相手とコンタクトを取ることができなくなってしまうでしょう。しかし、インターネットFAXがあれば、取引先がFAXでしか注文を受けつけていない場合などに活躍するのです。

インターネットFAXを使うメリットとは？

通常のFAXにはないメリットがインターネットFAXにはたくさんあります。ここではインターネットFAXのメリットについてご紹介します。

スマートフォン・PCでどこでも手軽にFAXを確認できる

インターネットFAXの一番の特徴は、インターネットにつながっているデバイスであればパソコンやスマートフォンなど、どれでもFAX機として利用できる点です。専用のFAX機や複合機、電話回線を引く必要もありません。

パソコンやスマートフォンどちらでも内容を確認できるので、社内はもちろん外出中や出張先でも内容が確認できます。

また、オフィスを引っ越すと従来のFAXでは電話回線を新たに契約しなおさなくてはいけませんが、インターネットFAXなら番号はそのまま使えます。

スマートフォン・PCで簡単に送信できる

インターネットFAXは、FAX専用機がなくてもFAX送信できます。利用できるファイルはサービスによっても異なりますが、WordやExcel、PDFなどのほか、jpgなどの画像データ、さらにはillustratorやPhotoshopで作成したファイルも送れる場合があります。

パソコンやスマートフォンで作成した原稿をそのまま送信できるので、「一度紙に印刷してからFAXする」などの手間をかける必要がありません。

また海外とのやり取りも楽になります。サービスによっては日本にいながら海外のFAX番号も取得できるため、海外へ簡単にFAXを送ることが可能です。

国際電話の回線を使ってFAXを送ると、送信コストがかさんでしまいます。しかしインターネット回線を利用するインターネットFAXならそれらのコストもぐんとおさえられます。

コストカット・ペーパーレス化を同時に実現

電話回線ではなくインターネット回線を利用するので、通常のFAXよりも低コストで送受信できます。

またFAX専用機やインク、トナーなども不要なので、導入コスト・維持コストも低くおさえられます。

さらに、ペーパーレス化による環境への配慮も同時にできます。FAX送信内容はパソコンやスマートフォンで簡単に作成しさらに受信もできるので、紙を使わなくても良くなるからです。

従来のFAXでは、パソコンで作成した文章を一度印刷してからFAXで送信する、という手順を踏む必要がありましたが、インターネットFAXの場合はその手間は不要です。これにより、紙を節約できます。

受信FAXがデータ化されるので扱いやすい

インターネットFAXはメールやWebの管理画面からFAXの送受信を行います。受信したデータは、PDE形式やTIFF形式などで届き、パソコン上でデータとして管理・保管ができます。

送受信した文章の内容を紙で管理する場合、ファイルの量が膨大になってしまい、探すのにも時間がかかってしまいます。その点データ管理なら検索も簡単なので、後から見直す際にも便利です。

受信・送信フォルダ、取引先別フォルダと振り分けて管理すれば、検索なども簡単に行えます。

FAXの受信に気づきやすい

従来のFAX機の場合は、FAXが届いたかを機械まで見に行かなくてはなりません。

不在にしていたりすると見るのも遅くなります。

場合によっては「送ります」「届きましたか」など正しく届いたかをメールや電話で確認するという作業もでてきます。

しかし、インターネットFAXの場合は、メールの通知などですぐに気づけるため確認も早くできます。

外出先や自宅等でもすぐに気づくことができるというメリットがあります。

一斉送信が可能なものも

インターネットFAXの中には、複数のアドレスに一斉送信ができる機能を備えたサービスがあります。

それぞれのインターネットFAXサービス業者で送信できる枚数などの違いがあります。

◎秒速FAX送信
一斉送信可能枚数が3,000件
「同報FAX・一斉送信」という機能があり、一度の送信依頼で最大3,000件まで送信することができます。

管理画面が利用できるので、管理画面から一括で宛先を指定してFAXを一斉送信することができます。

かなりの送信枚数が可能なので、メリットはDMやプレリリースの配信などたくさんの宛先に送りたいときに利用できそうです。

◎eFax、jFax
一斉送信可能枚数が50件
登録してあるメールアドレスからのみ、最大50件まで送信することができます。

一度にたくさんのFAXを送信する場合は、お客様保護のための欺防止システムが稼働し、一時利用ができなくなる場合があるので注意しましょう。

最初にご紹介した「秒速FAX送信」に比べると枚数は少ないですが、一度に送る宛先の数がそこまで多くない場合はおすすめです。

◎KDDIペーパーレスFAXサービス
一斉送信可能枚数が10件
こちらのサービスでは、管理画面から10件までなら一斉送信が可能です。

インターネットFAXサービス業者によって、一斉送信機能があるか、また、送信できる枚数も異なるので、自社がどのくらい送信するのか見極め、メリットがより高い会社を決めてから導入するようにしましょう。

送信ミスの可能性が減らせる

あらかじめ番号が登録してある場合は大丈夫ですが、毎回手入力で番号を押す場合は、入力ミスによって誤送信してしまう可能性があります。

大切な情報が外部に漏れてしまうと、信用問題に発展してしまうことも。

インターネットFAXの場合、連絡先機能や、送信先一覧リストを取り込めるなど、手入力に比べて誤送信を防げる様々な機能が備わっています。

セキュリティリスクが減らせる

従来のFAX機の場合、送られてきた紙がトレーの上に置きっぱなしということがあると思います。

近くにいたらすぐに取りに行けますが、少し距離があると後で取りに行けばいいと思い放置してしまい、そのまま他の人に一緒に持っていかれてしまうこともあります。

また、紙で管理している以上、紛失のリスクもあり、最悪の場合は第三者に情報が漏れて大きなトラブルに発展しかねません。

インターネットFAXは、FAXの原稿を紙で扱わないため、FAXを第三者に見られるリスクは大きく減らすことができます。

紛失や情報漏れに繋がりやすい従来のFAX機より、インターネットFAXの方がセキュリティー面でのメリットがあります。

面倒な初期工事などが不要

インターネットFAXの最大のメリットは、インターネット環境と、スマートフォンやパソコンがあればすぐに利用できるので、既にインターネット環境が整っている場合は、回線をひく工事や機器を揃えるといった手間が必要ないことです。

申し込みもとても簡単で、web上で申し込みを行い、本人確認などを済ませるだけで始められます。

導入の手軽さも、インターネットFAXが人気のポイントです。

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普通のFAXと比べて何が違う？

インターネットFAXを検討する際に気になるのが、「普通のFAXとどう違うのか」ではないでしょうか。ここではインターネットFAXは普通のFAXと何が違うのか、どのあたりが便利なのかを詳しくご紹介します。

料金

料金はインターネットFAXを提供するサービス業者によって異なりますが、一般的に普通のFAXよりも低コストで運用できます。

あるインターネットFAXサービス業者の場合、およそ以下のようにコストに違いがでます。

毎月150枚ずつ送受信することを想定

このようにインターネットFAXなら機器のリース代金や紙・トナーなどの消耗品代がかからないので、通常のFAXに比べてコストをカットできます。

一部サービスは「一定枚数無料送信」「送り放題」プランも

インターネットFAXサービス業者によっては、一定枚数までは送信が無料となるお得なプランがあります。

いくつか例を挙げてご紹介します。

eFaxやjFaxでは、通常料金の中に一定枚数分の無料枠が設けられています。この枚数内であれば、送信時の通信料がかかりません。

また、03FAXは有料のオプションをつけることで、毎月500枚までが送り放題になります。月額基本料金が980円なので、プラス1,000円の1,980円で毎月500枚まで送れるため、送信枚数が多い場合には非常にお得になります。

こういった無料枠や送り放題は、従来のFAXにはないサービスなので、送信枚数が多い企業にはおすすめです。

送受信の利便性

インターネットFAXは通常のFAXに比べて利便性が高いのも特徴です。通常のFAXの場合、紙に印刷しないと送信できません。そのためパソコンなどで文章を作成すると一度紙に印刷する手間が発生していました。またFAX専用機である場所でないと原稿の確認ができないため、外出していた場合オフィスに戻ってから受信内容を確認する必要がありました。

インターネットFAXならパソコンやスマートフォンで送受信できるので、固定の電話回線とFAX専用機に縛られる必要はありません。オフィスのパソコンからはもちろん、外出先や出張先、海外でもインターネットにつながってさえいればどこからでもFAXを送れます。

・FAX用の電話回線が不要

インターネットFAXはインターネット回線があればFAXが利用できます。そのためFAX用の電話回線を契約する必要がありません。通常NTTで契約を行った場合、月額2,500円の回線費用がかりますが、インターネットFAXなら月額1,000～1,500円程度で利用できます。

デバイス

通常のFAXの場合ではFAX専用機がなければFAXの送受信を行えません。この機器の購入やリースが必要なので、その分の費用がかかってしまいます。

しかしインターネットFAXなら、パソコンやスマートフォンなどインターネットにつなげる機器であれば、どれでも送受信できます。FAX機器を持っていなくても利用することができるのです。

新しいデバイスを購入・導入する必要がないので、手軽に始められます。

インターネットFAXで注意すべき点

インターネットFAXを利用すると、さまざまなメリットがあることを紹介してきました。

しかしメリットだけではなく、注意すべき点もあります。

スキャナが必要な場合がある

紙の書類や紙に書かれた手書きの文書を、相手に送りたいときも多々あるかと思います。

インターネットFAXでは、紙の状態ままFAX送信を行うことはできませんので、スキャンしてPCなどに取り込む必要があります。

そのため、機材としてスキャナが必要になる場合もあることを覚えておきましょう。

ちなみに一部のサービスでは、スマホで紙の書類の写真を撮るだけで、自動的にFAX原稿として補正され、そのままFAX送信できるものもあります。

FAXに手書きしたい場合は手間がかかる

インターネットFAXのメリットは紙にプリントアウトしなくてすむことですが、受信したFAXへ何かしら書き込んで返信したいときには注意が必要です。

手書きを行うには、一度紙にプリントアウトしなければなりません。

ただし、一部のインターネットFAXサービスでは、受信したものに「手書き機能」で書き込みをすれば、そのままプリントアウトせずに、返信や転送ができるサービスもあります。

おすすめのインターネットFAXサービスとは？

インターネットFAXサービスを提供している事業者は複数あります。ここではおすすめのインターネットFAXサービスを3つご紹介します。

03FAX

https://03plus.net/03fax/

03FAXは、株式会社グラントンが提供するスマートフォンアプリを使ったインターネットFAX専用サービスです。申し込みから利用までスマートフォンで完結できるのが特徴で、手元にパソコンがなくても利用できるので、気軽に始められます。

全国の主要な36の市外局番を取得できる上、条件を満たしていれば既存のFAX番号をそのまま利用することも可能です（番号移転サービス）。

また2020年1月よりアプリからの送受信に加えてパソコンのブラウザからでも送受信が可能となりました。

03FAXの特徴

・アプリを使った送受信

03FAXはアプリを使ってFAXの送受信を行います。アプリはiPhoneとAndroidどちらも対応しています。

FAXを受信したらアプリやメールで通知を知らせてくれます。受信した内容はPDFや画像として保存されます。必要に応じて印刷や共有、メールの添付などが可能です。また受信したファイルをダウンロードすることで、メールや社内SNSで内容を共有できます。

またアプリにはドキュメントスキャナー機能が搭載されており、スマートフォンのカメラで撮影した写真をFAXように自動で変換してくれるので、そのまま送信できます。さらにPDFファイルやJPGが画像の送信も可能です。

・データはクラウド保存可能

受信したデータはクラウド上に保存される仕組みです。上限は100件までとなっており、100件を超えると古いものから削除されます。

・月額1,000円で送信料金が500枚まで無料

03FAXは「使い放題500」というサービスを提供しています。「使い放題500」は月額1,000円（税抜）で月500枚までのFAX送信料金が無料になります。

通常20円/30秒（標準的なA4サイズ1枚、約60秒（40円）で送信）なので、毎月多くFAXを利用する方にはおすすめのサービスといえます。

・無料お試しプランがある

03FAXには申し込みから最大30日間無料で利用できる「0円スタートプラン」が用意されています。ただし送信は1日1回までなど機能に制限があるので注意しましょう。

無料お試し期間中に解約手続きを行った場合は全額費用が返金されます。

03FAXの利用料金

・初期費用　5,000円（初回年払いで初期費用無料）

・月額費用　980円

・受信料金　無料

・送信料金　20円/30秒

「使い放題500」を利用の場合、送信は月500円まで追加料金が発生しません。500枚を超えた場合は通常の料金がかかります。

追加IDが必要な場合は1回戦ごとに初期費用5,000円、月額費用700円です。

eFax

https://www.efax.co.jp/

eFaxは「j2 Global Japan 有限会社」が提供するインターネットFAXサービスです。こちらはパソコンとアプリどちらからでもFaxの送受信が行えます。

eFaxの特徴

・メールとアプリで送受信できる

eFaxはメールだけでなくアプリでも送受信できるので、スマートフォン利用の利便性が向上しています。また専用のWebページからでも送受信可能です。

・全国すべての都道府県の市外局番をカバー

eFaxは47都道府県すべての市外局番をカバーしているのが特徴です。全国57の市外局番からFAX番号を選べるので、全国のどの場所ともやり取りができるのはメリットといえます。

また世界中の都市の番号も選択可能です。

・最大5つのメールアドレスで同時受信が可能

FAX番号はひとつでも、受信アドレスを5つまで設定可能なので、社内での共有を簡単に行えます。

・30日間の無料トライアルがある

eFaxは30日間の無料トライアル期間が用意されています。自社の利用形態に合うかどうか不安な場合でも「とりあえず試す」ことができるのがメリットです。

eFaxの利用料金

・登録手数料　1,000円（税別）

・支払いプラン　＜月払い　1,500円/月（税別）＞　＜年払い　18,000円/年（税別）＞

・受信料金　毎月150ページまで無料

・送信料金　毎月150ページまで無料

KDDI ペーパーレスFAXサービス

https://www.kddi.com/business/cloud/service/fax/

KDDIが提供する法人・ビジネス向けのFAXサービスです。KDDIのIP電話番号あてなら通信費用が無料になるなど、通信事業者ならではのメリットがあります。

KDDI ペーパーレスFAXサービスの特徴

・Googleドライブ連携が可能

受信したFAXデータは、Googleドライブに自動的に保存されます。またGoogleドライブ内に保存したファイルを送信することもできます。

・加入者同士なら通信費用が無料

KDDI ペーパーレスFAXサービスに加入している人同士またはKDDIのIP電話番号あてなら通信費用無料で利用できます。

KDDI ペーパーレスFAXサービスの利用料金

・初期費用　1,000円

・月額料金　950円

・送信料金　一律15円/枚

・受信料金　一律0円　無制限

既にほかのKDDIサービスを利用している場合は、申込時に他のサービスとの合算請求を希望することで請求書をまとめることができます。

まとめ

メールなどが主流になった現在でも、FAXを利用している企業や事業者は多くいます。

インターネットFAXサービスはそんな「FAX専用機がないけれどどうしてもFAX送信がしたい」「FAXの導入コストをおさえたい」「FAX利用のコストを見直したい」というシチュエーションにぴったりのサービスです。

インターネットFAXを提供している事業者の多くは無料トライアル期間を設けています。どのサービスが自社に合うか不安な場合は、とりあえず無料トライアルを試してみるのがおすすめです。その上で、使い心地やコストなどから自社にぴったりのサービスを選びましょう。