働き方改革でテレワークが推奨される中、2020年4月現在、新型コロナウイルスの流行によって企業は、
・すんなりとテレワークに移行できる企業
・テレワーク対策をしないと移行できない企業
・業種的にテレワークが不可能な企業
の3つに分類されています。
この中には、FAX必須の業務があることで、テレワークに移行できない企業も少なくないでしょう。
そういった企業は、
・自宅でFAXの確認
・複数の社員とFAXの共有
この課題を解決できれば、テレワークへの移行が可能になりやすく、大切な社員とその家族を感染症から守ることができます。
ここでは、FAX問題さえ解決できればテレワークに移行できる企業に向けて、その注意点と解決策について紹介したいと思います。
【PR】テレワークにも最適！スマホでFAXが使える『03FAX』
目次
テレワークの需要が急増
近年、働き方改革の一環でテレワークが推奨されていますが、2020年4月現在、新型コロナウイルスの流行で、さらにテレワークの必要性が急増しています。将来のコロナウイルス終息後も、テレワークの需要は高いと予想されています。
ところが、完全にテレワークに切り替えられる企業は、あまり多くないことも明らかになってきました。
テレワークに移行できない企業は、医療や介護、食品や生活用品の販売など業種の問題もありますが、システム上の問題を抱えている企業も少なくないでしょう。
一方で、原因のひとつに、他企業とのやり取りをFAXで行っていることが挙げられます。
テレワーク・在宅勤務とは？
冒頭で、企業がテレワーク勤務に移行する難易度について、3つの分類があることをお伝えしました。
①すんなりとテレワークに移行できる企業
②テレワーク対策をしないと移行できない企業
③業種的にテレワークが不可能な企業
①の企業は元々ネットリテラシーが高かったり、ダイバーシティの取り組みが進んでいるなどの特徴があります。
③に関しては、業種の問題なので致し方ないでしょう。
そのようななか、テレワーク導入に対して課題があるのは②テレワーク対策をしないと移行できない企業です。
例えば、捺印が必要、FAX対応が必要、部下を管理したい、直接顔を合わせて打ち合わせがしたいなどの問題が取り上げられるでしょう。
しかし、近年の急速なITの発展により、上記の問題は全てIOTを活用した仕組化で解決することができます。
それにも関わらず、「アナログな方法が落ち着く」「仕組みを変えるのは腰が重い」「インターネットはセキュリティ面で信用できない」などの、心理的なハードルを含む無意識な抵抗感によってテレワークの導入が進まないケースが多くあります。
そのような企業でもリモートワークを推進できるよう、改めて「テレワーク」「在宅勤務」の定義と、メリットを知って頂きたいのでご紹介します。
〈テレワーク〉
テレワークとは「Tele=離れた」「Work＝働く」を組み合わせた造語です。
テレワークの定義は「情報通信技術（ICT）を利用し、時間や場所に捉われない柔軟な働き方」とされています。
テレワークは「在宅勤務」「モバイル勤務」「サテライトオフィス勤務」の3つに分類され、「在宅勤務」は自宅で行うテレワーク、「モバイル勤務」は外出先で行うテレワーク、「サテライトオフィス勤務」は勤務先（会社）以外で行うテレワークと意味付けられています。
〈在宅勤務〉
在宅勤務の定義は、言葉の通り「自宅で仕事をする働き方」とされています。
在宅勤務の場合は、必ずしも情報通信技術（ICT）を利用する必要はありません。
テレワークと在宅勤務を明確に区別することは難しいですが、働く場所が自宅か自宅以外の場所も可能なのかという点に関しては明らかに違ってきます。
〈テレワーク・在宅勤務のメリット〉
両者の最大のメリットは、やはり会社に出勤せずに柔軟に働くことができる点です。
例えば、「育児や介護が必要で家にいなければならない」「妊娠・出産により通勤が難しい」「夫の転勤で違う都市に住まなければならない」というような条件の方でも働けるところでしょう。
その条件をクリアすることで、「スキルは高いけど仕事は諦めなければならない・・」という方も働き続けることができます。
企業側も、貴重な人材を確保し続けられるところがメリットとなるでしょう。
FAX対応はどうする？
今はメールやチャットなどのツールを使うことが主流となっていますが、さまざまな理由でFAXでのやり取りを継続している企業も少なくありません。
このような企業は、テレワークに対応しきれていないのが実情でしょう。
テレワークの需要が急増している今、FAX対応はどうするべきなのでしょうか？
ここからは、この課題を解決してテレワークに対応するための方法を紹介したいと思います。
テレワークをしながらFAX対応する方法
FAXが必需品の業種では、テレワークへの移行が難しく、悩ましい問題になっていると思います。
テレワークをしながらFAX対応する方法はあるのでしょうか。
まずは、現在使用している複合機を使い続けながら、テレワーク対応が可能になる方法について紹介したいと思います。
転送電話の活用
テレワークをしながら、FAX対応する方法として、転送電話を活用する方法があります。
複合機自体に転送機能がある場合は、すぐに設定可能です。
そういった機能がない複合機を使用している場合は、NTTボイスワープの転送サービスを利用することでFAXを転送できます。
＜NTTボイスワープの転送サービス＞
「ひかり電話ボイスワープ」「ボイスワープ」「INSボイスワープ」の三種類があり、契約している電話回線によって契約するコースが変わります。
注意点として、
・転送先の機種によっては、転送できない可能性がある
・通話かFAXかを判別できないため、通話も転送される
このようなデメリットがあります。特に2点目は要注意ですが、FAX専用番号を持っている場合ならあまり問題ないでしょう。
また、追加オプションで、特定の番号からの通話・FAXだけを転送する「ボイスワープセレクト」というサービスがあります。
特定のFAX番号からのFAXだけを転送するようにボイスワープセレクトを使って設定すると、転送の必要がない電話・FAXは転送されないので、テレワークでも対応しやすいですね。
＜複合機に転送機能がある場合＞
富士ゼロックスやEPSON、キャノン、brotherなどの複合機を使用している場合、機種によって転送サービスが搭載されているものがあります。
転送機能がある複合機であれば、テレワークのスケジュールに合わせて、設定を変えておくだけで、転送することができます。
また、複合機の機種によっては、指定のEメールアドレスに転送できる機能やフォルダ分けして共有する機能があります。
使用している複合機によって機能はさまざまですので、まずは機能の確認をしましょう。
転送先はどうする？
転送サービスを利用する場合「転送先をどこにするか？」という点は重要なポイントです。
問題点としては、転送先は1つしか指定できないことが多いため、複数人との情報共有が難しく、テレワークでは少し不便です。
また、テレワークでの転送先は自宅のFAX番号となる可能性が高いことから、個人情報を使用することに抵抗がある社員もいるでしょう。
この問題を解決できるのが「インターネットFAX」です。
転送先をインターネットFAXの番号にすることで、インターネット環境があればいつでもどこでも誰でも、届いたFAXの確認やFAXの送信を行うことが可能になります。
インターネットFAXは、個人情報などを含めた転送先の問題を解決でき、情報共有もしやすいため、テレワークに最適です。
では、インターネットFAXを活用するメリットについて紹介したいと思います。
【PR】最大30日間無料！スマホでもPCでもFAXができる『03FAX』
インターネットFAXに転送するメリット
インターネットFAXにはコストの面、利便性の面からさまざまなメリットがあります。
ここでは、消耗品や維持費などのコスト面や、紙ベースで行う書類のやり取りが不要になることのメリットについて紹介したいと思います。
FAX機不要、PC・スマホでFAXが使える
インターネットFAXはその名の通り、インターネット上でFAXをやりとりするため、複合機などのFAX用機械が必要ありません。
そのため、複合機のレンタル料や印刷するための印刷用紙、インク、トナーなど消耗品、電話回線などの通信料が必要なくなり、大きなコスト削減へとつながります。
送受信は、PCやスマホなどで行いますので、ネット環境があれば、いつでもどこでも利用できることが特徴です。
インターネットFAXは、
・クラウドサーバー上で送受信を行うサービス
・登録したメールアドレスを使って送受信するサービス
がありますので、それぞれ紹介します。
＜クラウドサーバー上で送受信を行うサービス＞
クラウドサーバー上で管理するサービスの場合、アプリのインストールやIDを使ったログインを行うことでサービスにアクセスします。
アクセス権を持つ従業員は、インターネットができる環境であれば全員利用することができますので、テレワークでも情報共有が簡単です。
さらに、クラウドサーバー上でフォルダ分けすることで、部署ごとにアクセス権をコントロールできる点も魅力のひとつです。
＜登録したメールアドレスを使って送受信するサービス＞
登録したメールアドレスを使って直接送受信するサービスでは、FAXがメールとして自身のメールアドレスへと届くようになります。
テレワーク中でも、PCやスマホでメール確認をするのと同じようにFAX確認ができますし、一度受信してしまえばメールを削除しない限りはインターネット環境が無くてもFAX内容が確認できます。
どちらのサービスにも、メリットとデメリットがありますので、会社のニーズに合わせて利用するインターネットFAXサービスを選びましょう。
複数人でFAX対応ができる
インターネットFAXなら、複数人でFAX対応ができる点も大きなメリットです。
先程ご紹介した、クラウドサーバー上で管理するサービスの場合は、ID・パスワードを担当者分発行することで、複数人での利用が可能です。
一方、メールアドレスを使って送受信するサービスでも、一度に複数のアドレスへ送受信する設定ができるため、情報共有が簡単に行えます。
これは、社内で働いている社員、営業に出ている社員、テレワーク中の社員など、誰がどこにいても情報共有やFAX対応ができるということです。
例えば、クライアントにすぐ返信したいが出先で対応できないという時でも、他の社員へ連絡すれば対応できます。
現代のビジネスはスピード勝負の場面も多いですので、情報共有や対応の速さは大きな武器になりえるのです。
データで受け取れるため共有・保管が手軽
紙媒体で情報を共有、保管する場合、ファイルに綴じて保管することがほとんどですし、内容を確認するためには、その保管場所へ行かなければなりません。
また、全ての書類を保管し続けると膨大な量となるため、保管場所を広げる必要が出てくる可能性があります。
データや資料を紙媒体で保管することは、その資料を保管する手間、場所の確保、探す作業など、空間的時間的コストがかかるということです。
一方、インターネットFAXでは送受信した文書をデータで管理することができます。
書類をデータ管理すると、ファイルに綴る作業は不要になり、目当ての書類を探す手間も軽減されます。
これは、保管するための作業時間を劇的に削減できるだけでなく、同じ資料を同時に複数の従業員が確認できるというメリットがあります。
書類をデータ管理することは業務の効率化に繋がります。
データの自動振り分けなど便利な機能が使える
インターネットFAXには、「データの自動振り分け機能」がついているものが多いです。
アドレス帳に登録しておいた番号に届くFAXは、データ受信時に自動で振り分けを行う機能がついているため、大量にFAXが届くような場面でも、大事な書類を見逃すことがありません。
紙の場合は、ひとつの複合機に全てのファックスが集まるため、誤って他の誰かが回収してしまうケースもあるので、データ自動振り分け機能はインターネットFAXのメリットとなるでしょう。
さらに、インターネットFAXなら、届いたファックスに手書きで編集ができる「手書き機能」がついているものもあります。
受信したファックスに書き込みをしてから返信をしたい場合、一般的な複合機であれば、届いたファックスに書き込みをして、FAX機やスキャナーに読み込ませる工程が必要になりますが、インターネットFAXなら画面上でそのまま手書き編集と返信が可能です。
インターネットFAXは、スマートフォンやパソコンがあれば、会社に戻らずにいつでもどこでもやりとりが可能になるので、仕事の効率化にも貢献してくれるでしょう。
インターネットFAXの申し込み手順、日数について
一般の複合機の場合は、本体を購入して機器の設定などを行う必要があります。
今回はインターネットFAXを利用する場合の、申し込み手順や利用開始までの日数などをご紹介していきます。
申し込みはwebから
インターネットFAXは、インターネット環境とスマートフォンやパソコンがあれば簡単に申し込みが可能です。
わざわざ機器を揃えるために家電量販店などへ出向く必要がないところも、インターネットFAX利用において手軽で嬉しいポイントですね。
本人確認が必要
インターネットFAXの申し込みには、本人確認書類が必要になります。
本人確認書類として有効なのは、運転免許証・パスポート・マイナンバーカードなどです。
法人で利用する場合は、登記簿謄本・印鑑証明書などの書類の画像アップロードが必要です。
インターネットFAXは、サービス提供会社がFAX番号を譲渡して利用するサービスなので、犯罪収益移転防止法に基づいて、本人確認を必ず行わなければなりません。
本人確認ができない場合は、インターネットFAXを利用することができません。
【犯罪収益移転防止法とは】
金融機関などの取引時確認、取引記録などの保存、疑わしい取引の届出の義務など、マネーローンダリングやテロ資金供与などの対策の一環として定められた法律のことを指します。
利用開始には数日必要
インターネットFAXは、申し込みを行ってから実際に利用を開始するまでに、ある程度の日数を要することが一般的です。
なぜなら、インターネットFAXを利用するには、先ほどお伝えした犯罪収益移転防止法に基づく本人確認などの工程が必要になってくるからです。
特に、法人向けのインターネットFAXサービスの場合は、書類を郵送でやりとりするケースも多く、それだけで数日のタイムラグが発生します
例えば、支払方法がクレジットではなく銀行口座振替の場合も、銀行口座振替申請書はオンライン化ができないため郵送になってしまうことが多いようです。
提出書類の不備なども、利用開始延長の原因になってしまうので気をつけましょう。
テレワークにおすすめのインターネットFAXは？
インターネットFAXは、提供する企業によってさまざまなサービスや特徴があります。
月額使用料や利用枚数だけではなく、どんな環境で使うか、誰が使うか、社員同士で共有するかによって、サービスを選ぶことが大切です。
ここでは、インターネットFAXを提供する企業の例として、03FAXとeFaxについて紹介したいと思います。
03FAX
03FAXはクラウドサーバー上で管理するシステムを採用しており、FAXを受信すると登録されたメールやアプリへ受信通知が届くようになっています。
クラウドサーバーにアクセスすれば、すぐにFAX内容を確認できますので、受信していたことに気付かないということはありません。
03FAXの主な特徴を紹介します。
＜利用方法＞
PCで利用する場合はIDを発行、スマホで利用する場合はアプリをインストールすることで利用できます。
アプリは、iPhone、Androidどちらでも対応しています。
＜ID追加で情報共有がスムーズ＞
代表FAX番号にIDを追加することで、同時受信も可能。
テレワークでも、情報共有がスムーズに行えます。
＜スマホで撮影して送信＞
テレワーク中などに紙書類を送信する場合は、スマホのカメラ機能で撮影し、スマホの電話帳に登録されたアドレスを使って送信できます。
PCでFAXを送信する場合も、ファイルをアップロードして送信しますので、テレワーク向きのサービスといえます。
eFAX
eFAXはFAX番号を膨大に保持しており、全都道府県57都市、世界46か国3500都市のFAX番号に対応している点が特徴です。
＜FAXをメールとして送受信＞
PDF形式ファイルとして送受信されますので、PCでもスマホでも確認可能。
受信したFAXを情報共有したい場合は、受信ファイルをダウンロードして社内SNSなどでアップすることで情報共有できます。
また、FAXをメールとして受け取るため、他のメールと一緒にフォルダ分けができる点もメリットの1つ。
テレワークで作業している社員にも、利用しやすいです。
＜最大5つのメールアドレス登録可能＞
最大5つのメールアドレスに届くよう設定することによって、複数人で一度にFAXを受信できます。
テレワークで作業する場合でも、この機能を使うと情報共有がスムーズに行えるのでとても便利です。
＜最大50か所まで同時送信可能＞
最大50か所まで同時にFAX送信ができますので、お客様への重要なお知らせや他店舗への情報共有などを送信するときも一斉送信が可能です。
まとめ
突然のテレワークでのFAX対応の方法についてご紹介しました。
働き方改革を推進するため、以前からテレワークが推奨されていましたが、新型コロナウイルスの流行によって、導入を急ぐ企業は増えていくでしょう。
自宅でも会社でも外出先でも、いつもと変わらない仕事環境を維持することは、企業のリスク管理でもあります。
インターネットFAXは、利便性とコスト削減に加えて、リスク管理にもなりますので、まだ導入していない企業はこれを機に検討してみてはいかがでしょうか。
