メールやクラウドなどを使った書類のやり取りが一般化している現在ですが、FAXでのやり取りが今でも根強く残っている業界は多いです。
ビジネスでFAXを利用する場面の中でも、受信したFAXに書き込んで返信するというシーンは多いのではないでしょうか。
実は、近年人気が高まっている「インターネットFAX」でも、手書き編集機能を備えているサービスは数多く存在します。
手書き編集機能があることで、届いたFAXにPCやスマートフォン上で編集を施し、返送することが可能になります。
今回は、インターネットFAXの手書き編集機能を使うメリットとその必要性について解説していきたいと思います。
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目次
インターネットFAXでペーパーレスを実現
通常のFAXは、電話回線を使ってFAXの送受信をするのに対し、インターネットFAXはインターネット回線を使って送受信します。
FAX原稿をPDFファイルやJPG画像などのデジタルデータとして送受信するので、ペーパーレス化につながります。
インターネットFAXを使った送受信方法には大きく分けて2種類あります。
・クラウド上で管理する方法
・FAXデータをメールに添付して送受信する方法
<クラウド管理>
クラウド管理では、インターネットFAXを受信するとクラウド上に保管され、受信情報は登録したメールアドレスに通知されます。
クラウド管理のメリットは、インターネット環境があれば「いつでも」「どこでも」「誰でも」、FAX内容を確認できるという点。
営業課、経理課などのフォルダ分けをすることでアクセス権を指定できる場合もあり、情報漏洩を防ぐことができます。
<メール管理>
メールを使って直接インターネットFAXを送受信する場合は、通常のメールと同じような使用感で使える点がポイントです。
メールに原稿データを添付して送信することでFAX送信でき、受信も添付ファイル付きのメールが届く形です。
受信できるメールアドレスを複数登録することで、社員同士の情報共有を同時に行うことも可能。
受信したデータは、社内クラウドなどにアップすることで、メール受信ができない社員とも情報共有できます。
一度メールを受信してしまえば、インターネット環境がなくてもFAXの確認ができます。
クラウド管理とメール管理のいずれも書類をデータ化して、インターネットFAXを送受信することになるので、書類のペーパーレス化が実現できます。
インターネットFAXの手書き編集機能とは?
インターネットFAXの手書き編集機能とは、受信したFAXデータを、印刷せずともパソコンやスマホの画面上で編集できる便利な機能です。
ここでは、手書き編集機能でできることについて紹介します。
手書き編集機能でできること
受信したFAXに「手書きで書き足して、返信しなければならない」ということがあります。
そのような時に、インターネットFAXサービス自体に、手書き編集機能があると作業がとてもスムーズです。
・日付
・署名
・変更点や修正点の記載
・チェック項目にレ点を入れる
・受領確認のサインやチェック
などを行うことができます。
手書き編集機能がない場合、チェックやサインなどの簡単な作業でも、書類を印刷後、手書きで書き込み、書類をスキャンして、パソコンに取り込まなければなりません。
この手書き編集作業は、忙しい時は特に億劫になりやすく、すぐに終わる作業でも後回しになってしまうものです。
上記のような簡単な手書き作業が多い場合は、手書き編集機能を備えたインターネットFAXサービスを利用することがおすすめです。
捺印が行えるものも
日本は捺印文化が根強くあり「捺印をもらってこそ正式な手続き」と解釈されます。
その需要から、インターネットFAXでも捺印が行えるサービスを提供する企業があります。
例えば、株式会社バーズ情報科学研究所で提供しているクラウド型FAXサービスでは、コメントやサインだけでなく捺印を行える機能を提供しています。
署名や捺印を頻繁に行う企業にとっては非常に便利な機能です。
手書き編集機能のメリット
手書き編集機能が備わっていると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
完全ペーパーレスが実現
利用するインターネットFAXサービスに、手書き編集機能が備わっていない場合、受信したFAXに書き足して送信するには、
受信→印刷→手書きで記入→スキャン→送信
という工程を踏むことになります。
プリンタやスキャナが必要になってしまうため、オフィスなど限られた場所でしかこの手順を踏むことができません。
また、受信した書類と書き足した書類の両方を保管すると、書類2枚の保管スペースが必要になります。
一方、手書き編集機能が備わっていると、
受信→パソコン上で記入→送信
と、煩雑な作業がカットされるだけでなく、保管スペースや書類をファイルに保管する作業自体もカットされます。
業務の簡略化が期待できるので、完全ペーパーレス化が実現するだけでなく、作業効率も上がります。
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手書き編集機能は必要?
全てのインターネットFAXサービスに、手書き編集機能が付いているわけではありません。
FAXの用途によって手書き編集機能の必要性は変わります。
例えば書類の受信だけが目的の場合は、手書き編集機能は必要ありません。
反対に、頻繁にFAXに対して記入して返送することが多い場合は、手書き編集機能があった方が、格段に業務効率を上げることができます。
手書き編集機能の必要性が高い、もしくは全く必要ないのであれば、利用するインターネットFAXサービスは選びやすいでしょう。
問題は、手書き編集機能を使う頻度が「高くはないが、低くもない」という状況です。
ここでは、そのような状況でインターネットFAXサービス選びを悩んでいる方に向けて、手書き編集機能の利便性とその代替案について紹介したいと思います。
頻繁に印刷・編集・返送を行う場合は便利
手書き編集機能があると、
・捺印や日付、変更点などを書き込む。
・項目にチェックをつける。
といった作業がパソコンやスマホ上で行えます。
手書き編集機能が付いていない場合、「印刷して書き込み、スキャンして返信」と手間のかかる作業を行う上に、オフィスにいないと返信できないというデメリットがあります。
急ぎの案件であっても、外出先や休日で対応できないこともあるので、いざという時に不便に感じてしまうかもしれません。
FAXを返信する頻度が低くないのであれば、インターネットFAXのサービス自体に、手書き編集機能がついていた方が、業務効率がアップします。
頻繁ではないなら画像編集ソフトで代用することも
インターネットFAXで受信した書類に、手書きで書き込んで返信するといった作業は「ほとんどしないが、まれにある」という場合もあるでしょう。
その場合は、PCに搭載された画像編集用のソフトを使って編集するというのも一つの手です。
例えばWindowsのPCであれば、「ペイント」という標準搭載されたソフトを使って、線やテキストの入力が行なえます。
ペイントではPDFファイルは直接扱えないため、一旦画像化する必要がありやや手間がかかりますが、めったに編集して手書きを行う機会がないのであれば、このような方法でも十分といえます。
もしお持ちのPCにPDFを編集できる「Adobe Reader DC」などがインストールされている場合は、署名やチェック、捺印、打消し線、ラインマーカーを引くなど、さまざまな機能がありますので、さらに便利にPDFデータを扱うことができるでしょう。
法人向けおすすめインターネットFAXサービス
ここまでの内容から、自社の場合に手書き編集機能が必要かどうか、なんとなく見当がついたのではないでしょうか。
最後に、法人向けのおすすめインターネットFAXサービスを2つご紹介します。
1つ目は、手書き編集機能に力を入れている「メッセージプラス」。
そして2つ目は、手書き編集機能は付いていませんが、送り放題オプションや番号移転など便利な機能を備えた「03FAX」です。
メッセージプラス
月々950円(税抜き)で受信料無料、さらにメッセージプラス同士なら送信料が0円となるサービスを提供しているメッセージプラス。
手書き編集機能を導入によって、完全ペーパーレス化を実現しています。
メッセージプラスが提供する手書き編集機能は、PCでもスマホでも使えるため、外出先でもすぐに受信したFAXに書き加えて返信することが可能。
急ぎの返信が必要なときも迅速に対応できます。
手書き編集機能の操作は非常に簡単です。
受信したFAXを開いて、画面上部の「手書き編集」から編集が可能。そのまま返信もできます。
また、クラウド上でインターネットFAXを管理するため、出張先や外出先、打ち合わせ中でもすぐに確認でき、社員同士の情報共有も容易です。
留守番電話機能が搭載されており、メッセージはクラウドサーバーに保存。
留守番電話にメッセージが入ると、パソコンやスマホへ着信通知が届きますので、会社に戻らなくても内容を確認できる便利な機能です。
03FAX
手書き編集機能がなくても問題ないのであれば、様々な便利機能・オプションを備えた「03FAX」もおすすめです。
月額1,280円から使用可能で、受信は無料。
送信が多い場合は、使い放題500(月額1,000円)のオプションでコストを抑えることができます。
データはクラウド上に保管するので、いつでも、どこでも、受信内容を確認可能です。
また、03FAXはスマホアプリを提供しており、アプリで受信FAXを確認できますし、スマホのカメラ機能を使って書類を撮影し、FAX送信することも可能です。
全国46市外局番の固定電話番号が取得できるほか、固定電話番号ポータビリティ(ナンバーポータビリティ)にも対応しています。
条件に合っていれば今お使いのFAX番号をそのまま使うことが可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
インターネットFAXサービスを利用するにあたって、手書き編集機能が必要かどうかは、あらかじめしっかりと判断しておく必要があります。
実際のところ、手書き編集機能を提供する大手のインターネットFAXサービスはあまり多くないため、インターネットFAXを検討する際の選択肢に大きく影響してきます。
頻繁に原稿に書き込んで返送する場合はぜひ、手書き編集機能を備えたサービスを活用しましょう。
一方、記事でご紹介したように、PCに標準搭載された画像編集ツールを使って、簡単な編集を行うことも可能です。編集を行う頻度が低い場合は、そちらの方法も検討してみてください。