この記事では、リモートワーク勤務をストレスなく働きやすい環境にするために、おすすめのインターネットFAXサービスの特徴やメリットをご紹介いたします。
目次
リモートワークとは？
世界各国で猛威を振るっている新型コロナウイルスなどの「感染症対策」や、政府が導入推奨をしている「働き方改革」などによる影響で、現在各企業でリモートワーク導入が推進されています。
感染症などの予測不能な出来事により、公共交通機関が利用できない、同じ空間にいることを避けたほうが良い、などのいままで通りの働き方が難しいと判断される状況からリモートワークの需要がさらに高まっているのです。
リモートワークとは「リモート＝離れた」「ワーク＝働く」を組み合わせており、会社から離れた場所＝会社には出社せずに、自宅・カフェ・レンタルスペースなどのインターネット環境のあるところで、場所に捉われずに好きな場所で業務ができる働き方です。
在宅勤務やテレワークとの違い
リモートワーク・在宅勤務・テレワーク、これら3つの違いについてご存知でしょうか？
言葉が違うだけで、同じ意味だと認識している方が多いのではないかと思います。
実はそれぞれ違う意味をもつ単語なので、ご紹介していきます。
在宅勤務は、その字の通り、会社に出社せず自宅を就業場所として業務を行う働き方です。
完全在宅と、週の中で何回かは会社に出社するというパターンがあります。
テレワークは、自宅を就業場所にする在宅勤務・施設に捉われずいつでもどこでも仕事ができるモバイルワーク・施設利用型のサテライトオフィスなどの総称であり、リモートワークや在宅勤務よりも広い概念の言葉になります。
ICTと呼ばれる情報通信技術を利用することで、場所や時間に捉われることなく業務ができる柔軟な働き方です。
リモートワークのメリット
リモートワークを導入するメリットをご紹介していきます。
①予期せぬ出来事に柔軟に対応できる
リモートワークの場合、インターネット環境さえあればいつでもどこでも仕事に取り組むことができます。
急ぎの対応が発生した時でも、わざわざ会社に戻るという手間をかけずに迅速に対応を行うことができます。
また、インターネット環境があれば利用できるFAXやスキャナーなどの必要なシステムを、予めパソコンに組み込んで日常的にリモートワークを導入していれば、自然災害を含む予期せぬ出来事が発生した場合でも、会社という場所に執着する理由がないので、業務に支障がでづらいというメリットもあります。
②人材確保に役立つ
リモートワークは、優秀な人材の確保や離職防止にも繋がっています。
例えば、配偶者の転勤、結婚・出産・育児などの、効率よく働いて家庭と仕事を両立させたい、子供がいるのでできるだけ外に働きにはでたくない、家庭の事情でやむを得なく退職しなければならないという環境に置かれている方々も、リモートワークを導入していれば、働く場所を固定しなくて済むので何も問題なく働くことができます。
リモートワークを導入することで、とても優秀な人材なのにどうしても条件が悪くて採用ができない、退職せざるを得ないというデメリットを解消することができます。
③コストの削減につながる
リモートワークを導入し、オフィス内で働く人の数が減ると、水道高熱費・賃料・備品・交通費など様々な費用を大幅なコストカットすることができます。
リモートワークを本格的に導入することができれば、デスクや電話・FAXなどの機器を減らすことができ、オフィスの縮小にも繋げることができるので、より安い賃料の物件に移転することも可能です。
また、オフィスへの出勤がなくなるので、従業員の通勤手当の削減に繋がったり、紙や文房具などの備品を用意する必要もなくなります。
さらに、オフィス内で働く人が少なくなることで、水道光熱費の削減にもなりますね。
リモートワークの導入が本格的に進むほど、大幅なコストの削減が可能になります！
④ワークライフバランスがとれる
リモートワークを導入し、会社に出勤せずに自宅や自宅の近くで働くことで、通勤時間を大幅に抑えることができます。
減った分の通勤時間は、業務の時間にすることもできますし、プライベートな時間にあてることも可能です。
自宅で働くのであれば、業務の合間に掃除・洗濯・料理などの毎日の家事はもちろん、育児や介護が必要な家庭ではお世話をしながら仕事をすることだってできます。
また「保育所が通らなかった」「子供が小さいうちはできるだけ一緒にいてあげたい」という希望を、仕事を両立しながら叶えることも可能です。
育児・介護を理由としている場合は難しいかもしれませんが、それ以外のリモートワークであれば、オフィスで起こりがちな突発的な打ち合わせや相談などの気が散る要素もなくなるので、自分の集中しやすい空間で一人で黙々と仕事をすることができます。
息抜きや気分転換も、自分の好きな時間に好きな場所で行えるところも魅力的です。
結果、自分の裁量で効率的に時間を使えるようになるので、非常に大きなメリットになるといえるでしょう。
リモートワークにおける「FAX対応」の課題
リモートワークを導入する会社が増えている一方で、企業の体質や徹底的な紙文化、FAXの問題などにより「導入のハードルが高いし、新しいことに取り組むのは面倒臭いからうちでは取り入れない」という企業も少なくありません。
しかし、働き方の改革が求められていたり、自然災害や感染症などによる物理的に出社を控えた方が良いという状況に陥ったときなど、半ば強制的にリモートワークをせざるを得ない、またはリモートワークをした方が良いと判断されるタイミングが出てくると思います。
そのときに問題となっているのがFAX対応です。
会社に、従来のよくあるFAXを設置している場合、いつFAXが届くかがわからないので誰か一人は常に会社に常駐している必要があります。
また、担当のクライアントから申込書が届くなどの場合は、どうしてもオフィスに出社する必要が出てきてしまいます。
この物理的に届いてしまうFAXをどうにかしなければ、「結局FAXを取りにわざわざ会社に出社するのなら、リモートワークという働き方自体あまり意味がないのでは・・？」と疑問に感じてしまうのではないでしょうか。
せっかく働き方を変えてみても、そのような課題が出てくると、だんだんと批判的な意見が出てきてしまうことが予想されます。
従業員全員が「効率的に働けて、リモートワークを導入して本当によかった！」と思えるように、FAX対応については一工夫を施す必要があります。
リモートワークで活躍「インターネットFAX」とは？
先ほど一工夫と記載しましたが、快適な環境でリモートワークを行うためにはインターネットFAXをおすすめします。
リモートワークを導入しており、その働き方がうまく成り立っている企業は、すでにインターネットFAXを導入しているところが多いようです。
インターネットFAXのメリット
従来のFAXから切り替えるには、インターネットFAXを利用した時にメリットがないと導入検討をするのは難しいと思います。
ここではインターネットFAXを利用するメリットをご紹介していきます。
①コストパフォーマンスが高い
インターネットFAXを使うメリットとしてまず最初にあげられるのは、従来のFAXと比較した時にコストパフォーマンスが高いことです。
なぜコストパフォーマンスが高いかというと、インターネットFAXは従来のFAXと違い、FAXを画像データとして受信するため、パソコン・スマートフォン・タブレットなどで簡単に内容のチェックを行うことが可能です。
必要なFAXだけを紙に印刷することができるので、紙代やインク代などの消耗品代もかからなくなるでしょう。
また、インターネットFAXであれば、従来のFAXのように初期導入費用もかかりませんし、FAX機本体がないのでメンテナンス費用も必要ありません。
②いつでもどこでも確認・対応できる
インターネットFAXはパソコン・スマートフォン・タブレットを利用して送受信を行うため、いつでもどこでも確認・対応ができます。
インターネットFAXがあれば、今まで起きていた「営業の合間にFAX対応が必要で、一度会社に戻らなければならない」、夜遅くの社内で「あのFAXが届くまで帰宅することができない」など非常に効率の悪かった作業をなくすことが可能です。
外出先でもいつでも確認ができるので、いちいち会社にFAXが届いているかどうかの確認もしなくてよくなります。
また、紙ではなくデータベースでFAXを管理することで、手間のかかる整理整頓作業や、どこかに紛失してしまったなどの面倒ごともなくなります。
いつでも過去のデータを簡単にチェックすることができるのもとても便利です。
インターネットFAXを利用する方法
インターネットFAXは、従来のFAXのように固定電話回線を利用するのではなく、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行うので、インターネット環境とパソコンやスマートフォンなどのデバイスがあれば利用できます。
紙原稿ではなくデータ書類でやり取りを行うところが特徴なのでリモートワークにも適していますね。
テレワーク利用のためのインターネットFAXの選び方
テレワークでインターネットFAXを導入する際に、どのような機能がついているインターネットFAXを選ぶべきかをご紹介いたします。
複数人で利用できる機能があるかどうか
複数のスマートフォン使って1つの代表番号を共有できる機能などがついているサービスをおすすめします。
複数人でFAXの内容を確認することができれば、「重要なFAXを確認していなかった・・」「届いているのを見逃してしまっていた・・」という初歩的なミスのリスクも軽減させることができます。
スキャナーなどがなくても利用できるか
インターネットFAXは従来のFAXと違い、スキャナーやプリンターがなくても利用することができます。
テレワーク勤務の場合、「サテライトオフィスはまだしも自宅やカフェにプリンターやスキャナーなんて置いていないよ」ということもあるかと思います。
インターネットFAXはパソコン・スマートフォン・タブレットを使用して送受信を行うので、スキャナーがなくても端末上でデータや写真を送信することができますし、プリンターに関しても端末上で原稿に書き込みをできる機能がついているものまであります。
ですので、「突然テレワーク勤務になってしまった・・！」というような時でも、FAXのためにスキャナーやプリンターなどの設備を購入する必要はないので安心してください。
このような機能がついているインターネットFAXがおすすめですよ。
無料お試しが提供されているか
インターネットFAXを提供している会社は複数あります。
それぞれ使用できる機能が違いますので、まずは無料お試しがついている会社のインターネットFAXを使用してみることをおすすめします。
比較検討して、自分の業務や働き方にあったサービスを見つけてくださいね。
リモートワークにおすすめのインターネットFAX
これからリモートワークを導入する企業におすすめのインターネットFAXサービスをご紹介します。
03FAX
株式会社グラントンが2019年6月から提供を始めたインターネットFAXのサービスです。
03FAXは、スマートフォンのアプリだけでFAXの送受信ができるところがポイントです。
他のインターネットFAXサービスと比べても、手軽でスピーディに使えるところが非常に魅力的なサービスとなっています。
コスト削減やペーパーレス化、FAX利便性の向上が見込めるだけではなく、インターネット上だと不安なセキュリティ面もしっかりと備わっています。
InterFAX
株式会社ドゥイットが2002年11月から提供を始めたインターネットFAXのサービスです。
InterFAXはメールかWeb Serviceのどちらかを使用してFAXの送受信ができます。
FAXで受信した内容を手軽にメールで受け取ることができたり、メール本文や添付ファイルの印刷イメージをそのままFAXとして送信できるところがポイントです。
まとめ
インターネットFAXを使えば、いつでもどこでもFAXの送受信が行えるようになります。
時間や場所に捉われずに働くリモートワーク環境に適合したサービスですね。
すでにリモートワークを開始している企業も、これからという企業もぜひ検討してみてください。
