最近は、起業を考えている方やフリーランスとして働く方が増えていますね。
そのような方々から「シェアオフィス」の人気が非常に高まっています。
「シェアオフィス」とは、様々な業種の方がフロアを共有して使用するビジネスオフィス形態のことです。様々な業種の方が利用しているので、人脈構築や交流の機会が増え、それがビジネスチャンスに繋がる可能性があることからも、起業家やフリーランスの方の利用は今後ますます増えていくことだろうと考えられています。
そして、なぜシェアオフィスの人気が高まっているかというと、最近のシェアオフィスは拠点が駅に近い、または街中に存在しているので利便性がとても良いことや、機能性が高いだけではなくデザイン性にもこだわったオシャレな空間のシェアオフィスが多いことなども人気の理由にあげられています。
特に、素敵な空間が施されたシェアオフィスは、居心地が良く、クリエイティビティまで刺激されるなどの理由から大変注目を浴びているようですね。
数あるシェアオフィスの中から、自分の働き方に合ったシェアオフィスを選択する必要がありますが、その際に重要視するポイントは利便性とデザイン性だけではありません。
特に大事なポイントは通信環境です。
見落としがちな条件ですが、シェアオフィスでは固定電話やFAXサービスを提供しているところがあまり多くないというのが現状です。
自分のオフィスで固定電話やFAXサービスが常時利用できないとなると非常に不便ですよね。
そこで、ここでは、シェアオフィス選びの幅がグッと広がる、オススメの通信サービスのご紹介と各機能のメリット・デメリットをお伝えしたいと思います。
目次
急速に拡大中！シェアオフィスとは？
人気が急速に高まっているシェアオフィスですが、シェアオフィスとはどのようなものなのでしょうか。
シェアオフィスの便利なポイントをご紹介します。
シェアオフィスの便利なポイント
①賃料が安く立地が良い
自分でオフィスを借りる場合、毎月の家賃や水道光熱費はもちろん、設備・消耗品の準備まで多くの費用を負担する必要があります。
一方で、シェアオフィスを利用する場合は月額や時間単位の利用料金を支払うだけで、上記のサービスも含めて全て利用することができます。
シェアオフィスによって価格は異なりますが、ほとんどの場合、自分でオフィスを借りるよりも格安で利用ができるので、都心の拠点を構えることも可能になってきます。
②会議室の利用ができる
ほとんどのシェアオフィスは、会議室やセミナールームを設けています。
共有フロアで打ち合わせは可能ですが、シェアオフィスは複数の人が出入りする場なので、会話の内容が筒抜けになったりとセキュリティ観点では甘い部分もあります。
必要に応じて会議室の利用ができると安心ですね。
③備品の貸し出し
シェアオフィスではデスクやチェアー、文房具などの備品を借りることができます。
また、インターネット回線やプリンターなども備わっているところが多いです。
ひとつひとつ自分で用意しなくても良いため、非常に助かりますね。
④住所の貸し出し
シェアオフィスの住所を利用することができます。
名刺やウェブサイトに住所が記載されているかどうかで、周囲に与える安心感は格段に変わります。
オプションとなる可能性もありますが、法人登記で利用することも可能です。
⑤郵便物の受け取り
自分宛の郵便物の転送や受け取り、宅配便の預かりなどが可能です。
⑥雑務が不要
自分のオフィスの場合、毎日、朝の掃除やゴミ捨て、来客用の洗い物などの雑務が発生しますね。
しかし、シェアオフィスであれば、シェアオフィスの運営会社が全て賄ってくれるので、時間を有効的に使うことができます。
シェアオフィスでFAXを使うには？
シェアオフィスで提供される機能・サービスは、シェアオフィスを提供する会社によってまちまちです。
大枠で大体同じように一括りにされがちですが、実は細かな機能・サービスがシェアオフィスごとに異なっているので、事前にきちんと調べておくことがとても大事です。
今回は、シェアオフィスでFAXを使用する方法についてお伝えします。
そもそも、シェアオフィスでは固定電話やFAXのサービスを提供しているところがあまり多くないのが現状で、シェアオフィスでFAXを利用する方法としては、共有の固定FAXかインターネット、クラウド系のサービスが主流となります。
ただ、シェアオフィスでの利用については、サービスによってメリット・デメリットがあるので事項にてご紹介していきます。
シェアオフィスでFAXを利用する際の不満点
では、シェアオフィスでFAXを利用する際によく聞く、不満点をご紹介していきます。
シェアオフィスに設置してある複合機が利用できたとしても、機能や価格面に難があるケースがほとんどのようです。
例えば、機能面の場合、【FAX番号が共有番号である】ことが挙げられます。
シェアオフィスで設定している共有のFAX番号を全員で利用するので、一度共有FAXに届いたものを各自に転送してくれるサービスが最も多いです。
また、シェアオフィスに設置している複合機は受信専用のものが多く、送信作業が必要な場合はコンビニなどの複合機が設置してある施設へ出向いて送信する必要があります。
価格面では、【料金が割高】であることも不満点として挙げられます。
今では色々なFAXサービスが提供されているので、個人で利用する場合、インターネットやクラウドを使用したサービスの方が価格も安くすむことが多いようです。
シェアオフィスならインターネットFAXを検討してみては？
とても便利なシェアオフィスですが、FAXを使用する際には不便なことも。
そこでおすすめなのがインターネットFAXです。
なぜシェアオフィスでインターネットFAXが便利なのかをご紹介します。
インターネットFAXが最適な理由
そもそもインターネットFAXって何？という方もいると思いますので、簡単にご説明すると、一般のFAXは電話回線を使用して送受信するところ、インターネットFAXの場合はインターネット回線を利用して送受信を行います。
では、インターネットFAXにすることで、シェアオフィス利用者にどのようなメリットがあるのでしょうか。大きく3つをご紹介します。
メリット①シェアオフィス内でも外出中でもFAXの送受信が可能
インターネット回線を利用して送受信を行うため、いつでもどこでもどんな時でもFAXの送受信が可能になります。
シェアオフィス内の自席にてFAXの送受信が行えるだけでなく、外出中でも同じようにFAXを利用することができます。
もちろんインターネットFAXであれば、自分専用の番号を作ることができるため、受信の際にシェアオフィス施設の共有FAX番号を利用する必要がありません。送信も特別な機材なしで、PCやスマホがあれば利用できます。
メリット②コストダウンに繋がる
提供している会社によって多少異なりますが、インターネットを利用した送受信は、従来の電話回線を利用する場合よりも通信代が安い場合がほとんどです。
そしてFAX機本体を必要としないため、初期の導入コストや修理などのメンテナンス代などの大きな出費も一切かかりません。シェアオフィス施設の割高なFAXサービスを利用する必要もありません。
さらに、インターネットFAXであれば、届いたFAXの中から必要なものだけを選択して印刷することができるので、余計な紙・インクを使用せず消耗品のコストカットも可能となります。
メリット③管理がしやすくセキュリティ面も安心
紙ではなくデータで管理ができるため、多くの人が出入りする場でも安心してFAXのやり取りができます。
また、インターネットFAXはデータで管理するので、検索をかければ簡単に過去のデータを見つけ出すことができます。
紙で保管する場合の、ファイルがかさばったり、必要な書類がどこにあるかわからない・・なんていうこともありません。
シェアオフィスには、インターネットFAXの導入が最適な理由が伝わりましたでしょうか。
シェアオフィスで利用する場合にはインターネットFAXが圧倒的にオススメです。
シェアオフィス利用者におすすめのインターネットFAX
インターネットFAXが様々なところから提供されていて、導入しようと思っても迷ってしまうということがあるかもしれません。
以下2社のインターネットFAXをご紹介します。
導入を検討する際に参考にしてみてください。
03FAX
シェアオフィスを利用する方でも、特に普段スマホを多用している方や複数人の担当者がいるという使い方の場合には、株式会社グラントンが提供するインターネットFAX「03FAX」をオススメします。
こちらのサービスであれば、スマホやPCなどのインターネット環境があれば、 いつでもどこでもどんな時でもFAXの送受信が可能です。クライアント対応など重要な連絡にもその場で即対応が可能です。
FAXの受信は何枚でも無料、一方の送信は500枚まで送り放題のオプションを利用することができるため、送信枚数が多い方も安心です。
また、Web電話帳を利用することで、1つの電話帳を複数ID（端末）で共有することが可能です。
Web電話帳とは、共通の電話帳をクラウド上で管理し、グループ内のスマホで共有することができるオプション機能（有料）です。
スマホアプリとお客様ページからWeb電話帳への登録や編集をすることができるので、アドレス帳をリアルタイムで編集、複数人に共有することが可能になります。
通常のインターネットFAXは、スマホの電話帳を読み込んでの利用となりますが、スマホの電話帳にはFAX番号を登録していないことがほとんどだと思います。
Web電話帳を利用して、FAX専用の電話帳として利用すれば利便性が大幅に向上します。
さらに、CSV形式データをインポートして、Web電話帳に反映させることも可能です。
セキュリティ面では、Web電話帳のアドレスデータはスマホのローカルデータには残らない仕様になっているため、端末紛失時やスタッフの退職時などでも個人情報漏洩などの心配がなく安心して利用が可能です。
Web電話帳のスペックですが、最大登録件数は1,000件までとなっており、複数人で使用する場合の料金は1ID（端末）あたり280円/月額となっています。
最大30日間の無料お試しキャンペーンも行われていますので、まずは一度試してみることをおすすめします。
eFAX
シェアオフィスを利用しているが、FAXの受信は使わない、送信機能のみが必要という方には、 j2 Global Japan 有限会社が提供するインターネットFAX「eFAX」がオススメです。
こちらは、FAXの送受信を「Eメール」で行うことができるので、手軽に簡単にインターネットFAX機能を導入することができます。
受信FAXがEメールでPDFで届くので、インターネット化の特徴であるコスト・経費の削減にもつながります。具体的には、FAX機を導入するよりも月額11,650 円、年間では139,800 円もお得になるようです。
eFaxなら、外出先からそのまま手軽に Excel や Word のデータを送信することができます。PCだけではなく、スマホから簡単に利用できるiOSアプリやAndroidアプリもあるので、自分に合った使い方で利用することができます。
送受信ともに各150枚までは無料で利用できる点も嬉しいポイントです。
こちらのサービスも30日間の無料お試しキャンペーンがあるので、ぜひ一度体験して比較検討することをオススメします。
まとめ
シェアオフィス利用者向けのFAX利用のポイント、そしてインターネットFAXサービスのメリットについてご紹介してきました。
インターネットFAXなら、インターネット環境さえあれば、スマホやPCを使って時間や場所に関係なくFAXの送受信ができるため、シェアオフィス利用者の方には特におすすめのFAXサービスとなっています。
FAXの利用方法に困っていたという方は、ぜひインターネットFAXの導入を検討してみてください。
